5xx集团档案管理规定

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1、XXX集团档案管理规定第一章总则第一条为了进一步加强档案管理，规范档案的收集、移交、归档、利用程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性，特制定本规定。第二条本规定适用于集团本部、地产和化工事业部及运维平台各公司。新能源事业部可参照本制度，制订适合本单位的档案管理规定，报集团审批后执行。第三条档案是指在各项经营管理活动中形成的具有利用保存价值的文字、图表、数据、证照、声像、电子文件等文件材料。第二章档案分类第四条集团档案的类别共设置六个一级类目（大类）：证照档案、文书档案、合同档案、电子档案、实物档案、照片档案；各事业部所属公司档案类别依据集团档案类别结合公司业务特点再行设

2、置类目（详见档案分类图：附件3中附件①）。（一）证照类档案包括公司各类经营许可证及商标、专利等证件；（二）文书类档案包括行政、人力、经营管理（投资、财务、审计、营销、基建）等工作中的请示、批复、报告、总结、制度等文件，以及对政府职能部门的请示和政府部门的批复等公共文书；（三）合同类档案是各部门在相关业务开展中与有关单位签订的合同或协议，主要包括行政、人力、经营管理（投资、财务、营销等）、工程设计、物业服务等合同;（四）电子、实物、照片类档案是非纸质载体档案，包含了各个业务门类的档案。第三章档案收集、移交、归档管理第五条部门档案员收集本部门日常工作中积累的各类文件资料，移交到公

3、司或集团档案室，由公司或集团档案员分类整理、立卷归档。（-）档案的收集1、各部门将本部门形成的凡是直接记述和反映公司各项管理、经营业务、工程建设、科研活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料（文字、电子、图纸、照片、实物等），（如：公司各项业务中产生的公文、合同以及项目工程建设过程中产生的批文、证件、图纸、竣工资料等文件）于每月30日前收集齐全，整理完整，按规定时间移交公司档案室；2、各公司参照本规定中的“档案归档范围”收集各部门档案，于每季度第一个月10日前将上季度的档案收集齐全，整理完整，以备归档。（二）档案的移交档案的移交是指各部门向公司或集团档案室移交部门档案、公司

4、档案室向集团档案室移交公司档案，档案移交主要分为即时移交和定期移交。1、即时移交：企业机密文件、政府批文、证件、合同等，此类文件资料应在传阅、办理结束或取得后即时移交。（其它即时移交的档案参见“档案管理细责"）2、定期移交:（1）企业经营管理性文件，如各类规章制度、财务、成本、营销管理等业务中形成的文件于事情办结后三个月内移交；（2）集团各业务系统（如：EAS、明源）数据库每年6月份、12月份移交；（3）公司档案员于每年6月底前向集团档案室移交不再查阅的证照、文书、合同类档案，工程建设竣工档案、客户档案及其它需经常查阅的档案待项目完工后移交；（移交要求详见附件3）（4）各公司

5、每季度第二个月10日前向集团档案室移交上一季度的电子档案及档案信息抄报（详见附件3中附件③）。（三）档案的归档1、公司档案员随时审核鉴定各部门即时移交的档案，于档案接收当日组织立卷归档，定期移交的档案须在接收后当月完成归档；2、集团档案员随时归档集团运营平台各职能部门即时移交的档案，定期移交的部门档案须在接收当月完成归档；对各公司移交的年度档案，应按公司（项目）核对，核对完即时完成归档；3、各公司依据本规定，结合公司业务特点，合理安排各部门档案的移交和归档时间，确保档案的完整、安全。第四章档案借阅管理第六条档案借阅应履行借阅手续，填写“档案借阅审批单”（附件1）依照审批权限报

6、相关领导批准：（一）借阅机密档案须由集团董事长批准；（二）借阅属本部门非机密档案，由部门负责人批准；（三）借阅非本部门的非机密档案，由档案形成部门负责人批准；（四）借阅非机密档案不归还的，公司申请的由公司总经理批准；事业部申请的由事业部总经理批准；集团管理部门申请的由集团执行总裁批准。第五章档案管理职责第七条集团的档案工作由集团执行总裁分管，集团总裁办主任负责落实；公司档案工作由公司总经理分管，公司综合部经理负责落实；各部门档案工作由部门经理负责落实。集团设立集团档案室，配备2〜3名专职的档案管理人员；各公司设立公司档案室，配备一名专职档案员；各部门配备一名兼职档案员。集团执

7、行总裁和公司总经理负责集团及项目公司档案的全面领导工作，为企业档案工作正常开展提供支持和保障。（-）集团总裁办公室为集团档案的管理部门，其主要职责为：1、负责集团运营平台各职能部门档案的收集、整理、归档、利用和保管工作;2、负责集团各公司已完工项目或不再查阅的档案的统一保管工作；3、负责制定和完善档案管理规定；4、负责对各单位档案工作进行检查与考核；5、负责定期组织各单位参加档案业务培训。（二）事业部综合管理部为所属公司档案的监管部门，其主要职责为：1、负责所属公司档案工作的监督和检查工作；2、负责事业