商务秘书实务第三章办公室日常事务管理

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1、第三章办公室日常事务管理第一节办公环境的维护与管理（一）构成办公环境的要素（二）秘书对办公责任区的管理一、办公室环境的构成1．空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件，将能够提高秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16℃。禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。

2、如果长时间在光线不足的办公室里工作，很容易产生视觉疲劳。3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定的吸音、静音装置。4．空间环境：办公区建筑必须坚固安全，办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要注意桌椅、设备摆放的安全。5．绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内空气更清新，布置更优雅。二、秘书对责任区的管理（一）秘书要经常清洁整理个人的责任区（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域（三）自觉整理上司的办公区域（一）秘书

3、要经常清洁整理个人的责任区内容主要包括：1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物品；3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒；4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清走。5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔在废纸筒中，而应放入碎纸机中。（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域内容主要包括：1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽

4、拿零乱，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护；2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐；3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具；4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言，电脑、打印机

5、等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要放回原处。（三）自觉整理上司的办公区域1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁整理，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗户，为上司的办公室通风、调温。3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，将文件进行归类，将一些无用的文件销毁。4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。第三节识别工作场所和常用设备的隐患工作场所隐

6、患构成与类型掌握识别安全隐患的知识工作场所隐患构成与类型工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、文件柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求；门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染是否超标；这些既关系到组织的工作效率，也关系到职工的工作安全和身体健康。在国家的《劳动法》中明文规定了劳动条件和安全标准，秘书做为企业核心部门的工作人员有

7、责任有能力维护和改进的办公环境。无论对工作场所，无论对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公环境。二、工作场所隐患的消除1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定，如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填写“安全隐患登记表”

8、。4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。5.按照设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。掌握识别安全隐患的知识（一）1、办公设备及操作中的隐患，如设备的电线纠缠在一起，电器插头打火或电线磨损裸露，电线拖曳太长，未接地线的电器设备，2、办公桌椅、家具方面的隐患，如办公家具盒设备摆放不当，椅子的靠背角度不对，家具和设备有突出的棱角，磕碰人的大腿，电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作，档案柜、书架