华泰兴公司档案资料管理大纲

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1、广州市华泰兴石油化工有限公司档案资料管理大纲第一章总则第一条为逐步提高和改善公司管理水平，实现公司对文件资料的系统化、规范化管理，特制定本大纲。第二条本大纲是公司文件管理的纲领性文件，为公司文件管理提出指导意见,公司所有部门的文件管理相关制度、活动和行为必须遵照并服从于本管理大纲。第二章档案管辖机构人员的设置和分类归口管理第三条档案管理机构人员分工岗位分丄文档类别责任人上级t管备注总裁办文秘档案王艳杨福全企业证照郭慧芳风控档案皱波人事档案肖艳红固定资产陈远萍实物财务部财经档案刘均廖爱芬李艳芬赖文政第四条文秘类文件，系指文件管理内容主要包括：1、

2、计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。2、批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等。3、法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件，公司内部制定的各类规章制度。4、公司的重大决议包括由公司董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。5、总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。6、汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料，公司领导在外部公共场所

3、发言或发布的各类文书资料等7、声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的公司集体活动的各种资料。8、公司日志和大事记;第五条企业证照类文件，系指文件管理内容主要包括：以下四大类:1、一类证（权证类）:由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括国土使用权证、房屋产权证、他项权证及有价证券等O2、二类证（资质类）:企业资质类证明等，包括资质等级证书、行业经营许可相关证件等。3、三类证（经营类）:由金融部门（单位）颁发的各类有效证件如贷款卡等、机动车辆准行（许）证、购置税完税证明、企业工商营业执照

4、、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证、税务登记证等。4、其他类：企业所获的各类荣誉证、牌、匾；由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。第六条风控类文件，系指文件管理内容主要包括:1、调研性资料包括市场调研、开发调研、可行性研究报告和报审及批准文件，行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。2、客户档案原始资料：客户的营业执照、税务登记证的副本复印件；客户履约能力证明资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证明

5、资料的复印件；3、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；4、客户资信调查报告：被调查公司的概况；股东及管理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；公共记录；媒体披露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等。第七条固定资产实物台帐（见附表）固定资产实物管理台账编制单位:年月曰序号资产名称资产编号规格型号购入日期数量单价价值合计使用部门销售单位保修期资产状态备注合计第八条人事档案类文件，系指文件

6、管理内容主要包括：1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表）。2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，续聘审批表，退职材料。3、办理工资、待遇工作屮形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。4、各种处分决定、调查报告、上级批复、刑事判决书。5、其他可供公司参考有保存价值的材料。第九条财经类文件，系指文件管理内容主要包括：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附

7、表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。5、与相关客户签署的贸易合同、协议、往來函件、电子邮件。第十条各类文件档案由分工表各相关责任人负责管理并编纂、分类和更新档案，并结合本责任人管辖的档案范围制定和应的《管理制度》。第十一条各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。第三章文件的立卷与归档第十二条立卷要求1、文件立卷应按照门类、名称、内容、发文者、时间顺序等，进行整理归档。2、立

8、卷吋，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。第十三条要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，及时立卷归档。第十四