侨鑫集团珠江新城工程档案资料管理培训

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1、第一页侨鑫集团珠江新城项目管理中心工程档案资料管理培训二OO九年九月第二页一、档案资料管理的重要性1、档案资料在《项目管理知识体系指南》（PMBOK指南）里被统称为：组织过程资产OrganizationalProcessAssets，组织过程资产贯穿于项目管理的9个知识领域和44个管理过程，是项目管理理论不可缺少的一个组成部分；第三页组织过程资产定义：来自于任何或所有参与项目的组织的正式或能够用于影响项目成功的任何或所有同过程有关的资产。过程资产包括正式和非正式的计划、方针、程序和指导原则。过程资产也包括组

2、织诸如吸取的教训和历史信息这样的知识库。第四页组织过程资产可以归纳为如下两类：■组织进行工作的过程与程序；■组织整体信息存储检查知识库；包括：★过程测量数据库★项目档案★历史信息与教训知识库★问题与缺陷管理数据库★配置管理知识库★财务数据库第五页1、档案资料管理的好坏，体现了项目管理水平的高低；★它是工程项目管理规范化、程序化、标准化、精细化的体现；★它是工程项目管理过程的痕迹，在某一特定的时候，它是企业利益的‘护身符’；★工程项目的评优，实体工程质量与工程档案质量各占50%权重；3、档案资料的管理为项目管

3、理不断总结提高、完善自我、提升市场竞争力提供了宝贵的经验财富第六页一、档案管理的分类与关系■根据地产板块组织架构下项目管理中心的主要职能，是对工程项目实施阶段的全过程进行统筹、协调、管理直至交付使用，故管理中心的档案资料主要是在项目建设过程中产生的，按对其进行管理的主体分为两类：★管理中心文档资料的管理责任人：文员或资料员★工程资料的管理责任人：专业工程师■这两者的关系是相容性，管理中心的文档资料覆盖工程资料第七页1、管理中心文档资料的管理责任部门综合管理部责任人文员或资料员工作监督检查部门项目管理中心管理

4、的目标操作简便条理清楚资料完整检索快捷操作的模式利用管理中心办公局域网，在《文档资料管理操作指引》统一平台上工作管理的窗口对所有合作单位称：资料室，所有进出管理中心的文件、资料、图纸、变更、签证单、合同等等均由此窗口；■责任部门：综合管理部责任人：文员或资料员■工作监督检查部门：项目管理中心■管理的目标：操作简便条理清楚资料完整检索快捷■操作的模式：利用管理中心办公局域网，在《文档资料管理操作指引》统一平台上工作；■管理的窗口：对所有合作单位称：资料室，所有进出管理中心的文件、资料、图纸、变更、签证单、合同

5、等等均由此窗口；第八页■窗口职责：★收、发文件、图纸、设计变更、工程合同以及相关工程资料等；★做好登记，资料管理台帐的录入、资料成册归档、资料存放保全；★重要文档资料的电子信息转化；★定期备份电脑资料信息；★快速查找并提供档案资料信息；★跟办急件、签证单、粮单、竣工结算资料；第九页■管理规定：★对所有新进场合作单位，资料室应及时发出业主方资料管理要求的指引；★所有合作单位向业主发文，应提交原件一式两份；★合作单位在多次催促也无人收取文件的情况下，资料室应以特快专递的形式发出文件，邮资可向对方索赔；★所有文档

6、资料的档案流水编号由资料员统一编排、管理，专业工程人员无需理会；第十页★除合作各方的资料员外，与工程相关的任何人员不得代为转交文档、资料，各单位的文件传递应在资料员间进行；★所有业主方的工程文件应有三级审核确认机制，一般性文件/资料：专业工程师→→专业经理→→项目副总，特殊或重要文件/资料：专业工程师/专业经理→→项目副总→→项目总经理，视文件种类和问题性质由项目总经理定；★所有合作单位的来函回复必须行文经审批后发出，严禁以在来函上手写加批意见形式回复；★业主方所有人员的签名应附带真实日期；第十一页1、工程

7、资料的管理■责任部门：项目部责任人：专业工程师■工作监督检查部门：项目管理中心■管理的目标：条理清楚信息完整更新及时取用便捷■操作的模式：利用管理中心办公局域网，在《工程资料管理台帐》统一平台上工作第十二页■管理的规定：★项目部应加强专业工程人员文件处理时限的管理，一般性文件处理不得超过三个日历天；★项目部应加强专业工程人员文件批复质量的管理，流程性文件严禁用签名替代审核意见；★项目部应按建筑设备安装工程、土建工程、室内精装修工程三大专业设置工程资料管理台帐，同时指派专人对这些台帐进行录入、更新等管理工作；

8、第十三页★所有合同工程图纸，项目部必须保存一份原件；★项目部应分专业指派专人进行设计变更的管理，并及时在所保存的施工图纸原件上对设计变更进行标识；★项目部应分专业指派专人进行工程实物影像资料的管理，定期编辑按月上传资料室存档；★项目部应指派专人统一进行对合作单位违约扣款或索赔的管理；第十四页三、《管理中心文档资料管理操作指引》的解释■合作单位来文★（流转路径、操作说明、表格链接）第十五页★项目管理中心内部工程管理