仓库各部门协作之仓储管理制度培训(单据、帐务、盘点)

(37页)

'仓库各部门协作之仓储管理制度培训(单据、帐务、盘点)'
库存管理办法¡库存管理相关定义¡换单原则(作业前提)¡库存差异处理¡差异帐务管理原则¡内部监控原则库存管理定义¡ 实物:指仓库内的所有物品,按货物状态可以分为正品、残次品、包 装破损品等,按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户的客户 暂存品等;¡ 系统账:实物的收发存状态在ALIS系统中形成的记录;¡ 存卡:仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录,是手工帐 的一种表现形式。¡ 订单:客户下达出入库计划的书面形式,不同的客户有不同的样式, 是形成客户产品出入库指令的依据;¡ 指令:依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据, 形式为安得入库通知单和安得出库通知单;¡ 报表:以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表,一 般需要相关责任人进行签字确认,并要保存归档。作业前提 l 系统处理、换单原则: l 库存管理依据以ALIS系统数作为基准,以此为基准开展盘点、与 委托方对帐等库存管理工作; l 必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单,出库通知单是 仓储作业的有效凭证;在签发出库通知单无人稽核的情况下,客 户订单可以与出库通知单一起使用,仓管员应检查出库通知单与 客户出库订单是否相符。 l 必须先换单后实施仓储作业,不得先实施作业后补系统;如确实因 各种条件限制无法满足此要求,应制定相关流程文件,提交运营 部审批。 l 所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令,非与客户合同约 定指令方式或总部指令全视为无效指令—白条; l 手工出仓单使用原则: l 只有在出现系统无法使用超过2小时的情况下和有效的文件许可 的业务可以使用手工出仓单; l 手工出仓单必须得到网点负责人、网点财务负责人、仓库主管三 人中任何两个人审核通过,才形成有效指令; l 作为凭证,手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起; 库存差异处理l 库存差异管理原则:l 任何人发现库存差异,应积极寻找差异形成原因并努力补救;l 任何人发现库存差异,应当场记录在存卡上;l 任何人发现库存差异,应及时报告给网点财务负责人,财务负责人在核实以后, 以盘点表的形式反映在系统中。l 内部报表应如实反映已经发现的库存差异。l 免责条款:当事人主动发现、暴露差异,并实施有效的措施进行补救,最终产生 的差异可以免责:l 当天发生的出、入库作业造成串货、少发货、多发货当事人能在当天发现,并向 主管、经理汇报,得于解决的;l 仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损、损坏,当事人能及时向主管、经 理汇报,单独摆放(不混入正品中的);l 帐务核算人员由于个人操作原因,造成工作失职的,如能当天发现,主动向财务 经理、网点经理汇报的;l 全责条款:l 当事人发现差异,但有意隐瞒,造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的,全 责追究当事人责任;l 责任人未履行职责而没能及时发现差异,所造成的损失,全额追究责任人责任;l 当事人违反有关规定造成的差异,全额追究当事人责任,并追究相关主管、经理 的管理责任;l 责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为,追究责任人的管理责任;库存差异帐务处理 l 必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐,并明确 差异数量、原因分析后再与客户对帐,不得直接拿客 户帐与仓库实物数核对; l 与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行, 对帐必须有双方签字、留低凭据; l 所有差异必须要有原因分析; l 存卡应作为手工帐进行管理、保留; l 网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐,并 以此形成盘点报表和差异分析表; l 网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理, 包括对凭证的核对。内部监控手段¡ 网点财务负责人经常以系统为基准对实物、单据、报表、存卡的 真实、有效进行核查,并签字确认,留下管理痕迹;网点财务负 责人必须定期检查网点体系内各岗位人员是否按库存管理要求进 行工作,并提出整改、跟进落实,并留下管理痕迹;¡ 网点仓库主管通过存卡不定期检查仓管员作业的实物与指令的准 确性,并在存卡上留下管理痕迹;¡ 仓库管理人员每单校验指令的有效性且准确作业,并在存卡和单 据上准确留下工作痕迹;¡ 客户经理、网点财务负责人、仓库主管必须不定期检查出入库确 认的及时性,达到实物数与系统数同步,必须确保在月底盘点前 所有出入入确认已完成;¡ 单据装订清单每月不低于四次打印,网点财务负责人每次必须随 机抽查清单与明细的符合性,并以确认,未实施的视为单据管理 不力。¡ 分公司(网点)在进行每月的绩效考核评定时,相关人员的库存 管理工作质量与职责履行情况必须作为重要的考核项目; 库存帐务管理办法¡帐务的基本原则¡入库流程¡出库流程¡差异处理(调帐)¡报表管理¡帐务的移交帐务的基本原则¡ 安得单据唯一有效性原则:安得单据是在公司 内部及安得对客户的唯一有效单据,出库必须 凭《安得出库通知单》,任何其他单据不能代 替安得单据,除非得到总部特别审批;¡ 统一性原则:所有出入库货物必须有帐务及相 关有效单据¡ 账实、账账、账卡一致的原则¡ 互相验证原则:在进行单证的交接时交接双方 要确认单据的有效性,交接双方在上面签字确 认入库流程¡ 仓管员应根据送货人出示的单据和入库验货情况登记存卡;¡ 核算员(有时候也可以是经过授权的仓管员)根据仓管员 已签收的送货单据打印安得入库通知单,形成入库系统记 帐,并传递给相关仓管员、装卸队及客户;¡ 异常情况的处理,仓管员如发现短少、包装破损变形严重、 受潮油污、倒置等异常情况首先要保持好现场不让送货车 辆离开并拍照;其次要及时向仓库主管、财务经理(主管) 汇报,待异常情况处理好在记存卡、签收送货单;由安得 承运的需向发货网点进行反馈。¡ 如果确实不能按照这个流程做入库帐务处理的业务,应制 定特殊流程提交运营部审批,按审批后的流程处理。 出库流程¡ 核算员接到客户出库单据原件后对其本身的真实性、 数据的准确性、签字盖章的有效性、提货单的时效 性进行审核 ;核算员对经审核无误的指令进行换 单处理,要求客户指定的人员签字并确定车牌号码, 形成系统出库预记帐与凭证; ¡ 仓管员依据安得出库单据发货和记存卡,发完货后 应要求提货人签字表示该次出库完成和形成完整出 库记帐凭证;¡ 核算员或仓管员在发货完成后,应进行系统出库确 认,形成完整出库记帐。¡ 确实不能按照这个流程做出库帐务处理的业务,应 制定特殊流程提交运营部审批,按审批后的流程处 理;出库流程¡ 特例:已收到送货单据但在当天不能完全依单收货时的帐务处理流程;核算员、 仓管员应按照实收数量作签收、记卡、记帐、开具入库单;¡ 余货到位时,做新入库指令,记卡、记帐、开具入库单,在原送货单据上作 第二次签收;绝对不允许以欠条或其他形式作为未入库已记帐的依据;¡ 货已到送货单据(收货的必要手续)未到时的帐务处理流程;首先要第一时 间通知客户财务人员;一般情况下,送货单据未到,仓管员应拒绝收货入库; 如确实需要收货入库,应单独摆放,单独标识;不能出具入库单、不能在其 它任何形式的单据上签收或打收条;送货单据到时,再按4.2.1作入库帐务 处理;一周以后,送货单据(或收货的其它手续)还没有到,转入待处理品 帐,由网点财务负责人签发待处理品入库指令;¡ 已入待处理品帐的,需要转正式入库的,由网点财务负责人签发待处理品出 库指令,再按正常入库帐务处理程序处理;待处理品的出入库指令需提交网 点负责人审核,仓库才可以据此收货或出货。¡ 已收出库单据但不能在当天全部出货时的帐务处理流程;核算员应依据当天 出货的数量做出库确认,余留数量进行红冲并打印红冲单,不能做出库确认, 也不能出具欠条等;如后期需要提货,则进行红冲重提;¡ 当天出货的按当天开具的出库单做正常的记帐、记卡;¡ 已开具出库单但不能在当天出货时的帐务处理;仓管员已收到出库单,但是 不能依据出库单出货时,一般情况下应进行冲单处理,再按4.2.5处理;少 量余额,可以经过财务负责人审核后,可以在出库单据和系统出库确认中按 实际出库数量填写,余货发出前,网点财务负责人据此新建出库指令,但须 得到网点负责人的审核后,仓库才可以据此发货。绝对不允许以欠条或其他 形式作为未出库已记帐的依据; 差异处理¡ 通过定时盘点及对帐。发现内部帐帐不符、帐实不符时,必须内部 对帐查帐,确定准确的库存数并及时处理异常数据;¡ 报表截止日发现安得内部帐帐一致、帐卡一致、帐实一致而与客户 帐表不一致时,必须要求客户以电邮或其他方式提供本月进出明细 进行对帐,以便及时对清帐务并作出相应处理;¡ 所有盘点表要保存原始底稿,以便今后核对时使用;¡ 差异原因:开单未提、入库货物安得已入帐客户未入帐、发货未下 卡、客户单方调帐、计量单位不详导致数量误发、错换单或错发货 等。¡ 非以上原因的必须及时调整系统帐务;以保证帐务与实物实时准确¡ 由于核算员操作造成的帐务差异但没有造成公司损失的,或按正常 规定更换包装、客户调整状态等情况,由核算员新建调帐单,交由 财务经理确认后,提交运营部库存管理岗位审核。¡ 由核算员在盘点过程中发现帐务与实物间的差异(包括数量或状 态),在确认原因后再制作调整单,提交财务经理确认。财务经理 根据责任情况提交QR部审批后再确认调帐申请。如系统帐混乱需初 始化必须提交运营部长审批后,再由运营部库存管理岗位进行允许 调帐的操作。 差异处理¡ 帐务差异属于客户、系统帐记录错误引起的,应进行全面清查,形成书 面报告,得到审批后进行调帐处理。调整报告由核算员提出,网点财务 负责人复核,网点负责人、分公司财务经理、运营部库存管理岗位审批。 如是客户记录错误,应将调帐处理意见反馈给客户,客户经理应给于客 户协调方面的支持。¡ 帐务差异属于盘亏情况引起的处理¡ 购买补亏处理:网点财务负责人提出申请,得到分公司财务经理、分公 司经理、运营部、财务部、QR部审批后,可以采取购买补亏处理。¡ 盘盈冲抵处理:在取得客户谅解的前提下,可以通过盘盈产品与盘亏产 品同时调帐来进行帐务调整;¡ 盘盈情况的处理¡ 发现
关 键 词:
仓库各部门协作之仓储管理制度培训(单据、帐务、盘点) ppt、pptx格式 免费阅读 下载 天天文库
 天天文库所有资源均是用户自行上传分享,仅供网友学习交流,未经上传用户书面授权,请勿作他用。
关于本文
本文标题:仓库各部门协作之仓储管理制度培训(单据、帐务、盘点)
链接地址: https://www.wenku365.com/p-44788807.html
关于我们 - 网站声明 - 网站地图 - 资源地图 - 友情链接 - 网站客服点击这里,给天天文库发消息,QQ:1290478887 - 联系我们

本站为“文档C2C交易模式”,即用户上传的文档直接卖给(下载)用户,本站只是中间服务平台,本站所有文档下载所得的收益归上传人(含作者)所有【成交的100%(原创)】。本站是网络服务平台方,若您的权利被侵害,侵权客服QQ:1290478887 欢迎举报。

1290478887@qq.com 2017-2027 https://www.wenku365.com 网站版权所有

粤ICP备19057495号 

收起
展开