档案管理暂行办法

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1、档案管理暂行办法第一章总则第一条 为规范灵石中煤化工有限责任公司(以下简称“公司”)的档案管理工作,提高档案管理水平,更好地为公司发展服务,根据国家档案局和上级的有关规定,特制定本办法。第二条 公司综合管理部档案室负责档案的收集、整理、保管等管理工作。第二章档案形成及归档第三条 公司各部门在生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等资料都应归档。各部门均应指定专门承办人,负责档案资料的收集和整理工作。收集的文件资料必须完整,能准确反映企业的生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实情况和历史过程,具有保存

2、价值。第四条公司工作人员因公外出,参加学习考察(包括出国考察)和参加各种会议,带回的应归档的文件材料应到档案室办理归档。第五条归档的案卷符合规范化要求,案卷质量达到:文件材料齐全完整,分类准确,组卷合理,卷内文件排列科学系统,保管期限划分准确,标题简明确切,卷内目录完整,书写工整,装订结实,整齐美观,案卷排列合理。第六条公司档案工作按照集中统一管理的原则,严禁任何档案材料保存在个人手中。第七条归档时间一、各项管理活动中形成的文件材料,在次年三月份前,由各职能部门负责人审定后归档。二、课题研究、基建工程、技术改造技措或其它技术项目,在任务完

3、成或告一段落时,应将档案材料组成保管单位,由项目负责人审定后归档。三、新购设备(仪器)的文件材料,在开箱验收时,接收档案。四、当年的会计档案、经营档案年末后,由所在部门暂存一年,期满后由兼职档案人员送交档案室归档。五、声像、照片档案在各项活动后,将正片和底片整理好随时归档。六、实物档案、情报资料随时归档。各部门兼职档案员移交档案资料时,须经部门负责人审核签字确认,移交归档文件资料时应填写“灵石中煤化工有限责任公司移交清单”,移交双方要进行签字认可。第八条部门和人员发生变动时,必须及时移交应归档的文件材料。移交归档文件时应填写“灵石中煤化工

4、有限责任公司移交清单”。第九条档案室对各业务部门文件材料的形成积累,整理和归档工作在业务上要经常进行指导、监督、检查。第三章档案管理第十条公司档案根据内容的不同,分为两级:一级档案是公司文件资料,即:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物;二级档案是公司内部资料,如:生产日报表、月报表、过磅单等。第十一条文件资料的保管期限分为永久(五十年以上,不含五十年)、长期(十六年至五十年,含五十年)和短期(十五年以下,含十五年)三种。凡是反映公司主要职能活动和基

5、本历史面貌的、具有长远利用价值的文件资料,应列为永久保管;凡是反映公司一般活动的、在比较长期内对公司具有查考利用价值的文件资料,列为长期保管;凡是在较短时间内对公司具有查考利用价值的文件资料,列为短期保管。对公司有参考利用价值的内部资料,保管期定为5年。第十二条归档的文件资料必须是原件(一式两份),如遇一份原件必须用电子扫描件,如无原件,复印件必须加盖公章,并附加说明,由有关负责人签字后归档。传真件、扫描件同原件一并归档。外文资料须将标题翻译成中文后归档。第十三条 档案保管时,要定期进行档案的清理核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质

6、的档案,要及时进行修补和复制,档案因移交,作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。第十四条档案保管过程中,需要有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。第十五条 图纸的修改、补充一、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。二、修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。三、整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后,根

7、据需要另行保管。第十六条对各种档案的保管期限、密级,必须进行“随时”或“定期”的鉴定,对须鉴定的档案,由档案部门和业务部门提出意见,本公司档案管理员组织有关人员共同审定,提出鉴定报告,经领导批准后执行。第十七条对已失去利用价值的档案,删除销毁时,必须填写销毁登记表,连同鉴定报告和领导批准手续,一并存档备查。执行销毁任务时,必须由公司领导指定的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁登记表上签字。第四章档案借阅第十八条公司档案、资料主要供本公司领导、有关部门及人员使用。第十九条查阅档案应在档案室,经综合部负责人批准后方可查阅。因特殊情况需

8、要借出时,须经总经理和综合部负责人批准,办理好借阅手续,方可出借。档案、资料的借出时间不得超过一周。若还需继续借阅,要办理续借手续。第二十条外单位人员查阅档案,必须持有单位介绍信(注明身份、查

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