行政管理制度[2]

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1、第一部分.行政管理制度第一章:办公区域管理制度目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。集团综合行政部及公司行政部负责本制度实施的督导。职责/权限：行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。1.工作要求:1.1任何职员不得携带危险物品进入公司办公区。1.2办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣1.3文明礼貌待人，严禁大声喧哗。1.4保持个人办公台面整洁。1.5文件必须进文件框，不同颜色的文件夹应相对归类，

2、保证文件框统一、整洁1.6做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内1.7接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。1.8上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作1.9爱惜使用公司的物品设备，公司物品不得挪为私用，不得随意移动或取走公共区域摆放的物品。发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，职员应立即报修，以便及时解决问题。1.10下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。1.11上班时间，公司内部通用语

3、言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。2.办公室职员着装要求：2.1为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装2.2办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。2.3各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。3.复印.传真.打印机.电话管理复印3.1复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质量，印件清晰。3.2若复印资料数量较多时，应先选择复印1件，确认质量合格，再输入余数，以免浪费纸张。3.3当复印机出现异常时，非专业人员不得私自拆动3.4所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘若自己不懂

4、复印必须咨询清楚方可。3.5行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。3.6行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。3.7节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。传真3.8传真机由行政行政统一管理,各部门主管负责监督和控制使用.3.9以公司名义发的传真文件,必须经部门负责人审核后方可发出.3.10禁止使用公司传真机传真私人文件,资料,禁止用传真机拨打私人电话.3.11传真机应经常试擦,定期保养,保持周边卫生.电话3.12电话由行政行政统一管理,各部门主管负责监督和控制使用3.13电话是公司与外界、内部部门之

5、间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。3.14电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。3.15接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。3.16正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。打印机3.17打印机由行政行政统一管理,各部门主管负责监督和控制使用3.18.打印机使用必须坚持”按需.合理.节约”的原则,打印机属于公司财产,使用时应爱惜和掌握正确是使用方法,禁止

6、敲打或锐物刻划.3.19打印机才操作只面向本公司所有工作人员,其他人不得随意操作.3.20禁止员工私自使用打印机,打印与公司无关的东西.3.21打印机具体负责人要经常对打印机日常保养和清洁.3.22打印机耗材成本高,为避免浪费,尽量双面打印,并一次性打印完毕,避免打印错误造成浪费,下班后必须切断电源,注意定期维护.如有损坏请专业人员维修.4.办公室职员接待访客技能与礼仪4.1访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来

7、意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。4.2访客接待基本礼仪:客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。4.3引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。4.4在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作

8、，让访客明白所往去处。4.5在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访