如何开好部门例会

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1、如何开好部门例会为什么要开会?状况信息沟通、解决工作问题、行动方案策划会议的功能：提供信息、汇集信息、解决问题、宣传政策、培育训练会议是群体沟通的方式，是一个集思广益的聚道，通过开会可以达到以下目的：l开展有效的沟通l传达资讯l监督干部、协调矛盾l达成协议和解决问题l资源共享l开发创意l激励士气l巩固领导者的地位高效会议的流程（一）会前准备n策划会议议程目标：明确会议要达到的目标。期望成果：让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们的会议期望值，必要时调整会议。关注：了解团队目前的状态形势，设法增加有效的工作方法和流程，有助于理解沟通或是清除障碍，

2、提升倾听与相互理解水平，将关注点转化为实际的行动，确保会议技能的提高。后续行动：在会议开始前就考虑行动方案，确保大家关注行动与产出不是问题，强调个人行动的责任，增强改善的意愿，设定行动节奏。重复Plan→Do→Reviewn筛选参会人员n会议行政安排n发送会议通知（二）会中控制n宣布会议规则会议的行为准则应当不应当l关闭手机，或处于静音状态l按时开始结束l事先声明约束条件l就如何处理争议达成共识l尊重互相之间发布观点的权利l突出重点，如果比较复杂就先解释再总结l聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论l开小会l同时对1个以上的讨论对话l长时间的1对1讨

3、论l扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点l讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出l直接评论特别爽批评别人提出的观点l没有人对每个内容进行总结并确定行动方案n恰当扮演角色领导者：负责整个会议，设定会议内容与产出l确认与会者名单；l提供支持、信息和资源；l营造氛围；鼓励创意；l作出决定；l需要认真充分的准备、参与并营销会议；l为会议设定合理的较高期望值；l在会议中多使用“我们”而非“我”；l提醒团队任务的重要性。推动者：负责控制会议的程序与进度l坚持实施会议的议程；l适当“管理”与会者的行为；l确保与会者处在“安全”状态；l记录团队的建议与决议；l时

4、间控制；l必要时把大家带回正题；l协助归纳和澄清观点；l协助达成会议成效；l提供反馈。参与者：负责积极的为会议贡献“输入”l事先了解会议议程与目标；l了解会议背景，搜集有用的信息；l积极倾听；l积极提供观点与建议；l遵守会议议程与规则；l恰当的与会“行为”；l承诺并履行安排的任务。n控制议程进度严格按照议程控制进程会议主持人规则：l准时到场，按时开始；l正确开场并引入日程表；l制定规则；l确保发言全面；l保持讨论不离题；l看表，提醒人们注意时间；l通常要时不时地进行清除简要的总结；l确保决定正确地做出，并得到同意；l应付扰乱、感情激动性事件；l总结并确定后

5、续行动。会议主持人控场技巧：开场白→澄清观点→展开讨论→推动决策→总结行动n推动达成决议（二）会后跟进n迅速总结评估n发送会议纪要会议纪要使用统一格式；会议纪要的正文：要求对会议整体情况做简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范。n立即行动跟进n持续改进会议