乡镇档案业务培训资料

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1、乡镇档案业务培训资料汤阴县档案局二○一四年六月15目录一、关于乡镇级综合档案室建设的几个问题二、文书档案整理三、声像档案整理四、实物档案整理五、会计档案整理六、科技档案整理七、计划生育档案归档整理办法八、纪检案件档案归档整理办法附录：1、xx镇人民政府档案分类编号方案2、xx镇机关文书档案机构代号表3、村（居）委会文件材料归档范围与类别设置4、xx镇机关文书档案保管期限表15一、关于乡镇综合档案室建设的几个问题（一）适应档案事业发展趋势，实现各门类档案的集中统一管理1、一个单位的全部档案实行集中统一管理是档案法律法规的要求《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应

2、当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”2、集中统一管理的优点集中人力、物力；确保档案和档案信息安全；便于档案资源的整合与共享。3、乡镇档案室接收档案时间要求乡（镇）委、乡（镇）政府机关各部门应将本部门形成的各种门类的档案，整理好后定期向乡（镇）综合档案室移交：文书档案、声像档案、实物档案：一般在其形成的第二年第5月底以前移交。基建档案：在工程项目竣工验收后三个月内移交；会计档案：在会计部门保存一年后移交；计划生育档案：在计生部门保存两年后移交；纪检案件档案：在纪检部门保存三年后移交；其他门类档案移交时间由

3、乡（镇）档案室与相应部门商定。（二）提高认识，高质量完成各门类档案整理工作1、档案整理注意事项15（1）各部门、各单位要按照国家和省的有关规定，提高整理各自形成档案材料的自觉性和主动性。相关规定：《国家行政机关公文处理办法》(国发［2000］23号)、《中华人民共和国档案法实施办法》规定：应当归档的文件材料收集、整理、立卷工作任务由文书或者业务机构(即文件材料形成部门)负责完成。为什么要由文件材料形成部门完成收集、整理、立卷工作：第一，能保证归档文件材料的齐全完整性、准确性，提高档案保存价值。第二，能保证归档文件材料的有序性、系统性，提高档案整理工作效率。（2）乡（镇）委、

4、乡（镇）政府机关有关部门在整理好文书档案的同时注意专门档案的整理。各部门都有文书档案，有的部门还形成其他类别的档案，要注意区分开。例如：财会部门：形成文书档案、会计档案、房地产契税档案；纪检监察部门：形成文书档案、纪检案件档案；计划生育部门：形成文书档案、计划生育档案；土地管理部门：形成文书档案、地产地籍档案。注：组织人事部门形成的人事档案按上级组织人事部门的要求整理。（3）村(居)委会要注意新产生的档案材料的收集整理。如：文书档案中及时收集整理：有关换届选举、村务公开、计划生育、最低生活保障、医疗保险、养老保险(包括农保转城保的材料)、五保户等方面的材料。15各类专门档案

5、注意及时补充。一般村(居)委会都有基建档案、会计档案、户籍人口档案、土地管理档案、声像档案、实物档案、人员档案(党员个人档案、农户档案、股民档案)等专门档案。（4）中小学校要注意学校变迁、教育教学成果等方面档案材料的收集整理。如：有关学校成立、撤并、搬迁、校领导任命、学生学籍管理、教师管理、教研教学成果等方面的材料。（5）做好档案信息的异质转换备份实行电子档案与纸质(实体)档案“双轨制”。(电子数据有不能直接识读、易消失、易被篡改等先天缺陷；纸质等实体档案信息不易传播、共享)（6）注意形成文件材料收集、整理的长效机制。将档案工作纳入岗位职责，纳入年终考核、绩效考核；加强监督

6、指导，奖罚分明。2、档案整理的要求与步骤（1）档案整理的基本要求：科学规范怎样理解科学规范：遵循规律，保持联系；分门别类，有目可查；手段先进，方便利用。怎样做到科学规范：自力更生，及时整理；社会力量，适时借助；加强联系，寻求指导。（2）档案整理的一般步骤分类→鉴定→编码→电脑著录→编制目录→封装排架县直有关单位也可参照有关内容对本单位档案进行整理15二、文书档案整理（按单件方法整理）（一）三分开1、分归档与不归档：参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)执行。归档部分：以本级文件为主；上级文件中主要是有针对性和需要贯彻执行的；下级文件中主要是

7、工作汇报、请示、统计报表等；2、分保管期限：归档文件按照《文书档案保管期限表》划分为永久、30年、10年三部分；3、分年度：以文件落款时间为准。（二）编页码只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。（三）排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起。（四）盖归档章（全宗号）（年度）（室编件号）（