UFZX-SS-U8-03PU采购管理用户手册

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操作手册手册名称:采购业务应用操作手册适用部门:采购部门编写人员:项目组编写日期2008 年 8 月 5 FI对口支持业务采购部门业务问题、操作问题业务问题、操作问题业务问题、操作问题技术财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障一、 部门职责: 2二、 部门岗位划分: 2四、 伊诺特采购管理系统业务处理流程: 3五、 部门日常业务系统处理: 45.1、 日常业务类型的界定: 45.2、 应明确的问题: 55.3、 基础档案: 55.4、 期初录入 65.5普通采购流程 85. 5?1采购i青贝勾 85. 5. 2采购订单(合同) 115. 5. 3采购请款(国内部分) 125. 5. 4普通采购到货流程处理: 155. 6帐表管理 24六、月末结帐 25一、 部门职责:采购部门的LI常工作在ERP系统处理中主要工作冇:1、 维护供应商资料,进行供应商资料的维护和添加,加强供应商资源管理。2、 及时录入、审核采购订单,为总调室安排生产提供依据。3、 及时取得客户开出的采购发票,录入系统,并及时送交到财务。4、 准确掌握采购发票和采购入库单?之间的对应关系,做好采购结算,确处采购成本5、 及时、全而掌握供应商供货质量、价格,优化供应商结构6、 作好各种采购统计,需款分析,为决策层提供分析数据。二、 部门岗位划分:采购助理:采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、 账衣查询。采购经理:对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析质检员:检验所购的原材料质量,对不合格的通知釆购人员作到货退回,对合格殆出据质检 单;检验公司产成品的质量情况,出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。总调室人员:内请购单录入审核、部分采购订单的录入三、 采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理,提供请购、订货、到货、入库、开票、 采购结算的完整采购流程 伊诺特采购管理系统业务处理流程:系统列表系统统计表系统账簿请购单列表、采购到货单列表、采购订单列表、采购入库单列表、采购发票列表到货明细表、采购明细表、入库明细表、结算明细表、未完成业务明细表、 费用明细表、增值税抵扣明细表、采购综合统计表、采购计划综合统计表 在途货物余额表、暂估入库余额表业务流程简述各有采购中请权的部门根据需要办理请购单,计划管理室审批请购单,国内、 国外采购部门根据审批后的请购单寻找供应商,询价、谈判、订合同,采购 经理审批采购合同,在货物到达后,采购员和质检部初检,质检部和库房复 检,介格品由库房填制采购入库单办理入库,库房主管审核入库单,采购员 收到供应商发票时参照釆购入库单录入采购发票,财务部门审核采购发票, 采购部(或财务部)对采购入库单和采购发票进行核销处理。流程适用范围伊诺特公司计划及生产部门的采购需求相关岗位及权限岗位系统操作权限请购员录入请购单请购单一录入计划员宙核请购单请购单一'市核采购助理录入采购订单采购订单一录入采购经理审核采购订单采购订单一审核采购助理录入到货单/退货单到货单一录入库管员录入采购入库单采购入库单一录入库房上管审核入库单采购入库单一审核采购员录入采购发票采购发票一录入财务部审核采购发票采购发票一审核财务部核销采购入库单和采购发票采购管理一核销业务编号业务名称采购入库PU-001系统提供的査询、统计账表采购分析采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综介分析备注1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚耒收到供应商 发票的入库单作为采购系统的期初数据录入,以利于以后的核销处理。录入完毕后再进行采购的期 初记账。2.简化计量单位组,钢板以张为主计量单位(采购、规划、领用均以张为单位),放弃包的单位, 钢管以根为主机量单位(采购、规划、领用均以根为单位)系统流程:1、 总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算,规划生成采购 计划。由总调、财务、总工进行确认,审核完毕后,最终由总调在系统中进行审核,进 行打印下发到采购部门。2、 采购部门根据总调室下发的采购计划,进行对外的询价、订货处理,在系统内拷贝生成 采购订单。3、 采购订单由本部门经理、总调进行审核,手工审核完毕后(具体手工审批流程参考公司 相关采购合同管理规定),由总调在采购管理模块内对采购订单进行审核。4、 供应商材料送到后,由采购人员在采购管理模块屮添管到货单通知单,进行打印,库房 根据到货通知单,通知质量检验人员进行材料入丿牟前检验。5、 质量检验人员对入库材料进行检验,检验合格后填写质检单;凭采购人员的到货通知单 和质检单,库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打印(一式5 联?财务、库房、总调、采购),库启管理人员点收实物后手工在采购入库单-上进行签 字,山仓库主管在系统内进行采购入库单审核。6、 采购发票(增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票)到齐后,由财务往来会计进 行采购结算,同时作付款或挂账处理;如果月末未作采购结算处理,则系统自动记录为 暂估结算。五、部门日常业务系统处理:5.1、日常业务类型的界定:? 采购类型分类:分为材料采购、商品采购、国外釆购,根据采购统计和财务核算的需要, 在采购订单的表头栏目内必须选择対应的采购类型,从以上3种分类中进行选择。?业务类型按照结算情况分为两种进行界定:? 普通采购业务:无论付款方式是赊购还是现结,如果采购的货物要入仓库,在增加销 售订单时选择业务类型为普通采购业务。具体操作见普通采购业务处理流程? 直运采购:釆购的商品不经过公司库房,直接将商品从供应商处发送到客户方的采购 业务,在增加采购订单时选择业务类型为:直运采购。具体操作见直运采购业务处理 流程。因为两种处理方式的业务核算存在不同,所以在增加采购订单时一定要区分清楚。5.2、应明确的问题:1?各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数,以已有的存货为例:2. 钢板和钢管设立浮动换算率,钢板只有张和公斤两个计量单位,其中张是主计量单位(各个系统都如此),采购时的包必须换算成张。钢管只冇根和公斤两个计量单位, 其中根是主计量单位(各个系统都如此),其他存货都遵循这个原则,能用单计量单 位的尽量用单计量单位,必须用多计量单位的存货要和其他系统关键用户协商3. 存货档案维护和添加由总调度室完成,采购部门如呆用到存货档案中没有的存货, 要及时通知总调度室添加,并告知该存货的相关信息。
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