《秘书工作交流》PPT课件

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1、文秘工作交流Shirley2005.3.9让我们更加胜任所在的岗位题纲会议组织日程安排时间管理在时间管理之外继续找效率工作简报人际沟通会议组织（内部）会前准备会中协调会后整理掌握5W1H准备会议室及设备通知与会人员确认与会人员准时到会检查会议设备会中协调会后整理按议程控制进度灵活处理意外事件会议记录清理会场整理会议纪要整理会务总结给相关部门参考（如必要，跟踪决议执行结果）发布会议纪要（保障信息安全）会议组织（外部）会议前明确会议起止时间、地点、参加人数、预算明确召集人、主题、议程获取会议资料安排会议期间

2、工作交接会议预算、确认付款方式、预借现金、支票会议准备（食、住、行）通知与会人员。在会议前一天特别通知重要人员，以确保他们到会（可请相关人员的秘书协助）会务人员分工会前踩点会场布置，会务任务进度跟踪（参考《会务执行表》）食询价/确认菜单/餐前落实/押金退回住询价/预订/房间分配/房间登记/消费结算行确认需求/距离/预订/交通图/车辆分配/车辆调度/消费结算会议组织（外部）会议前（当日）检查你的计划确保早到，有足够时间处理现场提供会议流程手册实时跟踪程序不轻易改变计划随时可以取用必要的工具了解设施在何处有

3、所有人员的通讯录与后勤支持人员保持即时联络会议组织（外部）会议中签到登记强调会议纪律明确会议议程明确会务人员会议记录有效利用会议场所附带的资源协助演示ppt控制会议进度警惕意外事件会议后满意度调查清理会场，回收保密会议资料会议费用结算发布会议纪要会务总结跟踪决议的执行结果完美的计划能够防止粗劣的效果组织外部会议常用表单会议需求表会议预算表与会人员联络信息表会务工作物品清单住房登记表*会议签到表车辆调度表*会务执行表会议费用结算表（结合预算表）组织会议必须掌握的知识公司对于差旅、会议的相关财务规定会议议程

4、的拟定方法会议设备的使用获取内部、外部资源的渠道与流程会议准备不充分的后果会议资源的安全与保密措施会议记录的技巧食宿、交通的安排技巧费用借支、结算的流程会议文件归档的方法避免失败的会务组织会前头脑风暴，充分假想会中察觉隐患，迅速行动会后自我检讨，吸取经验Saysorry!练习头脑风暴：外部会议可能出现的意外有哪些?日程安排技巧（1）了解上司的作息习惯和身体状况，适应其工作节拍安排日程；了解上司日常工作习惯、近期工作的重点和公司业务发展情况，观察他们的工作重心与兴奋点；多与上司沟通交流，第一时间掌握他们的

5、新安排，保证自己记录的日程表与上司的实际日程一致；日程安排有张有弛，不应太紧，也不宜太松；计划好的事情立即写入上司日程，更新日程表，以免安排冲突；明确日程的优先级，在协调时根据轻重缓急酌情安排；多与上司沟通，尤其是以前没有接触过的日程安排，了解需求，加强回访，对于处理事情的原则达成共识，以利工作开展；日程安排技巧（2）周一多为例会时间，通常不安排过多事务；出差前后的工作日尽量不安排太多事务；在两个约会间留出机动时间，防止约会延长引起日程冲突，给上司留出整理思路和调整状态的时间，也为处理日常事务预留一些时

6、间；如有公司同事邀请上司参加会议或活动，总裁办秘书可以主动帮助公司同事与上司确认是否参加；如遇冲突的日程，应该基于上司对多个相冲突的日程的重要缓急程度的判断和当前日程情况给出差旅安排的建议，由上司确认后作出相应安排；对于差旅和重要的会议安排，应提前一天对参加者给出提醒。对于普通的会议，应提前30-60分钟给予提醒；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程；记住近期需要回避的人物，妥善应对。时间管理：老王的故事老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同

7、一岗位上忙了15年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”这是他的错吗？一天，总经理叫他作一份准备在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？———认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天；———打算作报告的当天上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令，速查员工投诉问题；下午6点有一些打扰的电话；7点回家交通堵塞；8点看电视转播的球赛；11点放弃工作睡觉；第二天早上4点赖床，等到5点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8点赶到办公室忙了一个多小时，老王终

8、于完成了报告，这一份前后只花了3个小时——本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。延误原因没有第一时间把报告写好打算做报告的当天——下属生病，代出席会议；——上司紧急命令——一些电话下班回家看电视放弃工作赖床没有带一些文件回家上班拖延，没有界定缓急先后——突发事件——紧急事件——被打扰交通堵塞不能自我约束不能自我约束不能自我约束健忘交通堵塞时间管理的主要概念养成习惯比任何技巧都重要主动而非被动在别人管你前先自己动手控制那