如何能为企业选择ERP系统

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实用标准文档如何为企业选择ERP系统 没有任何ERP系统可以100%实现预期,很多使用者反映,ERP系统的实施可能是一场噩梦,获得预期收益不是那么容易实现的。CFO们如何为企业选择正确、适用的ERP系统?ERP系统的核心功能涵盖了会计和财务、人力资源、销售管理、供应链管理、客户关系管理等多个方面,所以被视为企业的心脏、大脑和脊柱。因此,ERP系统的选择和实施是一项重要甚至有点冒险的事业。技术咨询机构Panorama Consulting Solutions的一项调查显示,2013年ERP项目平均花费280万美元,54%的项目费用超出预算,平均建设耗时16个月。很多使用者反映,ERP系统的实施可能是一场噩梦,获得预期收益不是那么容易实现的。Panorama Consulting Solutions发布的2014年度报告证实了这一观点。无法准确预测的成本Panorama在针对172家跨国公司进行的一项调查中发现,只有35%的受访者表示近年来ERP 的实施能在预算内完成;而34%的受访者反映他们实施ERP的费用超出预算至少26%。“大多数领导团队无法准确预测ERP投资的总体拥有成本。”而对于实施ERP项目费用超出预算的原因,25%的受访者指出,那是因为项目的范围较之前的计划有所扩大;17%的受访者认为存在一些“意料之外的技术或组织问题”。在建设时间上,调查发现了类似的结果:只有39%的受访者反映如期或提前完成ERP的建设;而34%的受访者表示建设时间比计划时间至少超出26%。另有47%至55%的受访者认为造成项目延迟的因素包括组织问题、范围扩大、技术问题和资源约束等因素。49%的受访者认为他们的ERP系统带来的效益不及预期的一半。“企业通常希望降低建设成本和减少建设所需时间,而忽视快速、低价建设系统还涉及对业务案例等其他关键的测量。”有一些公司依然可以实现某些预期收益。“根据我们的经验,增进组织互动、提高信息的可用性这些效果很容易在短时间内实现,但诸如提高生产力或改进数据的可靠性等需要更长的时间来实现。”Panorama公司表示。调查显示,ERP前期投入资金平均需要25个月时间可以收回。不过投资回收期正变得越来越短:根据Panorama进行的年度调查,投资回收期已经连续第三年下降,平均累计下降22%。鉴于此,很多企业的CFO会参与到ERP软件的选择中。“在销售中,我们接触更多的是CFO,而不是CIO。” 中级市场ERP解决方案提供商Navigator Business Solutions总裁Grant Fraser说。中型企业的CFO有很多ERP系统供其选择。资深中级市场提供商Epicor Sage和Syspro都拥有大量的中型企业客户 (通常指企业年收入1000万美元至10亿美元之间的企业)。而随着财富1000强企业市场日益饱和,SAP、Oracle和微软这类ERP巨头也加入了中级市场竞争中,大规模投入研发和扩大ERP的功能广度。云计算服务供应商如NetSuite可以在某种程度上提供云功能,从而摆脱传统的内部软件模型的束缚。那么,CFO们如何为企业选择正确、适用的ERP系统?本文提供下面的指导方针。先列出10个领先的供应商提供的中级市场ERP系统产品信息,然后在Tips中列出“演示脚本”,让供应商来证明其软件如何满足公司的需求。需要注意的是,这里列出的所有供应商都可以提供广泛的会计和财务功能,包括多种税务和多货币功能。而总账、应收/应付账款、现金管理、信贷及收款、固定资产等功能已经成为ERP中级市场上竞争的筹码。重视缺口在开始采购之前,企业首先要了解当前系统运作的优缺点。ERP咨询公司CFO Advisory Services资深总监Chuck建议项目团队对缺口进行分析,明确公司需要新系统来实现什么目标。例如,这些目标可能包括节约成本、提高流程效率、加快库存周转或适应海外扩张的能力等。经过这样的分析就会生成一个“必备”功能清单。例如,物流供应商需要运输优化;而另一家销售力量较为分散的企业需要移动设备界面能够在平板电脑上下订单;第三家公司业务扩张到中国,需要能处理多种货币和多种税务功能的本地化解决方案。制定明确、清晰的选择标准,即能够同时降低成本和风险。根据Panorama调查发现,91%的企业认为即使一般的ERP产品能满足其要求的所有功能,仍需要一定个性化的ERP来满足某些基本的业务需求。但是,不可能有100%满足企业所有需求的ERP系统。“找到能满足80%的需求就可以了。” Langenhop建议,“从0开始构建解决方案和从基本符合80%需求的基础上逐渐调整这两种选择之间有巨大差别。”如果供应商能提供开发人员工具包,而企业员工又具有足够的IT资源,就可以对现有版本进行优化,而无需等待下一代版本。为了弥补功能上的不足,中级市场ERP厂商与系统的实施者、经销商及应用伙伴结成了牢固的合作伙伴关系。这些第三方共同开发客户需要的应用程序,如自动交易监控或企业资产管理等。在这种情况下。CFO应该向供应商了解,哪个合作伙伴能提供自己需要的应用程序,该供应商及产品是否经过认证,以及有没有其他的使用案例可以参考。自动化日常财务功能自动化带来的改进是可以衡量的,例如消除手工对账,或缩短月结天数。有的中级市场ERP系统包含一个自动化工具集。Unit4提供的 Agresso Workflow能够使用户直观地定义规则和流程(如请购单和发票等),并执行审批等流程。Syspro的工具集包括过程建模、工作流和消息传送,将关键事件通过电子邮件或其他通讯通知到关键的人。Unit4和Syspro的工具集都能使企业用户在无需IT人员参与下创建流程并使其自动化。这种自动化也应该在产品展示的环节中得以展示。软件即服务(SaaS)ERP供应商NetSuite saas 在产品中加入了类似方便用户使用的功能。COO Jim McGeever说,“我们的平台和产品建立的初衷都是为了让CFO和业务分析师这类不太了解技术的普通人通过简单的点击就可以获得定制化服务。”McGeever补充道,尤其是SaaS模型允许用户对软件功能进行自定义,而不用担心升级已有的定制化不可用。这也是在选择软件时需要明确提出的要求:基本的功能可以定制,并且在系统升级时这些定制化功能可以直接迁移。商业智能所有的中级市场ERP提供商都可以提供商业智能和数据挖掘功能。但企业在采购前需要确认该系统生成的数据与自己的企业和业务相关性强、工具使用便利而且容易配置。这也是在采购前要求厂商演示的必要性之一。治理、风险及合规管理能力在某些受严格管制的行业,如医疗设备、跨国公司和有严格立法制约的行业,对企业治理、风险及合规性的要求都是企业实施ERP系统的强大驱动力。其实,不止SAP和Oracle等一级供应商可以提供GRC解决方案,中级市场供应商Epicor和Sage也可以提供GRC解决方案。例如,Epicor的GRC软件可以提供符合国际会计准则、国际财务报告
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