文化简报[2017]第11期-处理琐碎工作的三个技巧.doc

《文化简报[2017]第11期-处理琐碎工作的三个技巧.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、市场部文化学习-----美文欣赏第十一期（总三百二十期）（周刊）投稿日期：2017年3月17日主办：客服中心投稿人：陈国斌部门经理：陈国斌处理琐碎工作的三个技巧我们都喜欢把工作时间，花在高价值的活动，像是拟定策略、促进创新，指导前途看好的员工等等。不过，每位专业人士都面对应接不暇、让人心烦的许多任务，像是满到溢出的收件箱、你承诺要做的介绍、你需要归档的一堆文件，或是你真正应该阅读的好几篇文章。这种价值低落的工作会这么让人烦恼，是因为在硅谷和许多商业圈当中，大家都深信“帕雷托法则”（ParetoPrinciple）：你20％的活动，

2、创造了80％的价值。依照这个逻辑，如果你可以放弃最不重要的琐事，就能更努力执行可促进你最重要贡献的工作。其实，你可以偶尔不理会这些低价值活动。但你必须明白并接受事实，这么做是要付出代价的。畅销书《一周工作4小时》（The4-HourWorkweek）的作者蒂姆·费里斯（TimFerriss），便主张用这套方法，偶尔放弃不做一些事情。他有一次长期出国，旅途中刻意不收发电子邮件，他在书中提到自己因此而错过了大量的重要讯息，包括：订单出货中心发生危机，让他当月订单损失超过20％，错失了媒体访谈机会，还有十多个与人合伙的良机。不过，他并不

3、难过失去这些机会，而是欣然接受。他写道：“通常，为了完成大事，你必须让琐碎的坏事发生。这种技能是我们应该培养的。”如果你无法完全忽略电子邮件或其他低价值的任务，也不太容易把这类工作分派给其他人，那么你就可以使用下列三项技巧，来尽量减轻痛苦，同时完成那类工作。有一种可能的做法，是把较不重要的任务一整批处理完，一次完成这些任务，可创造出一种“动力感”。你可以独自一人完成：我过去经常待在某家咖啡馆，发誓不完成当天待办事项就不回家；或者在有些情况下，可以跟其他人一起完成。纽约电影制片人杰瑞米·雷德利夫（JeremyRedleaf）最近发起

4、了“洞穴日”（CaveDay）这个活动，让专业人士付一小笔费用，星期天待在一个共同工作空间，努力完成清理电邮、写感谢卡之类的任务。另一种技巧，适合喜欢渐进式做法的人，便是“滴水穿石策略”（smalldripstrategy）。你必须在行事历上找出零碎时间（通常每天15到30分钟），用于必须完成的低价值任务。昨天，我必须查看去年付了助理多少钱，提供这项资讯给我的会计师，让他可以及时寄发税务表格给那位助理。没有人会把这当成“策略性”或“高价值”的事情，这是无聊但非得完成的任务，很容易就拖拖拉拉。但当我前一晚查看行事历，看到我必须打的两

5、通电话中间有15分钟的空档，于是安排在那段空档做完这件事。你可以随机找到这些行事历空档，或是每天刻意安排半小时完成这些零碎琐事，或许可以安排在每天工作结束时，这时大多数专业人士活力低落，创意思考的能力已减弱。最后，你可以策略性拖延。这跟蒂姆·费里斯那种不理会收到的所有电子邮件不一样。你的做法是衡量机会的价值，然后设定自己的时间表来处理。如果时间表刚好配合对方的时间，这就是让人愉悦的巧合；如果双方时间配合不上，你反正已经接受了错过这个机会的可能性。我经常采取这个方法，来应付个人博客作者们各式各样的请求。对重要媒体记者的提问，我会很快

6、回复，但如果某人是为自己的博客写文章，我会想帮助他们，但不想为此牺牲重要的任务（像是完成书籍的编辑修订）。我最后一定会回复，但可能要过几天、甚至是几个星期。如果他们仍然引用我的话，那很棒，但如果不能，也无伤大雅。无论我们的生产力变得多高，都永远无法摆脱低价值的工作。采用这些策略，至少可以更有效率地处理这些事情，以保留更多时间，去做真正有意义的计划。