职场英语:邮件的写作规范及详解

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1、...职场英语:邮件写作规范详解一、基本要素英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。1.主题(Subject):电子邮件最重要的部分是主题,假设我们都是很忙的人,在打开邮箱阅读邮件时,第一眼看到的就是邮件的主题。所以,主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母,将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如:SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中,需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。例如:YES:SuppliertrainingNO:professionaltraineesfromsister

2、companyshouldabidebyruleoflocalcompany(太长)主题框的内容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达,YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或

3、者FYI(ForYourInformation,供参考),如:URGENT:Submityourreporttoday!2.称谓(称呼Salutation):如果是第一次给对方写信,那么称谓最好用“Dear+全名”,注意首字母均大写,这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信,我们也可以类似非正式地回复。比如:“Hello/HiLillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名,可以用“Dear+对方头衔”,如“DearPresident”,或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“,”,美国人习惯在称谓后加“:”,有时也可以不加任何标点,是具

4、体情况而定。......注意:(1)在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy,或者Mr.Smith。(2)称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。如:Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,(3)人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt(4)多过一个男性,用Messrs([

5、?mes?z]各位先生的意思),就是Misters的意思,其后不要跟名字,只跟姓就可以。如:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。反正,如果多过一位女性,用Mesdames/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。假如男女一起呢?弄清楚称呼就行,例如:Dr.andMrs.HaroldWright/Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright/Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。(5)有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方

6、头衔,就用Ms.比如:Ms.SarahGray。(6)职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen/VicePresidentofUnicomChinaYES:KenGreen/VicePresident,UnicomChina(7)老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确:YES:MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.(8)用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有

7、名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:......DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司:YES:GentlemenorLadies:/LadiesorGentlemen:(9)有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:YES:DearMr.Jones:(非常

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