第四部分办公自动化讲义

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'第四部分办公自动化讲义'
OFFICE 办公套件选讲: 第一节 WORD 基本操作技巧一 . 输入 (一)编辑光标和鼠标指针比较1、编辑光标在整个word编辑区中只有一种形态,每一特定时刻,只有唯一的位置。2、在新建和打开文件的时候编辑光标在文档的首行首列。3、鼠标指针在屏幕上会有多种形态出现,比如: 编辑区 为I形状 编辑区左侧 右倾箭头 屏幕上所有非编辑区 左倾箭头 指向特定操作对象:图片、文本框等 带箭头十字使用画图功能 粉笔或橡皮 使用文本框的链接 出现倾斜倒水的杯子 帮助、web浏览 手指形状 4、编辑光标的作用是为了指示清楚将要进行的编辑位置 5、鼠标指针的作用是为了定位或选中对象(二) 使用自动更正功能1、自动更正的功能 可用“自动更正”功能自动检测并更正键入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写。例如,1) 如果键入“teh”及空格,则“自动更正”会将键入内容替换为“the”;2) 还可以使用“自动更正”快速插入文字、图形或符号。例如,可通过键入“(c)”来插入“©”,或通过键入“ac”来插入“Acme Corporation”。2、自动更正功能的使用1) 单击“工具”菜单中的“自动更正”命令。2) 若要使用“自动更正”功能,请首先打开或关闭下列“自动更正”选项:大写复选框、键入时自动替换复选框、拼写检查更正复选框。3) 如果内置“自动更正”词条列表中不包含所需的更正项,则可添加或编辑“自动更正”词条。4) 可创建“例外项列表”,用于指定不需要“自动更正”进行的更正。例如,可以防止“自动更正”将缩写“etc.”之后键入的单词改为大写。(三)设置中文输入法快捷键 1、开始/设置/控制面板/热键2、选择中文输入法3、分别设置热键和组合键4、按“确定”键退出二、 表格处理1、简单表格——选择“常用”工具栏上的“插入表格”按钮2、word表格操作(1) 将光标定位在第一行第一列单元格内,按[ENTER]键,光标出现在表格上方,可以输入表格标题(2) 选择需要产生编号的单元格,在格式工具栏中选择“编号 ”按钮(3) 表格/选定表格,选择区域包括了表格右侧的换行符,单击“居中”按钮------表格居中(4) 选中表格,但不包括换行符,单击“居中”------单元格中的内容居中(5) 选中表格后,按“DELE”键和按[ctrl+x]的执行结果有什么不同——前者删除单元格内容,后者将整个表格剪切到剪贴板(6) 利用编辑区上方作短的制表符设置“小数点对齐”、“右对齐”、“左对齐”(7) 表格/自动套用格式(8) 复杂表格的制作 直接点击“表格和边框”按钮或选择表格/绘制表格,打开“表格和边框”工具栏, 此时鼠标指针在屏幕上的状态变成粉笔状(9) 表格操作若干技巧插入多行标题行重复拆分表格、拆分单元格计算、及更新3、EXCEL工作表——选择“插入EXCEL工作表”按钮(1) 此时编辑屏幕的工具栏和菜单全部变成MICROSOFT EXCEL的内容,此时可以利用所有EXCEL工作表的工具完成表格的编辑和处理(2) 单击表格之外的任何一个编辑区位置可恢复正常的WORD 编辑页面(3) 在正常WORD页面情况下,双击该表格区的任何位置,页面即切换到当前状态三、快捷键[SHIFT+向右箭头]—选中右边一个字符 [SHIFT +CTRL+向右箭头—选中右边一个单词 [SHIFT+END]—选中光标至行尾的所有内容 [SHIFT+CTRL+END]—选中全部文档 鼠标双击文本—选中单词 按下CTRL同时,单击文本—选中句子 三击文本—选中段落 按下ALT同时,拖动鼠标选择—按列选中文本四、 打开、关闭、保存1、按住SHIFT键,同时打开“文件”菜单项,完成文件的“同时打开”和“同时关闭”功能2、注意文件保存时的格式转换、文件类型选择3、请注意如下概念: 快速保存完整保存后台保存4、版本保存 选择文件/版本,设置并完成“版本保存”的功能五、各类视图简单区分页面视图和普通视图的不同* 普通视图下,如果添加了页眉页脚,它们只出现在第一页上,而不是每页上* 普通视图中,如果设置了分栏,栏的宽度可以正常地显示,但是栏的位置则——* 普通视图中,页与页之间的分割仅仅以虚线表示* 普通视图中,图片难以正常显示* 普通视图适合编辑修改,页面视图适合浏览编辑结果六、 程序之间的信息交换1、普通的剪切(复制)和粘贴2、选择性粘贴3、链接链接的制作——(1)复制源数据后,选择编辑/选择性粘贴,选定“粘贴链接”单选框 (2)当源数据和插入数据点处于同一文档内部时,可以采用拖动的方法,具体操作是,拖动时按住鼠标右键链接的优点——实时更新链接的实质——目的文件中只保存源文件或源数据的路径信息4、超级链接插入/超级链接 可以以书签、WEB页或文件的方式将源数据链接过来。鼠标在超级链接处显现成一只手,单击可打开链接的源数据。 5、链接和超级链接的异同相同:通过地址来记录数据源不同:1、数据获取方式不同: 2、链接中使用的是WORD提供的LINK域的功能——“通过使用OLE(对象链接和嵌入)插入文件的全部”——取过来 3、超级链接中使用的是WORD提供的HYPERLINK域的功能——“打开并跳至另一文件”——跳过去 4、超级链接还成为HTML(超文本标记语言)中的重要概念,从而形成了超文本文件的重要特点复习思考题:1、 自动更正功能的适用范围和使用方法2、 WORD中表格处理的操作方法3、 快速保存、完整保存、后台保存、备份保存、版本保存等的实现4、 链接的操作方法5、 超级链接的操作方法6、 链接和超级链接的区别第二节 样式、标题编号和自动生成目录、索引一、样式(一)样式的概念样式是文字格式的集成——包括字符格式(字体、字号、属性)和段落格式(对齐、缩进、行间距等)——样式定义了一块文本的风格。(二)样式的优点1、使用样式能够很方便地为整块文本设置格式而不必花费时间进行详细设置。2、使用样式还有助于保持文件中相同属性内容的文本的格式化的统一。3、使用样式可以方便地修改整个文档格式(几乎在修改样式内容的同时,就能够实时地修改文档中所有使用该样式的文本内容)(三)样式的
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