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业务外包管理系统规章制度

'业务外包管理系统规章制度'
实用文案业务外包管理制度(第A版 第0次修订)文件编号:[XXX]受控编号:编 制:【部门】审 核:批 准: XX集团 2012年 月 日发布 2012年 月 日实施文案大全实用文案版本变更版本号版本日期变更人变更内容概述目录1目的 42适用范围 43相关角色和职责 43.1归口管理 43.2【】岗位人员 43.3【】部门负责人 44流程图 55管理要求 65.1业务外包方案管理 65.1.1业务外包范围和方式 65.1.2业务外包实施方案的制定 65.1.2业务外包实施方案的审批 75.2承包方的选择 75.2.1承包方准入机制的建立 75.2.2招标及承包方的选择 75.3业务外包合同的签订 85.3.1风险因素的识别及外包合同的签订 85.3.2业务外包管控措施的落实 95.4业务外包过程管理 95.4.1绩效评价和考核的开展 95.4.2监控和应急机制的建立 95.4.3违约行为的处理 95.5项目验收 95.6财务核算与披露 105.6.1费用结算 105.6.2管控与披露 106权限指引 117相关制度文件 128相关表单 12 1目的为加强公司业务外包管理,规范业务外包行为,防范业务外包风险,根据有关法律法规和相关企业内部控制要求,特制定本制度。2适用范围适用于集团及各子公司将日常经营中的部分业务委托给公司以外的专业服务机构或经济组织(以下简称“承包方”)完成的经营行为, 通常包括【研发、资信调查、管理咨询、可行性研究、委托加工、IT服务】等业务的外包管理。3相关角色和职责3.1归口管理【】是业务外包管理的归口管理部门。3.2【】岗位人员负责【】等的管理。3.3【】部门负责人负责:(1)统筹计划、安排本部门业务外包工作,与相关职能部门沟通协调等;(2)对业务外包过程进行指导、监督和总体控制;(3)定期对业务外包的合理性、合同执行、绩效以及对承包方管理等情况进行分析,及时上报主管领导。 4流程图编号流程图名称4.14.24.3【流程图】 5管理要求5.1业务外包方案管理5.1.1业务外包范围和方式(1) 与主业核心能力关联度低、可控度高、外部市场化程度高的业务,适合业务外包。(2) 与主业核心能力关联度低,但可控度和外部市场化程度低的业务,具备手段或能力对其外包后的质量、信息安全或成本进行有效监控的业务,可以实施业务外包。(3) 与主业核心能力关联紧密的业务,不得进行外包。外包方式包括整体外包和部分外包。确定业务外包时要考虑业务运营具体特点、外包市场成熟程度、管控水平等综合因素。公司业务外包包括:【研发、资信调查、管理咨询、可行性研究、委托加工、IT服务】等。5.1.2业务外包实施方案的制定公司应当根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准,合理确定业务外包的范围,并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理,以突出管控重点,同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。公司应根据企业年度预算以及生产经营计划,对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核,包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等,确保方案的可行性。业务外包方案包括但不限于:业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案,避免将核心业务外包,同时确保方案的完整性。公司对重大的业务外包项目应组织可行性分析,必要时可征询外部专家的意见,并根据其合理化建议完善实施方案。5.1.2业务外包实施方案的审批公司应建立和完善业务外包的审核批准制度。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定各层级人员应当在授权范围内进行审批,不得超越权限审批。公司相关业务部门在对业务外包实施方案进行审查和评价时,应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益,确定外包的合理性和可行性。重大业务外包项目应当由主管财务的集团副总裁/财务总监参与决策,对业务外包的经济效益做出合理评价。重大业务外包方案,应当提交董事会或类似权力机构审批。5.2承包方的选择5.2.1承包方准入机制的建立公司应建立严格的承包方准入机制,并指定专人负责承包方名录的日常维护和定期更新,同时对列入名录的承包方进行考量和评定,评定结果由相关业务部门负责人审核后报公司主管领导批准。具体参见集团合同管理制度。5.2.2招标及承包方的选择公司应引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标等适当方式,择优选择承包方。选择承包方时,公司相关业务部门应根据不同业务范围,组成由相应专业人员组成的承包方评估小组,并对外发布投标公告,与候选承包商建立联系,发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限内提交投标书及相关材料,主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。评估小组应通过实地调研等多种方法,调查候选承包方的合法性,(即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所)、专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能,并考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑,同时综合考虑企业内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。调查结束后,评估小组应编制考核报告,并按规定权限执行审批。公司根据评估小组反馈的各种信息,按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。5.3业务外包合同的签订5.3.1风险因素的识别及外包合同的签订公司相关业务部门在订立外包合同前,应充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。(1) 在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。(2) 在合同的权利和义务方面,明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法,承包方有
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