模块6秘书的办事工作

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1、模块6秘书的“办事”工作内容提要第1单元信息工作第2单元调研工作第3单元沟通工作第4单元日常事务工作内容提要本模块主要讲解秘书实务中的各项事务工作，包括信息、调研、沟通、日常事务中的办公室管理、值班工作、信访工作、印章管理、接待工作、上司差旅事务的安排、领导临时交办的工作，使学生明白如何“办事”，并具备“办事”的基本能力。返回下一页内容提要情景案例有人说经常听见小张和小王在办公室工作时“拌嘴”。在评价工作表现时，小张对别人抱怨道:“小王这人没法儿和他相处，什么事都很‘较真儿’，再宽厚的人也受不了他。”在有人问小王与小张的关系时，小王笑着说:“是么?我觉得

2、我们关系还行。长期在一块儿，哪儿能少看法不一致的时候呀，小张比我脾气好。”在评价两人人品时，出现了两种截然不同的看法:有人说，小张心直口快，坦诚，实事求是，有矛盾不遮遮掩掩;小王这人文过饰非，明明和小张有矛盾，却不认账，会做人，会来事，多少有点虚伪，至少比小张心眼儿多。另一些人却认为:小张是非多，对别人要求苛刻，背后不饶人;小王宽厚容人，不挑事，息事宁人，不背后议论人。上一页下一页返回内容提要项目任务:作为办公室的秘书，如果领导让我们分析和评价这两个人的表现和关系，我们如何向领导汇报?任务分析:分析评价人物是很需要经验和阅历的，因为人是复杂的综合体，你所

3、看到的往往是他特定环境中的特定一面，不能妄下定论。人物品评，一句话、甚至一个字措辞不当都可能给工作带来极大的被动。因此在碰到类似问题时，秘书当慎之又慎，没有把握的言语，不要太过随性、脱口而出。上一页下一页返回内容提要相关知识如果秘书将打给A领导的电话，错打给了B领导，如何处理?对没有预约的来访者，秘书要不要安排领导会见?这些都是秘书日常工作中最常见的问题，也是秘书“办事”的主要内容。“办事”，秘书的“三办”职责之一，一切事务性的工作都是“事”。从广义上说，“办文”、“办会”也是“办事”;从狭义角度看，所谓“办事”是指除“办文”、“办会”之外所有的事务工作

4、，“办事”的特点就是“杂”，无边无际、无休无止、无时无刻。上一页下一页返回内容提要秘书“三办”中，最基本而且最重要的职能当属办事。办事能力是秘书的重要能力，办事能力直接涉及到完成任务的情况和临机处事的本领。秘书如果缺乏办事能力，参谋助手的作用就无从谈起。秘书秉承领导意旨办事，是分内职责，在自己职权范围内，应主动、独立地办好交办的事，而不能敷衍领导。面对如此纷繁庞杂的事物，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律、举一反三，才能尽量办好所有的事。“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事的悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、办事，把事情办出最佳结果。上一

5、页返回第1单元信息工作情景案例1小刘大学毕业，应聘到一家外企公司做秘书。刚走出校园的他踌躇满志，想轰轰烈烈地做一番大事，可是工作还不到一个月，小刘就碰到几件让他心灰意冷、一筹莫展的事情。首先是老总要他查询公司新产品研发进度，他在图书馆泡了整天，复印了一大堆资料，结果老总看了说早过时了。公司一条1992年引进的生产线亚须进行设备升级，老总要他了解目前该设备生产厂家的产品价格与性能规格，并整理一份“92生产线设备升级方案”，交董事会研究讨论。他仅找到两三家相关设备生产厂家，而且他们的设备与公司现有设备相差无几，老总对此很不满意。项目任务:小刘为什么会感到“心

6、灰意冷、一筹莫展”?作为刚毕业的文秘专业大学生，如何避免重蹈“小刘”的覆辙?下一页返回第1单元信息工作情景案例2小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了一定的理解。会上，分管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。分管财务、分管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领

7、导们的目光一起转向了他。“我先说几条信息请领导们参考:一是我国根食进入市场后，根价上调的趋势十分明显;上一页下一页返回第1单元信息工作二是国际上几个主要根食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性根食歉收趋势已定;三是供应我厂工业根食原料的主产区今年都遭到严重的水灾;第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以根食为原料。根据以上情况，我预计，近期根价必定会上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨o.2一o.s元之间;我厂每年工业原料用根to万吨，按每千克原料用根上涨0.3元计算，每吨将上涨30

8、0元，10吨就是3000元，全年就是3000万!因此，我建议当务之急是在根食涨价