和兴隆医药化工中间体科技公司档案管理制度

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1、北京和兴隆科技有限公司版本号A档案管理制度第0次修改目的：1.1为规范本公司档案资料的管理，增强档案的实用性和有效性，为公司各项制度的完善提供补充，特制订本制度。二、适用范围1・2适用范围：本制度适用于公司全体员工。三.内容1・3归档范围：员工入职登记表、身份学历等证书复印件、转正报告、转止申请考核表、实验记录本、项冃相关文献、设备使用说明书、调动调职情况表、在职期间考核登记表等记录员工情况的有价值的档案材料。1・4档案管理规定1.4.1档案的管理包括四个部分：归档、核查、保卫、统计。1.4.2档案材料的归档1.

2、4.2.1对材料进行鉴别，看其是否符合归档要求；1.4.2.2按照材料属性、内容，确定其归档的具体位置；1.4.2.3在目录上登记材料名称及有关内容；1.4.2.4将档案里面的具体内容输入档案管理系统，并将材料放入档案。1.4.3档案材料的核查：1.4.3.1应定期对档案材料进行检查、核对；1.4.3.2既要对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也要对档案保管的环境进行检查，如查看档案室门窗是否完好，有无其他存放错误等；1.4.3.3在下列特殊情况下，也要进行检查核对：A、突发事件Z后，如被盗、遗失或水

3、灾火灾Z后；B、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;北京和兴隆科技有限公司版本号A档案管理制度第0次修改C、发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。1.4.4档案材料的保卫1.4.4.1由行政部安排专人负责档案的保管，并齐备必要的存档设备;1.4.4.2备有必要的防火、防潮器材；1.4.4.3档案柜保持清洁，不准存放无关物甜；1.4.4.4任何人不得擅自将档案材料带到公共场合；1.4.4.5严禁在档案室内吸烟;1.4.4.6档案柜及时锁好，并在离开档案室时关灯、关窗、锁门。1.4.5档案材

4、料的统计1.4.5.1统计档案的数量；1.4.5.2统计档案材料收集补充、整理、保管、利用情况；1.4.5.3档案室的设备情况。1.5档案利用规定1.5.1档案的利用主要包括两部分：查阅、外借。1.5.2档案的查阅1.5.2.1查阅的地点在档案室；八1.5.2.2董事长、总经理、总经理助理、因工作需要而查阅档案时，可直接在档案管理人员处办理查阅手续；1.5.2.3其他员工因工作需要而查阅人事档案时，需要履行如下手续,内容如下：A、由申请查阅者写出查档报告，在报告屮写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；B

5、、查阅部门盖章；C、部门负责人签字；D、由档案管理部门对申请报告进行审核，若理由充分、手续北京和兴隆科技有限公司版本号A档案管理制度第0次修改齐全,则予以批准。1.5.3档案的外借1.4.3.1档案的外借须满足一定的条件，比如：木公司高层领导需要查阅档案，但不便于亲自来档案室；1.4.3.2档案借出的时间不宜过长，无特殊情况不能超过8小时，到期未还者应及时催还；1.5.3.3档案外借需履行如下手续：A、借档部门写出借档报告，内容与查档报告相似；B、借档部门盖章;C、借档部门负责人签字；D、档案管理部门对借档报告进

6、行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准；E、进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字；F、归述时，由档案管理人员对外借的档案材料进行检查、核对，及时在外借登记上注销。1.5.4档案利用的注意事项1.5.4.1查阅或借出档案者，要爱护档案，保持整洁，严禁涂改；1.4.4.2注意安全保密，严禁擅自翻卬、抄录、转借、遗失。1.5.5档案的销毁规定1.5.5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；1.5.5.2档案销毁期为自员工离职之日起两年；北京和兴隆科技有限公司版本号

7、A档案管理制度第0次修改1.5.5.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理人员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理助理、审核并经总经理、董事长批准后执行；1.4.5.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员必须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档；1.4.5.4在销毁公司档案资料吋，必须由董长、总经理、总经理助理指定专人监督销毁。1.6相关工作流程1.6.1《人事档案管理流程》1.6.2《资料档案管理流程》1.6.3《档案查阅管理流程》1.7相关记录表格1.7.1《档案登记表

8、》1.7.2《档案查阅审批表》1.7.3《档案借阅登记表》1.7.4《公司档案资料销毁审批表》1.7.5《档案移交清单》