行政、人事、合同、业务接待管理制度

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1、行政、人事管理制度行政部作为公司行政、后勤管理部门,根据其管理权限和工作范围,订立如下制度。目录一、公办用具、用品购置与管理二、电脑、微波炉、打印(复印)机、电话管理制度三、印章管理制度四、档案管理制度五、文件管理制度六、图书管理制度七、工作会议制度八、安全保卫制度九、人事管理制度(具体参照公司人事规章制度)十、加班管理制度十一、办公室卫生管理十二、资金、现金、费用管理十三、会计核算原则及科目十四、财务机构与会计人员十五、其他一、公办用具、用品购置与管理(具体参照办公用品采购与管理制度)1、所有办公用具、用品的购置统一由行

2、政计划、报经人事主管批准后方可购置。2、所有用具必须统一由行政专人管理,办理登记领用手续、办公柜、桌、椅要编号,经常检查核对。  3、个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。4、控制用品规格、数量,节约开支。5、所有办公用品的购买,按公司《财务管理办法》规定办理。6、行政部建立办公用品领用,保管台账,对领用部门和领用人进行量化管理。7、非一次性消耗的办公用品明确保管人和使用人(部门),工作异动时纳入移交内容。8、办公用品严禁带私用。9、工作人员上岗时由行政负

3、责人领取办公用品并予分发,员工离职时,应上缴剩余办公用品。二、电脑、微波炉、打印(复印)机、电话管理制度1、电脑、打印(复印)机由行政前台管理使用,非专职文印人员不得自行操作。2、打印(复印)文件需经行政部领导批准,个人资料不予打印(复印)。3、办公电话限公务使用,个人事务禁止使用办公电话。4、通话应简洁扼要,不得占线聊天。5、禁止拨打所有声讯、信息台,拨打长途电话时,长途区号+电话号码。三、印章管理制度1、公司印章是指公司作为企业法人维护、行使权利并履行义务时为证明真实合法性使用的行政章、财务章、合同章、法人印鉴等印章。

4、2、公司印章的刻制、改制与废止由董事会决定,由行政部负责具体办理。3、公司印章关系到公司的法定权利义务,其管理、使用必须极其严格、严肃。4、公司印章的管理分工为:行政章、合同章由行政部指定的印章管理员与行政部经理双管,财务章由主办会计专管,法人印鉴和银行必签印章由出纳和财务总监双管。专管人对印章的安全保管和合法使用负法律责任,非经正式移交,专管人不得将所保管的印章交给他人。5、使用公司印章的批准权为:行政章、合同章的使用批准权为总经理。财务章、法人印鉴用于财务事务性、程序性工作时,由财务总监独立批准用印;用于其他事务时,由

5、总经理、财务总监双批。凡不符合本规定的用印,印章专管人有权拒绝。6、公司制定《印章使用登记表》,列表使用事由、经办人、批准人、印章管理人等栏,做到一用一登记,次次有记载。7、印章使用在公司内进行。特殊情况下确需携带外出时,需由监事批准且由印章管理员持印一同前往。8、禁止在空白凭证和没有批准内容的空白纸上用印。9、公司以关联企业名义进行工程管理活动时,凡关联企业委托管理或书面同意刻制的印鉴,均参照本办法管理、使用。10、公司任何部门分支机构均不刻制部门专用印章。四、档案管理制度1、除财务档案和工程档案分别由财务和工程部独立建

6、档保管外,公司其他所有文书档案均归公司行政部负责建档保管。2、行政部内设档案室,行政助理兼任档案管理员,具体负责档案的管理工作。3、档案管理的基本任务:1)负责公司档案的收集、整理、保管。2)对各部门的档案工作进行指导、检查和监督。3)编制必要适用的检索工具,为公司领导和各部门的工作服务。4)严格遵守国家和公司的保密规定,确保档案的机要性。5)执行档案接收、借阅登记制度,确保档案的完整性。4、公司档案的归档内容包括:1)公司设立、变更等涉及公司历史沿革的资料;2)公司规章制度及公司的全部下发、外送文件;3)公司经营活动所产

7、生的合同、协议、可研报告、图文资料;4)公司股东名册、员工档案、客户资料等;5)公司法律事务所形成的资料;6)其他重要资料。5、公司内部人员查阅、借阅、复制档案必须经行政部领导批准;外单位人员查阅、借阅、复制档案经总经理批准。6、档案存放处为机要重地,非管理人员不得入内,且须配备消防器材,并定期检查,严禁在内吸烟、生火。7、档案的销毁按《档案法》规定办理手续。五、文件管理制度1、公司外来文件一律由行政部处理,并将处理结果登记备查,重要事项应予以存档。2、公司文件由承办部门起草,行政部负责审核定稿,然后交主管副总经理审阅,再

8、呈送总经理签批。行政部负责对文件进行统一编号,并负责文件的发送与归档。3、各部门应保管好公司文件,不得外送、遗失。每一年度终了时,应将文件整理全部移交行政部统一处理。4、凡涉及公司权利义务的文件、函电的外送,均须在征求总监室或法律顾问的意见后决定如何修改或是否发出。六、图书管理制度1、本制度所指图书包括

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