不动产登记档案集约化管理和信息资源利用

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1、不动产登记档案集约化管理和信息资源利用2013年11月，国务院常务会议通过决定，将分散在多个部门的不动产登记职责整合由一个部门承担，一是由国土资源部负责指导监督全国土地、房屋、草原、林地、海域等不动产统一登记职责，二是建立不动产登记信息管理基础平台，实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享，消除“信息孤岛”。三是推动建立不动产登记信息依法公开查询系统。近日，中央编办发布《中央编办关于整合不动产登记职责的通知》，公布了不动产登记职责整合的方案。《通知》指出，国土资源部指导监督全国土地登记、房屋登记、林地登记、草原登记、海域登记等不动产登记工作，会同有关部门起

2、草不动产统一登记的法律法规草案，推进不动产登记信息基础平台建设。全国实现不动产统一登记，将转变现行分散登记的模式，基本做到登记机构、登记簿册、登记依据和信息平台“四统一”。这对于整合各类资源，理顺管理机制，发挥物权登记公示作用，保证不动产交易安全，维护护权利人合法权益具有重要意义，也顺应当今信息大数据时代发展趋势，不动产登记工作迎来重大历史发展机遇。因此，作为不动产登记重要的基础性工作——不动产登记档案管理，多年不变的管理模式和信息资源利用方式也将面临着新的决择。这是档案工作不可分割的两个层面，管理好档案是利用的基础，发挥档案信息资源作用是管理好档案的终级目标。本文以北京房

3、屋登记档案工作为例，对不动产登记档案管理集约化管理模式和信息资源利用进行初步探讨和研究，提出了一些不动产登记档案集约化管理和规范信息资源利用思路，借此与各界同仁参考交流。一、基本概况不动产登记档案不仅是业务办理的依据，还是权利人证明权益的法律凭证，而且在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面发挥着重要作用。据统计，截止到2013年底，仅北京市房屋登记档案就已突破900万卷，馆库面积11712平米，专兼职档案人员134名，全年受理查询21.34万人次，查阅档案37.86万卷次，馆藏量、查询量均远超一般专业档案。其管理水平的高低直接影

4、响到业务办理效率、质量和数据资源共享水平。多年来，不动产登记分散在各个部门，机构编制、归档标准、管理机制不尽相同，各类型、各级不动产登记档案工作发展并不均衡。普遍存在缺少档案专业人才、馆库建设落后、历史数据资源整合困难、查询口径标准不一致等情况。不动产登记信息资源迟迟无法全面联通共享，成为制约不动产登记工作发展的短板。不动产实行统一登记后，应重点从理顺不动产档案管理机制，加大资金支持力度，稳定档案专业干部队伍等方面入手，科学统筹，长远规划，完善不动产登记档案管理顶层设计，全面梳理不动产登记档案工作流程，制定统一的工作规范，推行集约化管理模式，整合优化各类资源，实现标准化、规

5、范化、信息化、自动化管理。丰富网络、自助查询手段，按需求类型依法、依规提供查询服务，全面提高不动产登记档案管理工作水平。二、集约化管理模式集约化管理概念来源于现代企业集团为提高效率与效益的基本取向经验。其在不动产登记档案工作中的应用均已具备一定条件，主要有以下几方面内容：（一）完善顶层设计，理顺管理机制，实现省市、区县两级优势互补，协调高效管理。强化省市一级档案机构统筹、监督、指导职责，设立省市不动产登记档案馆（数据中心），实行属地专业垂直管理，整合、优化各类、各级不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建与属地区县分工明确、协调一致的管理机制。合理布局，按需设置，根据不动产

6、登记机构工作量情况配备档案专业人员，充实一线管理人员和查询窗口，并适当进行人员流动，增强紧迫感，调动员工积级性。根据馆藏量、库房情况，符合条件的实物档案，采用集中建设库房保管或优化组合的方式就近保管，尚不具备条件的，可暂时分散在各级周转库，避免重复建设，节约土地资源。统筹购置数字化处理设备，集中外包完成档案数字化，减少重复投入，提高效率和质量，并配合信息部门交叉异地保存电子数据档案。（二）梳理各个工作环节，科学灵活配置资源，规范操作流程。档案工作依托于业务工作发展，是不动产登记业务的重要一环，登记资料从受理一刻起既已注定将要归档的命运，业务办理从最初申请、受理开始，经过审核

7、、审批，到最后缮证、办结、发证、归档，形成一条完整的工作流程，涉及多个岗位工作人员，这是档案形成到归档的生命线，也是滋生重复、无序、繁琐劳作之地。因此，采用删除、压缩、合并、外包的方式，全面梳理业务流程，统一归档标准和操作规范，消除多余、重复的劳动，从而形成一条全方位各尽其责的流水线工作方式，使办理业务与归档环节紧密衔接，各环节工作人员专注于具体操作，减少失误，全面提高效率和质量。这正是集约化管理模式科学灵活配置资源，规范操作流程的优势所在。（三）引入二维码和物联网技术，完善不动产档案信息数据共享机制，发挥集约化管