外贸业务关系建立教程

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建立业务关系 -学写建交函学习目标:1、掌握撰写英文函电的基本格式;2、掌握英文函电的书写原则;3、掌握撰写国际贸易建交函的一般方法。 第一节           英文函电的基本格式 一、商务信函格式种类1、缩行式(Indented Style)缩行式的基本特点是:信头和封内地址每逢换行时,下一行比上一行往右缩进2-3个字母;段落开始行,都从左边空白边缘往右缩进3-8个字母;段落之间要空1-2行。2、平头式(Block Style)一般来说平头式又分为两种,即完全平头式和改良平头式。完全平头式的特点是:每一行字,包括日期、信内地址、标题和结尾谦称,都是从左边的空白边缘打起。改良平头式的特点是除日期、结尾谦称和签署部分以外,其余部分从左边空白边缘打起。3、混合式(Semi-block Style with Indented Paragraphs)混合式兼平头式和缩行式的特点,即除信函的正文采用缩行式,其他部分均采用平头式(包括封内及其他需要分行的部分)。(1)平头信函格式 Merriam, Webster & Conpany Springfield, New York U.S.A Our ref: 645/99 Your ref: March 5,2002 The Universal Trading Corp. 150 Wind Street London E.C.3 U.K. Attention: Mr. Daniel Cooper Gentlemen: BLOCK FORM LETTER . . Yours faithfully, (Signature) NM/HJ Encl. C.C. P.S. (2)改良平头式信函格式 Merriam,Webter & Company Springfield, New Yord U.S.A Our ref: 654/99 Your ref: March 5,2002 The Universal Trading Corp. 150 Wind Street London E. C. 3 U. K Attention : Mr. Daniel Cooper Gentlemen: MODIEFFED BLOCK FROM LETTER .                                          Yours faithfully,(Signature) AP/js Encl. C.C. P.S. letterhead 信头二、 reference and date 日期和编号 inside name and address 信内地址和姓名商 attention line 注意事项 务 salutation 称呼信 subject line 事由函 body 信文内 complimentary close 结尾敬语容 signature 签署 enclosure 附件 carbon copy notation抄送 postscript 附言 一、信头(Letterhead) 信头往往是印制在信笺正上方或右上方,一般包 括:公司名称、公司地址、电话号码、传真号、 邮编、E-MAIL等。二、编号和日期(reference and date) 给信函编号是为了便于存盘和查阅,一般用Your Ref.(回信),或者Our Ref.(写信)。因此写信时如果注明Our Ref.NJ/JM CF2,在回信时,由于来函有一个存盘号,因此应该打上两个:我方存盘号:Our Red. NJ/JM CF2(寄出的信)你方存盘号:Your Ref.DB/lih(收到的信) 信函的编号通常在日期的上方或日期平齐靠左的位置, 包括以下内容: ( 1) 写信人的姓名缩写(用大写字母),如DB; ( 2) 秘书的姓名缩写(大小写均可),如 3) 如果相关的话,某一特定的文件的号码在所有情况 下回信时存盘都应加以引用。 日期包括日、月、年。日和年要用数字来写。 日期一般写在信头的正面比较醒目的地方。 日期可以有两种写法,如果日期是1999年1月4日,可 以写成:January 4, 1999,注意在日和年之间要加上逗 号,以免弄混;还可以写成:4 January 1999,中间就 不必加标点了。注意日期最好不用下列形式:October 3rd,1999,即日期不要用序数词,或Oct.3,1999,月份不要用缩写。 三、信内地址和姓名(Inside  Name and Address) 信内地址指收信人名称和地址,收信人地址和姓名很重 要。因为这不但可以确保信会到达收信人手里,还便于 合适地存盘。这部分应当包括:收信人姓名、收信人头 衔、单位名称、街道和门牌号、城市名称、国家名称、 邮政编码。收信人的名字(或公司名)和地址,应与信封 上内容相同。其顺序如下: 1、Name of person addressed 收信人姓名 2、Title of person addressed 收信人职位、头衔 3、Name of organization 单位名称 4、Street number and name 门牌号码、街道名称 5、City, state and postal code 城市、州、邮编 6、Country of destination (if necessary) 所达国家 名称注意人名前要加上头衔或称呼,如:别忘了他们的头衔或职位都要写上。如果头衔和职位一样就可以省略一个。一般在信头左下方位置。例:Dr. Laster Jameson, DirectorMedical Research Department3134 North Cicero ClinicsChicago, IL 60606 若发信人指名要求某人注意或某人亲自阅读此信时,可在 信内地址之下或称呼行的右侧注明“Attention”(Attn.)一词。XXXX 信  头 XXXXXXXX 信  头 XXXXXXXX 信  头 XXXXXXXX 信内地址   XXXX XXXX 信内地址   XXXXXXXX 信内地址   XXXXAttn:Mr xxxDear Sir or madam: 或: Attn:Mr xxx Dear Sir or madam:四、称谓(Salutation)1、应与信内地址对齐并相距两行;2、美国、加拿大一般用Gentlemen :(复数,后接冒号),英国一般用Dear Sirs Dear Mr.xx ,(后接逗号)。 五、事由项(Subject)事由项即本信的内容要旨,便于繁忙的收信人对来信内容一目了然。 Dear Sirs,Subject: Sales of xx Machine或Gentlemen:Subject: Sales of xx Machine另:可以用Reference代替Subject,也可有二者的缩写Ref. , Subj. 六、正文(Text)根据本次函电的目的撰写。正文是信函的主体。这部分给收信人提供写信人的想传递的详细信息,表达写信人的具体愿望、要求和看法等,紧接在开头语的下边。正文可以是一段或几段,最好一段表达一个意思。需两页或更多信纸时,应在续页上注明收信人名称、页数、日期。 (1) Mr. John Smith Page 2 June 3,2001 (2) Page 2 June 3,2001信的正文部分所用的英语应该清楚简明、段落清晰、标点正确。段落划分:在信中要表达不同的内容,因此可能一段只有一句话;但是短小的段落太多会破坏整体外观。小标题:如果内容可以有效地划分成几个部分,那么请大胆地使用小标题。列表:如果一个段落包括一些想法,可以有效地列表表现出来,并通过项目编号和符号加以突出。间距:几乎所有的商务书信都采用单位行距。但是一些对于非常短的信函(如10行)愿意采用双倍行距或更宽的行距。收信人的地址、寄信人的地址,如果不是用印制好的,一般都采用单位行距。结尾:信的结尾可以再重复一下刚说的事情,或发信人要做或希望收信人做的事,包括可以说套话,位置在正文结之后,另起一段。Wish to hear from you soon. If you need further information , please tell us. 七、结尾谦称(Complimentary Close) 撰写结尾谦称时,第一个字母必须大写,最后用逗号 例如: Yours truly (faithfully, sincerely), 或 Sincerely(faithfully, truly ) yours, 注意:只有第一个字母大写,结束语打印在内容下面 空一行处。 八、签署(Signature)一般应在结尾谦称和打印签名之间留出几行间隔的空间供寄信人亲笔签名。仅有打印名字而无亲笔签名的信函不但不礼貌,而且也无法判定其真伪。打印签名应包括三个部分:1、撰写信头的公司名称;2、打印签名。如果与对方是初次函电往来,还应写明自己的性别以便于对方回信。3、发信人所在部门名称或职位。如:营销部(Marketing department )、营销部经理(Manager of marketi
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