民营企业档案管理1

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1、民营企业档案管理***档案局2010.6.101主讲内容企业管理档案经济合同管理档案2企业管理档案3企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。企业档案的含义4民营企业档案的分类序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D55设备档案E6会计档案F7合同档案G8员工档案H9特殊载体档案J6企业档案分类原则：以全部档案为对象依据企业管理职能结合档案内容和形成特点7保持档案材料的内部有机联

2、系方便管理与利用协调统一、不随便改动8A企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。9二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；10正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；11来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。12三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步

3、骤：1收集文件7文件著录2区分年度8填备考表3划分期限9文件装盒4文件装订10打印目录5文件排列11入库装箱柜6文件编号131、收集文件把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（归档范围见书P17-18）14对不需归档的文件要进行剔除。要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。152、区分年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。16一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、

4、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。17长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。18跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。193、划分期限准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（16－50年）、短期（15年以下）。（保管期限表见书P25）204、文件装订修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。21

5、超大纸张折叠对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠22去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。23如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。24装订采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。25××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

6、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉26×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订275、文件排列由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。28由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一

7、机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。29统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。30同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。316、文件编号归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗号类别号期限年度机构件号32全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15全宗号：通常指国家综合

8、档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）33全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A34全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期35全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。36全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号15机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号