汽车信息系统文档生命周期管理

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1、汽车信息系统文档生命周期管理钱岚(上海通用汽车有限公司，上海201206)【摘要】介绍上海通用汽车信息部文档管理及以文档为中心的日常IT工作和业务流程所定制开发的应用系统，阐述了该应用系统在文档生命周期管理中的功能和作用。【Abstract】TheapplicationsystemdesignedforthedailyITworkandbusinessprocessinthecenterofdocumentsinShanghaiGeneralMotorsInformationSystemDepa~m

2、entisintroduced．Thefunctionofthesystemintermsofitsroleindocument-life—cyclemanagementisalsoexplained．【关键词】文档管理汽车生命周期doi：10．3969／j．issn．1007-4554．2012．05．11常发生资料的丢失或不全，给公司在经济和效率0引言上造成一定的损失。在没有建立文档管理系统之前，文档管理没有统一的信息系统做支撑，绝大多数文件存放在服务器、个人电脑或其它系统中。上海通用汽车有限公

3、司自成立初始，就开始因而常面临的问题是：查询效率低，很难找到需要着手进行一系列的信息化建设，是一家典型的工的信息或记录；文档管理安全性低；不能充分利用业化与信息化高度融合的现代制造企业。上海通已有的资源；文档没有版本控制；产生很多冗余文用汽车信息部(SGMIT)承担着上海通用汽车从产档和记录；无法做到有效的知识积累和相应的管品开发、采购、物流、制造、质量、销售和售后服务理；没有做到信息生命周期管理。等核心业务的信息系统的开发及从规划、准备、实随着SGMIT系统规模的逐渐扩大，由项目所施到运维的全生命

4、周期管理服务。产生的与系统生命周期相关的文档、规范及IT13常运作的各种管理流程也在13益增加。IT项目实1背景介绍施、维护的严谨和规范程度也随之不断提升，文档作为13常工作内容的载体，人员协作的工具，以及上海通用汽车信息部在信息系统的开发过程管理信息化建设成果的最重要纪录，是IT部门管和运维中产出大量的文档，这些文档具备的特点理和维护的重点。传统的手工管理方法已经不能是：文档量大、离散化(分散在各个科室)、类型多、满足IT文档13益增长的需求。按照国际先进的管可(重复)利用价值高、文档重要性高。理

5、理念以及行业的最佳实践经验和标准，提供具如不能有效安全地管理好这些文档，一方面有先进性、技术性和可执行性的IT文档管理解决将不能很好地利用已有的知识资产，另一方面也方案并落地实施成为当务之急。收稿日期：2012—02—15上海汽车2012．05·45·基于MicrosoftSharePoint产品定制开发，采用2目标设定Brower+MicrosoftOffice／Server结构体系。3．2IT业务架构以业界成熟的企业内容管理(ECM)作为模IT文档管理主要有3个方面：文档生命周期管理，用户、角色

6、管理，文档类型管理。如图1所型，为文档的全生命周期管理、系统的架构设计和用户体验提供理论依据和建模指导，并以知识管示。理(KM)作为模型，将企业的知识(经过组织的数据、信息和内容)、人员和业务有机地链接在一起。提高企业的创新能力、快速响应能力、企业效率和员工技能素质。根据IT文档管理要求，并按照行业的最佳实践及行业标准，设计出一套规范的、可行的解决方案。具体目标如下：统一IT文档管理平台，建立统一的文档管理规范，加强文档的安全性控制，提高文档管理的效率，充分发挥各类文档的共享作用，并进而支撑与IT文

7、档紧密相关的业务流程。范围覆盖以下SGMIT文档：项目管理类文档、运维类文档、IT管理类文档、IT规划类文档。图1IT业务架构3．2．1文档生命周期管理(图1X轴)3系统实现文档生命周期主要包含以下几个阶段(如图2)。3．1系统架构l-——··在系统下线的情况下，可将相关文档移至归档库·提供归档审批、归档日志、归档信息发布等功能·为用户提供所需的最新版本·文档的基线管理和维护·知识沉淀·提供文档电子审批功能，支持组织级，运维领域文档的审批发布及立项流程·支持与业务部门的手工纸质审批流程(签字扫描件上

8、传)·支持在线编辑(系统支持评估)·提供版本管理功能·支持变更管理(RFC等)·基于模板(例如：SDP21，会议纪要等)创作·个人创作／团队创作·外部文档／资料的存放·历史文档的导入·多来源的输入(邮件、OCS结果文档等)图2文档生命周期·46-上海汽车2012．05(1)文档创建／获取：用户可以基于模板库中3．2．2用户、角色(图1Y轴)的某一模板来创建文档，具有编辑的用户可以进系统为文档提供对应的权限角色，系统自动校行新文档创作也支持多人协同创作，系统提供相验用户