关于办公室管理与文秘工作的若干问题

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1、关于办公室管理与文秘工作的若干问题安徽大学教授马仁杰博士主要内容一、一个小故事：买桔子二、能力测试（决策能力、果断性、包容力、交际能力、自制力、创新能力）三、公文撰写的主旨表达、材料组配、谋篇布局与语言运用一、一个小故事：买桔子【阿根廷《生活》月刊5月号文章】题：桔子胡安进公司两年了，对待工作一向认真、投入、尽职尽责。他每天准时上班，而且为自己从未受到过批评感到自豪。某天，胡安去找经理理论。他说：“先生，我在公司工作了两年，认真敬业，但是我感觉自己受到了忽视。罗赫略6个月前来到公司，和我的职位一样，现在却已经升职了。”经理显得有点伤感，对他说：“一会儿我们

2、再解决这个问题，你现在可不可以帮我一个忙？我想给全体员工准备一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，请帮我看一下有没有桔子。”胡安跑去后5分钟就回来了。经理问他：“胡安，有桔子卖吗？”“先生，那里有桔子卖。”“价钱是多少？”“啊，我没有问这个。”“那卖的桔子够不够所有员工吃的？”“我也没有问这个，先生。”“那有其它水果卖吗？”一、一个小故事：买桔子“我不知道，但是我想……”“噢，你先请坐下稍等一会儿。”经理打电话叫来了罗赫略。罗赫略来了之后，经理给了他与胡安相同的指示。10分钟后，他回来了。经理问他：“罗赫略，你给我带来了什么消息？”“先生，那里有桔子卖

3、，数量足够全体员工吃。除此之外，他们还有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售价是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告诉我，如果买得多，他还能给我8%的折扣。我先预定了桔子，不过如果您选择其它水果的话，我就再回去下一次订单。”经理转向一脸惊讶地等在旁边的胡安，问道：“胡安，刚才你要和我商量什么问题？”“没什么，先生，我感到十分抱歉。”这个小故事（案例）告诉我们：办事能力是多么得重要！我们应当竭尽全力地完成哪怕是最简单的任务，每当我们做好每件小事的时候，都有机会印上自己的个性标签。二、能力测试（一）决策能力测试：测试说明

4、：下列各题均有四个选择：答案：A是；B多数；C很少；D从不。请在符合你实际情况的小括号内填上A、B、C、D。1.在急需做出决策的时候，你是否在想：“再让我考虑一下吧？”（）2.你是否为自己的优柔寡断找借口说：“是得好好慎重考虑，怎能轻易下结论呢？”（）3.你是否为避免冒犯某个或某几个有相当实力的客户而有意回避一些关键性的问题甚至表现得曲意逢迎呢？（）4.你已经有了很多写报告用的参考资料，但仍责令下属部门继续提供？（）5.你处理往来函件时，是否读完就扔进文件框，不采取任何措施？（）6.你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日常事务？（）7.你非得在巨大的压

5、力下才肯承担重任吗？（）8.你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（）9.你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10.当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（）15.你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记2分；“从不”记1分。6.你是否无论遇到什么紧

6、急任务，都先处理琐碎的日常事务？（）7.你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（）8.你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（）9.你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（）10.当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（）11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（）12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（）13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（）14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（）15.你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（）评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；

7、“很少”记2分；“从不”记1分。（二）果断性测试测试说明：果断性是指一个人能辨别是非，在紧急关头当机立断地采取决定并执行决定。果断性是以正确认识，当机立断与勇敢行动为特征，以深思熟虑和审时度势为前提条件。果断，不是面对抉择或突变瞻前顾后，犹豫彷徨；也不是轻率冒失，马上行动；更非排斥他人建议，主观武断。成功者是一个决策者、战略家，你的果断性如何？你是否具备果断性的基本素质？下面测试使你对自己的果断品质有一个了解。（二）果断性测试请对问题做出肯定或否定的回答，将“是”或“否”置入题后小括号中。1.你能在新的工作岗位上轻而易举地适应与过去的习惯迥然不同的新规定、新

8、方法吗？（）2.你进入一个新的单位，能够很快适应这一