部门管理职能、目标、架构、职能分析

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项目管理职能与工作目标一、项目管理的职能项目管理是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标范围内对项目的各项工作（从项目的投资决策开始到项目结束的全过程）进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，从而实现项目目标。项目管理的职能主要包括但不限于以下五个方面。1.项目规划管理（1）明确项目需求，确定项目范围。（2）对项目进行分析和需求策划。（3）对项目的组成部分或模块进行完整系统的设计。（4）制定项目目标、项目计划及项目进度表。（5）制订项目执行和控制的基本计划。（6）预先规划好项目的质量、风险、沟通、外包事宜。2.项目风险管理项目风险管理是指对项目风险进行识别、分析乃至采取应对措施等一系列过程，主要包括风险识别、风险量化、风险应对等。3.项目成本管理项目成本管理是指为确保项目在已批准的成本预算内尽可能好地完成而对项目中涉及成本的各个过程进行管理，包括制订成本管理计划、成本估算、成本预算、成本控制等。4.项目人力资源管理（1）根据项目规划参与制定项目人力资源规划。（2）在人力资源部的协助下做好项目成员的招聘、录用、考核、奖惩等工作。（3）制订并执行项目人员培训计划，提高项目人员的工作技能和工作效率。5.项目综合管理（1）负责项目管理中的日常办公、文件收发、会议召开等工作。（2）负责项目内外的沟通协调工作，确保项目的顺利进行。（3）监督项目的启动、规划、执行和结束过程，实现项目管理计划中确定的目标。 （4）负责项目管理相关资料的收集和整理归档工作。二、项目管理的工作目标项目管理的工作目标主要体现在以下四个方面。&识别并满足项目相关利益者对项目的要求与期望&建立、健全各项项目管理制度，并确保各项制度得到全面、有效的执行&运用各种项目管理知识、技能、方法和工具，对项目的范围、成本、进度、风险、目标等进行管理&做好项目团队组建与管理工作，并处理好与企业其他部门之间的协作关系工作目标三、组织架构图四、项目管理的职能分解项目管理的主要职能是做好项目团队组织、项目规划和项目执行过程中的控制工作，具体的工作职责如表1-1所示。表1-1项目管理工作职责一览表项目管理职能备注职责细分1．项目组织管理（1）建立项目组织结构，确定项目管理需要的一些岗位（2）确定项目经理的权力，并对项目经理进行绩效考评（3）组建项目团队，并对项目成员进行绩效考评需人力资源部协助2．项目规划管理（1 ）制订项目计划，确定项目目标，并为完成目标对项目实施工作所需进行的各项活动作出周密的安排（2）对项目工作进行分析，按照项目的内在结构或实施顺序将其逐层分解（3）估计项目所需时间和预算项目所需费用3．项目成本管理（1）编制项目成本计划，在不影响项目进度的前提下最大限度地利用有效资源，尽可能地实现项目目标（2）在不影响整个项目进度的前提下，通过调整各项工作的开始与结束时间，将一定数量的资源更合理地分配于各项工作（3）项目成本估算是成本分析的基础，也是安排项目进度的前提（4）负责为项目活动分配预算，确定成本定额和项目总预算，规定项目不可预见费用的划分与使用规则等（5）将各项工作需要的实际费用与计划费用进行比较，对成本费用进行评价，并对未完项目进行预测，使成本控制在预算范围之内（6）进行项目目标成本控制，使项目组织在切实可行的情况下降低成本，以保证项目目标的实现需财务部协助4．项目质量管理（1）确认项目相关的标准，以及这些标准适用于工艺、产品和流程的程度（2）确定项目的执行标准，以确保项目能达到质量规划中所制定的标准（3）进行质量控制，测量工作成果与标准之间的差异，以确保工作成果符合标准所确定的产品性能、特征和功能5．项目资源管理（1）制定项目资源使用和管理的相关制度，规范使用项目资源（2）研究和分析项目资源需求，编制项目资源管理计划（3）监督和掌握项目管理过程中的资源使用情况，进行资源的合理调度（4）记录项目资源的使用情况并进行工作总结，对存在的问题及时采取纠正/预防措施6．项目采购管理（1）编制采购计划，以决定何时采购何物（2）编制询价计划，形成产品需求文档，并确定可能的供方需采购部协助 （3）通过询价获得报价单、投标、出价，在适当的时候取得建议书（4）开展供方选择，从可能的供方中选择最佳供应商（5）进行合同管理，即管理与供方之间的合同关系（6）合同收尾，即合同的完成和有关问题的解决7．项目沟通和冲突管理（1）编制项目沟通计划。记录并分析项目的相关利益者所需要的信息和沟通需求，即确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要以及信息分发的方法，并以此形成文件，作为沟通计划（2）项目信息发布。根据计划文件将所需要的信息及时、准确地分发给项目的相关利益者（3）项目行政沟通。在项目行政管理活动中，通过上下级之间、部门之间、成员之间的思想传达、情感交流和信息传递，达到相互理解、互相支持与合作的目的，确保项目和谐有序运作（4）项目商务沟通。通过共有符号、标记或行为系统，人与人之间可以进行交流信息（5）冲突的管理。引导冲突结果向着积极的、有利的方向发展8．项目风险管理（1）项目风险规划。组织制订风险管理计划和相关的控制标准（2）项目风险识别。确定风险的来源和风险产生的条件，描述风险特征和确定哪些风险事件有可能影响项目（3）项目风险估计。在有效辨识风险的基础上，根据项目风险的特点，对已确认的风险，通过定性和定量分析方法测量其发生的可能性和破坏程度的大小，对风险按潜在危险大小进行优先排序和评价，并制定风险对策和选择风险控制方案（4）项目风险评价。在对风险进行规划、识别和估计的基础上，通过建立风险的系统模型找到关键风险，确定项目整体风险水平，为处置这些风险提供科学依据，以保障项目的顺利进行 第二节项目管理各角色的工作职责一、项目经理岗位名称项目经理所属部门项目部上级项目总监下级各项目主管任职资格1．学历、专业知识大学本科及以上学历，具有项目管理、企业管理或相关行业专业知识2．工作经验三年以上本行业及项目管理工作经验3．业务了解范围掌握项目管理理论知识，熟悉项目管理方法和管理工具，熟悉项目管理的业务流程，具有良好的组织协调能力、项目控制能力和沟通能力工作职责职责细分1．项目规划管理（1）制定项目总目标和阶段目标，确保其与企业经营目标和客户期望一致（2）组织制订项目管理计划，统筹项目时间管理和进度控制工作（3）组织编制项目管理的相关制度，并监督执行2．项目质量管理（1）审核项目质量管理计划及项目各项质量基准、指标（2）监控项目计划的执行情况，并审核质量主管在项目运行过程中提出的变更请求（3）审核并监督项目质量控制的纠正/预防措施，并监督项目的整改工作3．项目成本管理（1）在财务部协助下组织进行项目成本预算，并制定项目总成本控制方案（2）审核项目成本计划，并监督执行（3）监督项目成本估计和核算过程，确保执行过程的规范性4．项目采购管理（1）审核项目采购计划及采购文件（2）监督和控制项目采购的执行过程（3）协调、监督采购过程中的各利益相关方，如业主单位、供应单位等5．项目风险管理（1）组织对项目的风险进行识别和评估，并制定相应的应对计划和措施（2）安排相关人员对项目实施过程的风险进行全程跟踪管理，确保项目工作顺利进行 （3）协调项目风险管理过程中的各种资源，确保有充足的资源应对风险6．项目人事管理（1）在项目办公室的协助下组建项目团队，并确保项目管理人员分工明确、职责清晰（2）根据项目团队成员的培训需求，协助人力资源部开展项目培训工作（3）配合人力资源部做好项目成员的绩效考核、薪酬核算的组织管理工作，如提供考核数据、薪酬核算依据等7．实施过程管理（1）监控、审核和指导项目技术的开发和引进（2）组织项目实施过程中的专题会议，及时处理项目中的技术疑难问题，协助开展技术攻关工作二、项目办公室主任岗位名称项目办公室主任所属部门项目部上级项目经理下级任职资格1．学历、专业知识大学本科及以上学历，具有项目管理、行政管理、企业管理等相关专业知识2．工作经验三年以上相关行业的项目管理工作经验，两年以上同等岗位工作经验3．业务了解范围熟悉企业行政管理知识，了解项目管理工作流程，掌握项目管理相关理论知识工作职责职责细分1．项目行政支持（1）协助项目经理制定并修订企业项目管理制度，构建企业项目管理体系，经企业领导审批后贯彻执行（2）组织制定项目管理文书档案的模板，包括项目管理计划模板、项目合同模板等（3）配合项目总监组织召开各类项目会议，包括项目启动会议、进展会议、项目指导委员会会议、项目技术交底会议等（4）组织做好来自项目利益相关方、来访客人的接洽与招待工作（5）定期撰写项目工作计划，督促各项目经理及主要负责人按期提交工作总结2．协调项目沟通（1）与企业内各部门保持顺畅的沟通关系 （2）参与项目团队组建工作，并对项目成员进行项目管理技能的培训与指导3．协调资源配置（1）向项目总监建议新项目的优先级别，就跨项目的资源分配提供建议（2）负责审核各项目的资源需求计划，进行项目资源的配置平衡、内部调拨等（3）负责优化利用项目所共享的资源4．协调信息管理（1）根据需要制定项目进度表，定期或连续收集、确认各项目的相关信息，并根据项目进展报告记录各项目进展状态（2）向项目利益相关者分发各种报告（3）负责相关资料、信息的收集、整理、归档，以及相关信息资源的共享管理工作5．协调项目监控（1）对项目实施情况进行监督，发现异常问题及时向上汇报（2）监督相关预防措施和改善措施的执行，并将相关信息反馈给企业领导（3）通过项目审计，监督对项目管理标准情况、正常、程序等的遵守程度三、项目进度主管岗位名称项目进度主管所属部门项目部上级项目经理下级各项目专员任职资格1．学历、专业知识大学本科及以上学历，具有项目管理相关专业知识2．工作经验三年以上相关行业的项目管理工作经验，两年以上项目进度管理工作经验3．业务了解范围熟悉项目管理知识，掌握项目进度管理流程和方法，了解相关分析工具的使用方法工作职责职责细分1．项目进度计划管理（1）收集资料，分析项目管理计划，初步编制项目进度计划（2）根据以往项目经验，结合项目实际情况，分析影响项目进度的因素，对项目各个阶段的时间进行估算（3）细化项目各阶段的时间管理工作，包括项目期望的起止日期、影响因素、进度管理计划及资源供给情况 2．项目进度监控（1）跟踪项目的实际进度，并对项目进度的准确性进行多方面的核查，及时与利益相关者进行沟通（2）收集项目实际进度相关信息，将项目的实际进度同项目进度计划进行比对，找出偏差，并分析偏差产生的原因（3）控制导致出现重大偏差的因素，制定纠正/预防措施，确保项目的进度（4）监督纠正预防的措施实施过程，并检查实施效果四、项目成本主管岗位名称项目成本主管所属部门项目部上级项目经理下级项目预算员任职资格1．学历、专业知识大学本科及以上学历，具有项目管理、财务管理、会计相关专业知识2．工作经验三年以上成本管理工作经验，两年以上同等岗位工作经验3．业务了解范围掌握会计基础知识与核算方法，了解财经知识和财会制度，熟悉相关法律、法规，了解项目管理业务流程工作职责职责细分1．项目成本估计（1）分析项目运行的行业环境和企业内部资源环境，根据项目管理计划对项目所需的资源进行项目成本估计（2）制订项目成本管理计划，细化到项目管理的各个阶段及各个部分的成本（3）制定项目成本管理制度，明确项目成本费用支出的申请、审批及控制程序（4）预计项目成本变更对项目管理计划的影响，并制订项目资金支出计划2．项目成本预算（1）建立项目成本费用基准，根据项目成本管理计划确定项目风险准备金的预留比例（2）根据项目收入情况及项目资金调配方案对项目成本管理计划进行调整，将调整结果上报项目经理（3）制订项目当前阶段的资金支出计划，并预计现金流量 3．项目成本控制（1）监督项目设计实施过程，不定期检查预算的执行情况，必要时进行预算调整（2）根据项目执行的实际情况对整个项目成本进行预测，如有必要应调整项目成本预算（3）定期提供财务状况，为项目其他决策提供财务分析数据和建议（4）定期接受财务成本审计（5）对项目成本总体控制效果进行分析和评价，针对偏差提出纠正措施，针对不足提出改善措施五、项目风险主管岗位名称项目风险主管所属部门项目部上级项目经理下级各项目人员任职资格1．学历、专业知识大学本科及以上学历，具有项目管理、风险管理等相关专业知识2．工作经验三年以上项目管理工作经验，两年以上同等岗位工作经验3．业务了解范围了解行业发展趋势，能够对其未来的发展方向进行预测，熟悉项目管理的业务流程，掌握国家及地方风险管理政策、风险管理的方法及风险管理工具的使用方法工作职责职责细分1．风险识别（1）对项目的人员、技术、行政、财务、法律、物资、环境等进行全面分析，识别项目风险的主要影响因素（2）对项目风险形式进行预测，识别风险的主要来源和可能带来的后果（3）制订连续的风险识别计划和基本程序，并负责其实施2．风险评估（1）量化风险管理目标，设置风险警告级别，确定风险评价的指标（2）根据项目风险特点，对已经识别的风险进行定性和定量分析，预测风险发生的概率及影响程度（3）分析研究项目风险的来源信息，确定风险发生的原因，并明确风险的影响程度及警告级别 3．风险处理（1）根据风险管理策略制定风险处理措施，内容包括风险责任人、控制手段与技巧、残余风险的应对方式等（2）根据对项目风险的识别和评估，制定风险监控标准和监控措施（3）准备应对风险所需要的资源，协调相关部门落实执行风险应对措施（4）对风险及风险应对措施进行再评估，对有偏差的地方采取纠错措施，对有疏漏的地方采取预防措施（5）积极配合企业对项目的风险审计工作，并对反馈的结果进行分析、总结六、项目质检员岗位名称项目质检员所属部门项目部上级项目质量主管下级任职资格1．学历、专业知识大学专科及以上学历，具有质量管理、项目管理及相关行业知识2．工作经验一年以上本行业相关项目质量检验工作经验3．业务了解范围熟悉相关项目质量检验的标准，掌握项目质量检验方法，并能熟练使用相关质量检验工具工作职责职责细分1．项目质量保证（1）检查项目各阶段的质量，严格按照国家（或行业、本企业）相关质量标准对项目质量进行评定（2）参加物资的采购验收，并将检验结果反馈给项目质量主管（3）建立项目质量档案，定期向项目质量主管及上级质量检验部门上报质检情况2．项目质量监控（1）对项目成果和服务进行阶段性的测试、记录和分析，并将结果上报项目质量主管（2）落实、执行项目质量主管制定的项目质量纠正、预防措施 七、项目采购员岗位名称项目采购员所属部门项目部上级项目采购主管下级任职资格1．学历、专业知识大学专科及以上学历，具有采购管理、项目管理及相关行业知识2．工作经验一年以上相关行业项目采购的工作经验3．业务了解范围熟悉项目采购的工作流程，掌握项目采购的相关知识和技巧，了解相关项目的采取趋势和市场行情工作职责职责细分1．协助编制项目采购计划（1）分析项目需求，协助项目采购主管编制采购计划（2）协助项目采购主管同项目利益相关方进行沟通，整理相关建议，为采购计划的修改提供依据（3）协助项目采购主管与企业采购部门进行沟通，分析自制与外购的优劣，并将分析结果汇报上级2．项目采购询价（1）根据采购需求收集相关供应商的信息，并对其进行简单分析上报，然后项目采购主管（2）联系初步确定的几家供应商，向供应商询价，并将结果反馈给项目采购主管3．参与项目采购洽谈（1）协助项目采购主管同企业采购部门进行沟通，记录双方沟通事项及最终确定的供应商（2）整理需要同供应商进行谈判的合作事项，并将整理结果汇报给项目采购主管（3）安排同供应商的谈判，记录谈判的过程、结果，并将最终确定的事项告知项目合同主管（4）整理供应商信息并进行登记、整理、存档4．实施项目采购活动（1）根据项目采购计划，安排项目采购活动（2）负责对项目采购合同的实施进行监督，处理合同执行过程中出现的问题