《有效的时间管理》ppt课件

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1、时间管理一个活到72岁的美国人的时间分配睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年时间管理日趋重要寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要信息爆炸竞争的压力你的客户对品质的要求主要内容时间管理的概念和误区时间管理的基本原则时间管理的技巧和方法时间管理的概念和误区时间管理的概念什么是时间？哲学家说：时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。时间的基本特性1、供给毫无弹性2、无法积畜3、无法取代4、无法失而复得1、时间管理的概念时间管理——自我管理——

2、改变习惯时间的基本特性——时间本身不是问题，时间管理实际上是如何善用及分配你的时间。使自己更富效能，而不紧是效率。。效率：把事情很快做完。效能：把事情很快很对地做完。原因：1、因过分强调“知难行易”；2、不做计划也能获得实效；3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。时间管理的误区误区一：工作缺乏计划结果1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则误区二：组织工作不当建议：1、学会如何接受请托2、学会利用资源3、学会接受新角色（管理者）接受新的挑战4

3、、授权时学会控制关键点5、分析流程，减少多余原则产生原因：1、组织结构导致工作内容重复、环节纵多2、只要授权，就可以节约时间3、亲力亲为4、沟通不良误区三：时间控制不够误区四：整理整顿不足（5S）误区五：进取意识不足为何你我都不满意现状,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满现状时,表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对“新的思考方式”时间管理的基本原则一、目标管理原则如何制定目标：目标体系的SMART原则S-Specific具体，不能笼统M-Measurable可度量A-Attainable可

4、实现R-Realistic现实性，指目标是实实在在的T-Timebound时限，完成目标的期限建立目标体系组织部门个人战略目标工作规划（目标）个人计划按一定时间范围把目标分解制定部门工作目标可用5W1H来完成What：目标是什么目的：前提条件：具体工作对像：操作方法：执行重点：相关问题：When：什么时候执行最合适确定具体的起始日期、结束日期：确定各阶段时间内需要完成哪一部分的工作任务:确定发生意外时的宽限日期和补救措施Where：选择什么地点最节约资源Who：选择最适宜的人选（责任人、参与人）Why：这样操作的原因：决策的理由How：怎样做才

5、最有效：时间、资源的节约：操作规范、流程优化、奖惩措施目标管理与工作的计划性——工作方法三段论目标方法行动计划计划是从目标到方法的桥梁二、计划管理原则如何做计划1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。怎样制定工作计划——年度计划——季度计划——月度计划——周计划——每天工作任务事先的了解：1、所在部门的业务定位2、所在岗位的业务定位3、上级主管的业务目标4、上级主管对你的期望和要求5

6、、与其它相关岗位的业务接口关系常用计划制作工具WBS工作任务解（阶段、步骤、任务、活动4个基本架构）：反映层次8个衡量标准：1、是否全部分解完毕2、WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作3、所分解的活动是否可行4、是否包含临时的里程碑和监控点5、WBS的分解结构是否合适6、分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动7、是否集成了所有的关键因素8、逻辑上是否合理、清楚和简单GANTT甘特图：时间分配5W2H工具Why：为什么要做这项任务，对目标是否支持What：任务的内容和达成的目标When:在什么时间段进行Where：任务发生的地点Who

7、:哪些人员参加此任务，由谁负责Howto:用什么方法进行Howmuch:需要多少成本百杰目标计划示例目标：360万；分解：招生240万，10-12个班；院校合作120万任务分解1任务分解2阶段和关键事件建议：1、首先解决计划中最难的那一部分。2、计划时间节点留有弹性游戏：道具：一只桶，一堆小石头，几块大石头，一堆细沙，一杯水问题：怎样的顺序装会使这只桶里装的东西最多三、象限原则：运用四象限方法排列你的工作：紧　急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能(充实自己）建立伙伴关系防患于未然不

8、重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要