《办公室的会议管理》ppt课件

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1、第二章办公室的会议管理主要内容一、会前的计划与筹备二、会间的组织与服务三、会后的善后处理一、会前的计划与筹备主要内容1、安排会议议题2、邀请与会者3、安排会议日程与议程4、确定会议地点5、布置会场6、及时发送会议通知1、安排会议议题—程序渠道：（1）上司指示交办的问题（2）下级单位提请讨论决定的问题（3）上司下达命令，需要各部门贯彻执行的问题根据会议的目的与任务对议题进行筛选将议题以及与议题有关的文件、资料提交领导，由领导确定会议议题收集议题筛选议题确定议题1、安排会议议题—要点（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决的问

2、题，一般不要安排上级会议讨论（2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排一个主要议题和一两个小议题为宜（3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论（4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会者阅读，准备意见（5）准备一些后备议题，以备不时之需2、邀请与会者—选择与会者程序：选择与会者要领：（1）与讨论议题有直接关系的人（2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人（3）发言具有代表性和权威性的人注意：若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节约他们

3、的时间选择与会者评估与会者通知与会者2、邀请与会者—选择与会者不同类型会议理想的出席人数：解决问题性型少于5人调查问题型少于10人工作回顾或展示型少于30人动员型越多越好信息发布会人数几乎没有限制决策会议最好限制在7人以内在决策会议上应有以下4种类型的参加者：信息提供者决策制定者决策执行者受益者2、邀请与会者—评估与会者与会人员评估举例信息提供者是否具有可供分享的信息销售经理意见提供者能否提供特殊的意见或建议生产经理特殊技能专家他们的专业身份是否有用作为顾问的律师授权者能否保证已获同意的决策贯彻实施财务经理2、邀请与会者—通知与会

4、者通知与会者：及时通知（1）方便与会者准备相关的会议资料（2）确定与会者能否出席注意：与会人员名单需上司确定，人数从严控制，人员谨慎决定，使给参加者不漏，不该参加者不来3、安排会议日程与议程—要领安排会议日程的要领（1）把握会议目的（2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、权威的与会者能够出席（3）根据多数人的意见安排日程（4）例会原则上要如期开，但并不是非开不可（5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会3、安排会议日程与议程—设计议程安排会议议程的程序：议程设计要把握度：议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离题;过于紧凑，无法专心

5、于一个话题，问题分析不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解决问题组织者可向与会者发问题征询意见：——你在会议上发言的论题是什么？——你的发言需要多长时间？——你希望讨论什么样的问题或事情？根据得到的反馈，着手编写议程表设计议程编写议程分发议程3、安排会议日程与议程—编写议程XX会议议程2006年9月22日上午9点至下午17：30花园酒店国际会议厅1.（9：00）开场白2.（9：10）为缺席致歉3.（9：20）批准上次会议备忘录4.（9：40）各部门销售情况报告（10：30）会间休息5.（10：40）分析产品滞销问题原因（12：

6、00）午餐及午休时间6.（14：00）商讨并列出可能的应对策略（15：30）会间休息7.（15：40）评估应对策略，作最后决议8.（17：00）特别事宜、其它事宜9.（17：30）会议结束3、安排会议日程与议程—分发议程议程拟定后到议程的最后确定过程：拟定会议议程呈送领导审批分发与会者汇集与会者建议重新拟定议程4、确定会议地点—需收集的信息选择会议场所需要收集的信息：收集信息有关会议要求的具体信息符合条件的会议场所的地点信息有关会议场所应具备的条件信息4、确定会议地点—选择会议场所依据的标准有：（1）场地大小必须合乎会议比例（2）

7、场地位置必须方便与会者（3）场地应该有良好的照明、调温以及通风设备（4）场地应该配备适当的开会设备（5）场地应避免外界干扰（6）场地的租借成本必须合理各种类型的会议场所优缺点场所优点缺点领导办公室（1）方便领导翻阅参考资料；（2）领导的权威性得到强化（1）电话或人的干扰（2）气氛不热列（3）人数多会拥挤职员办公室（1）提高职员的地位和士气（2）与会者能畅所欲言若狭小，会使双方感到不适单位会议室避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题外人可能同与会者接触而打扰会议外面会议室（1）没有任何一方占地主优势（2）会议保密性很强（1）租借

8、成本可能昂贵（2）与会者可能不熟悉各种类型的会议场所优缺点场所优点缺点会议中心（1）配备适当的大会设备（2）提供技术支持和安全保卫缺少非正式的小规模聚会机会培训中心（1）提供学习氛围（2）完善的会议设施设备租借成本昂贵异地的办公室（1）适合来自各地