《办公管理复习三级》ppt课件

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1、三级秘书职业资格证书考试——办公事务管理考试形式◆选择题单选（四个备选答案中选择一个正确答案）多选（四个备选答案中选择二个以上答案）◆录像题通过观看视频录像找出考点并判断分析◆实务操作题用文字形式阐述完成一个工作任务所应该做的工作内容（5级、4级、3级）办公环境管理1办公室日常事务管理2办公用品与设备的使用与管理3速记4保持工作环境清洁：空气流通（秘书知道开关窗户通风)阳光不直射电脑屏幕，（使用窗帘）光线太暗，（使用人造光源）声音：安静办公环境管理（5级）（录像）恰当放置个人用品：非工作用品不放各归其位（电话，电脑，文件夹，茶具，报纸等）办公桌清洁四

2、级秘书办公环境（3种形式）办公环境安全、整洁、健康.办公环境美化目标1健康、安全的办公环境知识点安全隐患记录表设备故障工作程序原则：有利于沟通；便于监督；协调、舒适光线：来自桌子左上方或者斜后上方空间大为3m2_10m2,小为1.5m2_8m2温度：20℃——25℃同室工作人员面朝一个方向主管座位位于员工后方禁止吸烟消防设施能正常使用目标2美化办公环境知识点桌子要同样大小办公桌要按照直线对称原则和工作程序的顺序摆放通道布置现代化，常用设备要精美、坚固、耐用绿化工作墙面装饰（字画等），组织标识简约美布置办公室程序（5点）1.对各部门的业务工作内容和性质

3、加以考察，分析，明确各部门、各员工间的关系，确定办公室和工作位置；2.列表将各部门工作人员以及工作记载下来，按照人数以及办公所需空间，分配每个人空间大小。3.根据工作需要，选配家具，桌椅。4.绘制座位布置图，依图布置。5.对设备安放提出合理建议。三级秘书办公环境（选择、录像、操作题）办公模式（类型，适用者）办公室布局目标1办公模式类型知识点办公模式P94在家工作：适合研发部门（电子工作日志，定期会议，上司经常性联系、督查）远程工作：可节省办公空间费用。弹性时间工作：被用来作为激励员工的方式，灵活性强。（只适用于某些部门）虚拟办公室：要配备计算机等现代

4、设备兼职工作：适用于某些专项工作，如记账、it技能等。（节省费用，但是难于管理）合同工作：适用于优秀技术人员或者有特殊才能人员（难以保证机密和安全）交替工作：适用于无法全勤工作的人员。（难以保证交接，客户更喜欢其中之一）临时办公桌：适合于在家工作等人员到企业工作的情况。（节省资金）办公模式的优缺点（一般）1.节省费用2.减少交通费用、污染3.利于聘用到人才4.能激发员工积极性5.灵活多样，有利于增强企业竞争力1.管理、监督难度增大2.同事间交流减少3.需要投资办公设备4.难以保证机密5.难以保证工作延续性.导致办公模式变化的原因办公场地费用高城市中严

5、重的交通问题高科技发展企业自身发展对人力资源的要求企业间竞争加大企业组织结构的变化现在社会人们对自由的要求目标2合理进行办公室布局知识点两种办公室格局优点开放式封闭式易于沟通安全便于监督节省费用共享设备保密性好隐私性好不被打扰两种办公室格局缺点开放式封闭式难于保密费用高容易被打扰噪音大无私人空间难于监督难于交流设计办公室布局的工作程序P105分析部门要求设计平面图选择家具、设施、装饰-面积、空间-人员流动频率-声音要求-设备、家具桌子、椅子、空间、设备专业化以及认真外观愉快工作环境：颜色、植物、图片采光、温度、通风自然光温度：舒适，通风征询意见修改完

6、善设计办公结构和布局需要考虑的办公室人员人数需要购买或者租用的面积机构建制和办公空间分类组织经营的性质或者内容部门间工作联系（业务联系紧密的放一起）办公室间隔方式同工作和保密需要走廊、楼梯、通道适合安全需要办公室要在设计上讲究灵活性办公室日常事务管理电子信息纸面信息口头信息保密预订需要，提前，能协调矛盾，填表签收，拆封，登记，寄发谈话对象、场合、内容，纪律从收到发到存放到销毁计算机，传真，电话5级秘书邮件收发车，会议室电子信息正确使用计算机滚动页面和信息加密功能(接待)打印机密文件人不离机(接待)使用密码，经常更换定期杀毒，必要时安装报警系统不能带保

7、密信息出单位计算机显示屏不要被别人看到(接待工作中)笔记本电脑要随身携带不安装借来的程序保密信息财务信息客户信息产品信息人事信息4-1印章和介绍信的管理（录像）印章专人管理放到有锁的抽屉或者保险箱内用印要有审批手续，领导签字（用前申请，用后登记）非指定人员，不许带出办公室正确用印(一次成,手法，位置,用前检查)不许在空白纸上用印介绍信不得开具空白介绍信人数要汉字大写有效期盖夹缝章，以及日期章4-2零用现金管理（录像题）管理要求：（1）现金放到保险箱中（2）建立帐簿（3）程序：填写“零用现金凭单”——秘书核对——交付现金——核对提交发票和现金凭单——附

8、票据金融服务：秘书要熟悉信用卡、旅行支票、快汇等4-5差旅费报销（录像）考点：了解申请差旅费是上司商务旅行中