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民营企业档案管理1

'民营企业档案管理1'
民营企业档案管理 ***档案局 2010.6.10 1主讲内容 §企业管理档案 §经济合同管理档案 2企业管理档案 3企业档案的含义§ 企业档案是指企业在日常工作中 从事企业管理、生产、经营、销 售、经济核算及科学研究等活动 中直接形成有保存价值的真实记 录。主要包括文字、图表、音像 等。 4民营企业档案的分类 序号 内 容 代号 1 企业管理性档案 A 2 基建档案 B 3 科研档案 C 4 产品档案 D 55 设备档案 E6 会计档案 F7 合同档案 G8 员工档案 H9 特殊载体档案 J 6n企业档案分类原则: ?以全部档案为对象 ?依据企业管理职能 ? 结合档案内容和形成特点 7?保持档案材料的内部有机 联系?方便管理与利用?协调统一、不随便改动 8 A 企业管理性档案一、档案与文件的区别§ 尚未办理完毕的文件不是档案, 凡处在文书处理过程中的文件, 都不能归档。§ 对日后没有查考价值的文件不是 档案 。 9 二、件的含义§ 单份文件,每份文件为一件;§ 各种报表、名册、图册、书刊、 会议记录等,一册(本)为一件; 10§ 正本与定稿为一件;§ 正件与附件为一件;§ 正文与文件处理单为一件;§ 原件与复制件为一件;§ 转发件与被转发件为一件; 11§ 来文与复文、去文与复文(具体 包括请示与批等)可作为组合件, 或各为一件。 12三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤: 1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 文件编号 6 13 1、收集文件§ 把反映本单位主要活动的,应该 归档的文件材料收集齐全、完整。 (归档范围见书P17-18) 14§ 对不需归档的文件要进行剔除。§ 要注意“帐外”文件的收集,特 别是各种上报图表、花名册、本 单位出版的书刊和外出开会带回 的会议文件等。 15 2、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分,即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。 16§一般的文件材料,放在其形成 的年度归档。§计划、预决算、总结、报告、 统计报表等,放在文件内容针 对的年度。 17§长远规划,放在文件内容针对 的头一年。§多年的总结、报告,放在文件 针对的最后一年。 18§跨年度的案件,放在结案的一 年。§跨年度的会议,放在闭幕年。 19 3、划分期限§准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值,保管期限分别 定为永久(无限期)、长期 (16-50年)、短期(15年 以下)。(保管期限表见书 P25) 20 4、文件装订§修裱破损或页幅过小的文件§复制字纸模糊或易褪变的文件, 对以纯蓝墨水、红墨水、复写 纸、圆珠笔、印台油、铅笔等 字迹材料制成的文件材料及传 真件等进行复制。 21§超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大 于A4规格的文件,需要加以 折叠。操作是要尽量减少折叠 次数,文件页数较多时,宜整 份折叠 22§去除会生锈的金属物(订书钉、 曲别针、大头针等装订用品)。 23§ 如果是组合件,按以下顺序进行 组合件内的文件排列: 正本在前,定稿在后;正本在 前,附件在后;原件在前,复制 件在后;译文在前,原文在后, 转发文在前,被转发文在后;复 文在前,来文在后。 24§装订 采用左侧、下侧对齐方式 对,用不锈钢钉装订或线装订。 25 ××× ××× ××× ××× 不 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 锈 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 钢 ××× ××× ××× 钉 ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× 26 ×××三 ××× ××× ××× 点 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 一 ××× ××× ××× 线 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 装 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 订 ××× ××× ××× ××× ××× ××× 27 5、文件排列§由单位档案室集中归档的单位: 先将归档的文件材料按三个保 管期限分开,同一保管期限的 文件材料按照“机构-时间” 或时间先后排列。 28§ 由各部门分别整理归档的单位, 先将归档文件按机构分开,在将 同一机构的文件按三个保管期限 分开,同一保管期限内按时间先 后排列。 尽可能将关系密切的同一活 动、工作、会议形成的文件材料 排列在一起。 29§统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列,该套文件内部按文件 形成的时间先后排列。 30§ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。 31 6、文件编号§ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章,并填 写有关栏目的内容。 全宗号 类别号 期 限 年 度 机 构 件 号 32全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15 全宗号:通常指国家综合档案 馆给立档单位的代号(企业没 有全宗号的,可不填写) 33全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15 类别号:不同门类档案的代号, 如管理性档案为A 34全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15 期限:档案的保管期限,分为: 永久、长期、短期 35全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15 年度:以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。 36全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15 机构:填写文件形成或承办部 门的简称或代号(不分机构编 档号的单位此栏可空)。 37全宗号 类别号 A 期 限 永久年 度 2005 机 构 件 号 15件号:以年度为界限,由档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号,由各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号,不空号。 38不分机构编件号 年度 期 限 文件数量 件 号 永久 45 1-45 2005 长期 250 1-250 短期 285 1-285 永久 58 1-58 2005 长期 210 1-210 短期 280 1-280 39分机构编件号 年度 机构 期 限 文件数量 件 号 永久 50 1-50 2005 办公室 长期 200 1-200 短期 280 1-280 永久 78 1-78 2005 业务科 长期 185 1-185 短期 250 1-250 …… ….. ……. 40§在每年归档工作结束后,如发 现有其他应归档文件材料未归 档,可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。 41 7、文件著录 把归档文件的有关项目 录入档案管理系统。§著录项目必须准确、详细,以 提高利用文件的查准率、查全 率。 42§必须著录的项目有:文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号(没有全宗号可留空)、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。(见图样) 43 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府件号:以年度为界限,一个保管期限编一个大流水号。 44 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府责任者:制发文件的组织或个人,即文件的署名者或发文机关;联合发文的,可只著录第一责任者。 45 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府文号:文件的发文字号,如“从府[2005]X号” 46 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府题名:即文件的标题,一般应照实抄录,不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容,无法揭示文件的实际内容或成份,应加拟或重拟,附于原题之后,外加“[ ]”号 47 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府日期:指文件形成日期。 48 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005] 06-02 民政 X号 府页数:指归档文件的有效页面数,文件处理单也要统计页数。 49 归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 A 2003 短 期件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备号 者 页数 式 注1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005] 06-02 民政 号 府备注:用以标注归档文件的变化情况或参见档号。 50 8、填写备考表 盒内文件情况说明:主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。 51§ 整理人:由负责本盒文件整理归 档的人员签名。§ 检查人:由负责本盒文件归档质 量审核的人员签名。§ 日期:填写归档的年、月、日。 52 9、文件装盒§将整理好的归档文件按照编号 顺序装入档案盒,文件松紧要 适当,盒满为限。同一盒内同 一年度,同一保管期限。 53§在档案盒的背脊上填上以下项 目:全宗名称、全宗号、类别 号、年度、期限、机构(不分 机构的单位可空)、起止件号。 (详见下图) 54 全 × 宗 已 ×档 名 公 称 填 司案 全宗号 好 全宗号盒 类别号 的 类别号背 档 A 年 度 案 年 度脊 2005式 机 构 背 机 构 脊样 期 限 期 限 事 短 期 起止件号 例 起止件号 1-28 55 10、打印目录§按不同的保管期限打印并装订 归档文件目录,一式一份。§“档案目录”由“归档情况登 记表”、“归档说明”、“归 档文件目录”三部分组成。 56(1)目录夹封面 全宗名称 ×××公司 全 宗 号 类 别 A 期 限 短期 年 度 2005 57 全宗号(2)目录夹背脊 机 构 类别号 A 期 限 短期 年 度 2005 58(3)填写归档情况登记表 归档情况登记表 单位名称:××公司 保 管 接 收 年度 保管期限 件数 备注 单位 姓名 单位 姓名 2002 永久 50 ××× 2003 永久 75 ××× 2004 永久 23 ××× …. …. …. 59(4)拟写归档说明,内容包括:l 本年度立档单位主要工作概况,l 本年度内设机构及单位领导人变 化情况l 本年度管理性档案(文书)归档 情况 60 ×××公司二○○三年归档说明一、主要工作概况(此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写)二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门(××、××……..)共有职工××人。2、领导人变化情况 ××任总经理 ××任财务总监 ××任技术总监三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定,收集齐全, 严格划分保管期限,及时归档,编制了档案目录,共归档 308件,其中永久108件,编号1-108件;长100件,编号 从-100件;短期100件,编号1-100。 二○○四年×月 61(4)打印归档文件目录 全宗号 类别号 年度 保管期限 机构 归档文件目录 A 2005 短 期 件 责任 文号 题 名 日期 归档 文件格 备 号 者 页数 式 注 1 从化 从府 关于×××的通知 2005- 5 市人 [2005]x 06-02 民政 号 府 62§装订“档案目录” 如果每年文件数量不多,形 成目录页数较少,可将若干年 度的同一保管期限的归档文件 目录装入一本目录夹中(每年 的归档文件须另起一个流水 号)。 63§具体装订时,先放置“归档情 况登记表”,再按时间先后顺 序将若干年的“归档说明”排 在前面,在按顺序接排相应年 度的归档文件目录。 64 11、入库装箱柜 §室库内档案箱柜装具应排列有 序,统一编号。有利于提供利 用。 65§一般要求采用分保管期限排架 方法,这种方法便于档案按年 度、保管期限进行检索。档案 存放方式采用竖放方式,从上 到下,从左到右有序排列存放, 它的优点是便于存放和拿取档 案。 66G 企业经济合同管理类§ 经济合同档案是本企业对各类企 业和客户授信活动中形成的,反 映信用业务工作情况并且有保存 价值的文件材料的总称。主要指 企业的生产经营、销售合同及客 户管理档案。 67§ 根据企业的实际情况可设置为经 济合同、客户管理档案类。 68合同材料的分类整理1.可按合同形成的地区排列。2.可按合同形成的时间顺序进 行排列。 693.可按合同形成的内容种类进 行排列。 70类目标识编制: (1) 适用中小型企业、合同 材料不多: § G 1 ——1 案卷号(顺序号) 目录号(第1本目录) 大类代字 (企业经济合同管理 类) 71(2)适用大中型企业,合同、客户材料较多的 7273§ 根据本单位的实际工作中产生的 合同材料而定,类目设置可增可 减。 744.合同档案保管期限分为长期(16-50年)和短期(1-15年)。 755、合同档案的整理(1)单份合同的整理(2)以卷的形式整理的方法 a.卷内文件排列 b.编页码 c.拟写案卷标题 76d.填写卷内目录 全宗号 卷内文件目录 目录号 G1.1 案卷号 1 顺 序 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注 号 ××公 2002. 1 ×× ××合同 1 司 02.05 ….. …… 77e.编制封面 案卷封面 ××公司 ××公司与××公司签定 ××合同、协议书 自 2002年2月至2005年2月 保管期限 长期 本卷共 1件 23页 归档号 全宗号 目录号 G1.1 案卷号 13
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