文秘写作之“总结”的特征、例析与写作要领

文秘写作之“总结”的特征、例析与写作要领

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1、文秘写作之“总结”的特征、例析与写作要领“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种,但它的使用频率之高却是正式、主要文种中许多文种无法相比的,它不亚于“通知”、“报告”与“请示”。一、“总结”的特征“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究,从中提炼出规律性的东西,用以指导今后工作的一个文种。(一)“总结”与“计划”是一前一后、相辅相成的一对文种。今年的“总结”是对去年“计划”的检验,因此,写“总结”时必须以去年的“计划”做前提;今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基础。(二)“总结”不同于“报告”。它不是一般的情况综

2、合,而是在情况综合的基础上,通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题,也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比,理性的成分浓了,规律性的东西多了,对问题的认识趋向立体化。一般工作报告在表述方式上大量使用叙述,情况、实例的表述占绝大部分,只在篇、部分、段的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然,对事实、情况的直接叙述只占少部分,而且是概括性的,较多使用的是议论和说明性文字。一般工作报告,无论是专题的还是综合性的,其行文的方向都是上行的,而“总结”不但要上报,而且要下发,它属中性行文。(三)“总结”的种类,从内容上看,有专题性

3、和综合性两种。从结构形式上看,又包括以下五种:1.“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成,即“基本情况概述”——“主要做法”(或称“主要经验”、“主要做法和经验”、“经验与体会”、“经验与教训”等)——“问题及今后打算”(或称“今后打算”)。在文字详略上表现为“两头小,中间大”,即“凤头——猪肚——豹尾”。2.“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种形态。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲这一专门工作所取得的成绩,这就是“果”,随后分条列项的表述这一成果取得的原因,也就是经

4、验、体会,这是“因”,先“果”后“因”,形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题,通常是置于结尾,三言两语、一带而过,属表态性的。3.“条款并列”式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起,归纳成若干条条,逐一加以叙述、议说,不采取大问题套小问题的方法,而每个问题都具有相对的独立性。4.“正反对比”式。把情况特别是经验与教训糅在一起,归纳成几大问题,逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。5.“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头,说明开展某一工作或活动

5、的原委、背景,然后在主体部分里,按照这一工作进行的过程,从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级,分作几个层次逐一加以说明,步步深入、顺理成章。二、例文讲析例文,专题性工作总结:××省一九××年抗灾救灾工作总结去年,我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下,灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾,普遍开展生产自救,积极恢复生产,将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力,目前灾区群众生活得到妥善安排,经济恢复较快。一、受灾基本情况……(省略)二、抗灾救灾情况……(省略)三、

6、今后抗灾救灾的打算和建议……(省略)××省救灾协调小组一九××年×月×日这份专题性的工作总结,采用的是层层递进的结构形式。开头先讲明这一工作的原委、背景及总的估价,然后分作三个层次,从救灾到如何抗灾救灾,再讲今后的想法,逻辑严密,顺理成章,形成一个完善的整体。例文二,综合性工作总结:(1)条款并列式三个月总结(一九四六年十月一日)(……正文略,详见《毛泽东选集》第四卷1205—1210页)《三个月总结》(以下简称《总结》)是由并列的19个条款组成。表面上看似乎各自独立、互不相干,实际上它们之间存在着十分密切的内在联系。第l条是全文的开端,开宗明

7、义地表明:“我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。”这是贯穿始终、统帅全文的一条静脉。它既是三个月同蒋介石作战经验的高度概括总结,又是今后数月作战的基本要求,是《总结》的纲。第2—18条,是《总结》的主体部分,包括三个月作战的成果、经验与教训。第19条是“兜底”,即“结束语”,要求“实行全党紧张的动员和精心计划的作战,从根本上转变军事形势。各地必须依照上述各项方针坚决实施,力争军事形势的根本转变。”这与第1条相互照应、头尾衔接。特别值得一提的是一头一尾才只有130个字,简明扼要、言简意赅。(2)正反对比式八路军抗战两年来的经验教训(

8、一九三九年七月七日)(正文略,详见《朱德选集》第69页)《八路军抗战两年来的经验教训》(以下简称《经验教训》)内容精练、形式完善、寓意深刻。例文以提问

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