工程档案电子文档格式规范

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1、附件2重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范重庆市国土资源和房屋档案馆二○○六年六月14三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范1.总则1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。2.规范性引用文件2.1《成果地质

2、资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001）3.术语及定义3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。3.3多媒体文件（Multimediafiles）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。4.分类4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为14工程档案

3、文件分类表一级类目二级类目三级类目序号类目名称序号类目名称序号类目名称A工程文件管理a文件批复与审查b征地文件c招投标文件、合同d参建单位资质与负责人名单B立项C勘查a规划阶段b可行性研究阶段c初步设计阶段d施工图设计阶段D设计a可行性方案设计b初步设计c施工图设计d建设、监理单位设计文件E施工a施工管理文件b施工技术文件c施工物资文件d施工实验记录e施工地质记录f施工检测成果及竣工测量文件F监理a勘查阶段监理b施工阶段监理G监测H竣工验收a工程竣工总文件b竣工验收记录c财务相关文件d工程竣工图文件e工程移交文件I多媒体文件a开工前阶段文件b施

4、工阶段文件c竣工验收阶段文件1国家级验收文件2市级及县级验收文件3业主自验文件144.2按电子文件的形成方式分为4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。5.电子文件命名格式及规则5.1命名格式工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题

5、名来表示，格式如下：顺序号_所载内容的中文题名.后缀名5.2命名规则工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节；B．文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠()、冒号(:)、星号(*)、问号(?)、引号(")、尖括号(<、>)和竖杠(

6、)；C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作

7、为题名；D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；14E．多媒体类的各个电子文件名可按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。6.工程档案电子文档格式及编制6.1文字部分电子文件格式及编制6.1.1格式文字部分原始电子文件的格式应为“.doc”、“.wps”或“.txt”简体中文格式。附表或文字部份中的插表可采用“.xls”简体中文格式；文字部分中插图、插照、插表等插入文件以能插入Word，且在其中能正常使用为原则；采用逐页扫描方

8、式形成的存档电子文件，当一份文件少于10页时应插入Word，超过10页则可保留原样将其单独存放，其文件夹名为该文件的题名，格式应为“.jpg、.gif、.tiff、.pdf”。6.1.2编制文字部分各个电子文件的内容、编排顺序和编辑格式(如字体、字号等)按照地质矿产行业有关标准的规定执行。电子文件页面的尺寸以A4为准,表件、插表、插照、插图横向超过A4的按实际尺寸定。所有插图、插照、插表应直接插入文字的相应位置，不得覆盖其他信息，不得链接其它软件制作插图、照片、表格，且在计算机屏幕中显示的方向应向上。审批件应按照审批级次由高到低依次进行编排。同

9、级、同类的审批文件按时间先后顺序进行编排，内容与编制格式必须与正式批件一致，每一份审批类电子文件应注明发文机关（公章）、发文时间。表件应采用Word表