模块6秘书的办事工作

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'模块6秘书的办事工作'
模块6 秘书的“办事”工作¡ 内容提要¡ 第1单元 信息工作¡ 第2单元 调研工作¡ 第3单元 沟通工作¡ 第4单元 日常事务工作 内容提要¡ 本模块主要讲解秘书实务中的各项事务工作,包括信息、调 研、沟通、日常事务中的办公室管理、值班工作、信访工作、 印章管理、接待工作、上司差旅事务的安排、领导临时交办 的工作,使学生明白如何“办事”,并具备“办事”的基本 能力。 下一页 返回 内容提要¡ 情景案例 有人说经常听见小张和小王在办公室工作时“拌嘴”。 在评价工作表现时,小张对别人抱怨道:“小王这人没法儿和 他相处,什么事都很‘较真儿’,再宽厚的人也受不了他。” 在有人问小王与小张的关系时,小王笑着说:“是么?我觉得 我们关系还行。长期在一块儿,哪儿能少看法不一致的时候 呀,小张比我脾气好。” 在评价两人人品时,出现了两种截然不同的看法: 有人说,小张心直口快,坦诚,实事求是,有矛盾不遮遮 掩掩;小王这人文过饰非,明明和小张有矛盾,却不认账,会 做人,会来事,多少有点虚伪,至少比小张心眼儿多。 另一些人却认为:小张是非多,对别人要求苛刻,背后不 饶人;小王宽厚容人,不挑事,息事宁人,不背后议论人。 上一页 下一页 返回 内容提要¡ 项目任务:作为办公室的秘书,如果领导让我们分析和评价这 两个人的表现和关系,我们如何向领导汇报?¡ 任务分析:分析评价人物是很需要经验和阅历的,因为人是复 杂的综合体,你所看到的往往是他特定环境中的特定一面, 不能妄下定论。人物品评,一句话、甚至一个字措辞不当都 可能给工作带来极大的被动。因此在碰到类似问题时,秘书 当慎之又慎,没有把握的言语,不要太过随性、脱口而出。 上一页 下一页 返回 内容提要¡ 相关知识¡ 如果秘书将打给A领导的电话,错打给了B领导,如何处理? 对没有预约的来访者,秘书要不要安排领导会见?这些都是 秘书日常工作中最常见的问题,也是秘书“办事”的主要内 容。¡ “办事”,秘书的“三办”职责之一,一切事务性的工作都 是“事”。从广义上说,“办文”、“办会”也是“办事”; 从狭义角度看,所谓“办事”是指除“办文”、“办会”之 外所有的事务工作,“办事”的特点就是“杂”,无边无际、 无休无止、无时无刻。 上一页 下一页 返回 内容提要¡ 秘书“三办”中,最基本而且最重要的职能当属办事。办 事能力是秘书的重要能力,办事能力直接涉及到完成任务的 情况和临机处事的本领。秘书如果缺乏办事能力,参谋助手 的作用就无从谈起。秘书秉承领导意旨办事,是分内职责, 在自己职权范围内,应主动、独立地办好交办的事,而不能 敷衍领导。¡ 面对如此纷繁庞杂的事物,秘书的关键是摸索出事理,掌 握规律、举一反三,才能尽量办好所有的事。“办事”的核 心是认识事理,认识事理的目的在于提高办事的悟性,较高 的办事悟性才能使秘书懂事、办事,把事情办出最佳结果。 上一页 返回 第1单元 信息工作¡ 情景案例1¡ 小刘大学毕业,应聘到一家外企公司做秘书。刚走出校 园的他踌躇满志,想轰轰烈烈地做一番大事,可是工作还不 到一个月,小刘就碰到几件让他心灰意冷、一筹莫展的事情。 首先是老总要他查询公司新产品研发进度,他在图书馆泡了 整天,复印了一大堆资料,结果老总看了说早过时了。公司 一条1992年引进的生产线亚须进行设备升级,老总要他了解 目前该设备生产厂家的产品价格与性能规格,并整理一份 “92生产线设备升级方案”,交董事会研究讨论。他仅找到 两三家相关设备生产厂家,而且他们的设备与公司现有设备 相差无几,老总对此很不满意。¡ 项目任务:小刘为什么会感到“心灰意冷、一筹莫展”?作 为刚毕业的文秘专业大学生,如何避免重蹈“小刘”的覆辙? 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 情景案例2¡ 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书,虽然他 早就听人说过信息是资源,是财富,但究竟它的价值有多大, 对领导决策起多大作用,总感到说不清。在一次领导办公会上, 办公室卢主任让小张做记录,他才对信息工作有了一定的理解。¡ 会上,分管设备的副厂长提出技术改造方案,以提高企业的竞 争力,要求把刚刚收回的一大笔资金,重点投放到购买机械设 备上。分管财务、分管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要 拍板决断时,办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况, 供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。 “我先说几条 信息请领导们参考:一是我国根食进入市场后,根价上调的趋 势十分明显; 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 二是国际上几个主要根食出口量大的国家今年均遭自然灾害, 国际性根食歉收趋势已定;三是供应我厂工业根食原料的主产区 今年都遭到严重的水灾;第四,今年又是乡镇企业发展很快的一 年,这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的 食品和酿酒业,都将以根食为原料。根据以上情况,我预计, 近期根价必定会上涨,而且上涨幅度较大,可能每千克上涨o. 2一o. s元之间;我厂每年工业原料用根to万吨,按每千克原料 用根上涨0. 3元计算,每吨将上涨300元,10吨就是3 000元, 全年就是3 000万!因此,我建议当务之急是在根食涨价前购进 原料,这样可以降低成本,提高竞争力,获得可观的经济效益。 然后再把获得的盈利投入技术改造;由于经济实力增强了,我们 进行技术改造的起点可以更高些,最好能达到国际先进水平。 这样,就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基 础……” 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出 计算器仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的托着腮 在沉思……¡ 过了一会儿,厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出了一 个值得我们深思的问题。我同意他对根食价格变化所作的分析和 预侧。摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是 先购进即将涨价的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高 起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”¡ 大家七嘴八舌讨论起来,会议气氛十分活跃。经过反复比 较、分析、论证,厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议:先购 进根食原料,再进行技术改造。¡ 后来的事实证明,卢主任的预侧是完全正确的,他的方案 使企业获得了巨大的利润,整整多赚了一个亿! 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 项目任务:办公室卢主任能作出正确预判的原因是什么?¡ 任务分析:¡ (1)案例1中,小刘“心灰意冷、一筹莫展”的很大原 因都在于信息工作没有做好。第一件事情中,小刘没有注意 到信息收集的时效性问题,收集到的信息都是过时的信息, 没有利用价值。第二件事情中,小刘忘记信息收集的全面性 与差异比较性,故而收集的信息无法给决策提供有效的参考。 ¡ 作为一个刚毕业文秘专业大学生,要避免重蹈“小刘” 的覆辙,就需要在信息收集工作上下工夫,确保收集到的信 息准确、及时、全面、适用。 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ (2)案例2中,卢主任能作出正确预判的原因在于他对工 厂处境有一个客观准确的了解。他从国际粮食收成、当地经 济形势、工厂原料基地等方面进行了全面的信息收集比对, 得出了原料价格上涨的结论,并顺势提出先采购原料、再用 盈利升级生产设备的策略。这是信息深加工的结果,也是信 息就是资源、财富的有力体现。 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 相关知识¡ 人类社会已经进入信息时代,信息已发展成为一种重要的产业。 信息工作对于各级领导了解情况、进行决策和指导工作,发挥着 越来越重要的作用。秘书部门是向各级领导报送信息的主渠道, 信息工作已成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务。信 息与信息工作的含义是什么?信息工作有什么特点、意义和要求? 秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法, 以及开发高层次信息的途径和方法有哪些?这些都是一个合格的现 代秘书必须思考的问题。¡ 当今是信息时代,信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。 信息是决策的基础,又是控制决策实施的依据。秘书通过广泛、 周密、经常地收集情况和信息,保证决策科学化,有利于提升单 位的核心竞争力。 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ 一、信息概述¡ “信息”一词有着很悠久的历史,早在两千多年前的西 汉,就有“信”出现。“信”常可作消息来理解。作为日常 用语,“信息”经常是指“音讯、消息”,但至今信息还没 有一个公认的定义。 上一页 下一页 返回 第1单元 信息工作¡ (一)秘书学家对信息的认定¡ (1)秘书学界的老前辈工千弓先生在他主编的《企业秘 书》中认定“信息”是事物存在的方式或运动状态,以及这 种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。¡ (2)徐瑞新、李欣、李登柱主编的《中国现代秘书工作基 础》中提出:“世界是物质的,物质是运动的,运动着的物质 是互相联系互相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化 的最新反映(反应),都有可能在
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