档案管理制度及流程2

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1、档案管理制度及流程第I条目的建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。第II条适用范围本标准适用于公司所有员工。第III条定义1.档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。2.借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。3.档案管理部门：指行政人力部4.一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。5.二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。6.三级档案：保密等级

2、为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。第IV条档案使用审批权限1.总经理：审批一级档案使用申请。2.行政人力部负责人：审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。3.申请人部门经理：审批三级档案使用申请。4.行政人力部：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。第V条档案分类分级(种类)行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门

3、和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部负责人审批后，发各部门执行。档案种类包括，但不限于：1.制度性文件：各项规章制度、管理办法等。2.会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等。3.计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。4.证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。5.汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇

4、报材料等。6.声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等。7.题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。8.技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。第VI条公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。2.1.4.1永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.

5、1.4.2长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。2.1.4.3短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。第VII条档案归档及要求1.各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。2.对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部档案室移交。行政人力部对档案进行审核后签字，并按规定对档

6、案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。3.移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。4.归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起。5.立卷时应概括而简洁地写好案卷标题，编制好案卷目录，并装订整齐（用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定）。6.填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。7.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。8.声像档案的录制必须详细记录事由时

7、间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。9.档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。第VIII条档案档案资料的日常管理1.公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。2.部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索利用。3.文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。4.行政人力部负责财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。5.财务类的档案由财务部门负责归档与

8、保管。6.其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部。第IX条档案的