办公室实务09(6)公文处理

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'办公室实务09(6)公文处理'
第一节 公文处理的含义 和原则第二节 发文办理第三节 收文办理第四节 公文归档一、什么是公文二、什么是公文处理三、公文处理的原则 发文办理二、发文办理的基本程序三、发文办理的相关规范 发文办理是指各种社会组织为制发公务文书所进行的拟制、处置与管理活动。它是公务文书形成的重要阶段。根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,发文处理程序包括:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这些环节,又可大致分为拟稿与签发、制作、发送与公布、已发出文件管理等四个阶段。 l (一)拟稿与签发 l 拟稿 Ø 拟稿即撰拟文件草稿,即公文写作或应 用文写作。它是发文处理程序的起点, 是一项创造性活动。 l 会商 Ø 当文件内容涉及同级或不相隶属的其他 机关或部门的职权范围时,发文机关应 征得这些机关或部门的同意或配合。为 此而进行的协商活动就叫会商。 Ø 有利于维护政令的一致性、合法性和权 威性。Ø 会商中应注意的问题 第一,会商的范围,首先,为使 公文合法有效,力争做到“涉权 必会”,取得联系,征求意见, 争取肯定和配合。其次,为控制 文书运转速度,提高办文效率, 除涉权者外,尽量避免会商对象。 第二,协商未果不得行文。 第三,会商可以采取多种方式。l 审核 Ø 审核又称核稿。指草拟的文件初稿在送 交有关领导核准签发之前,由部门负责 人或有关人员所做的全面核查工作。 Ø 意义:审核是控制公文数量,保证公文 质量的关键环节,也是为各级领导人审 阅批改公文做好准备,节省时间和精力 的重要工作。 Ø 内容:文稿的内容、文字、文种使用、 格式、生成程序和手续,要作全面审核。 l 签发 Ø 即由机关领导人或被授权的有关部门负 责人对文稿终审后,批注定稿和发出意 见,并签注职务、姓名及日期的活动。 、Ø 除按有关规定由会议批准的公文外,签 发是绝大多数公文生效的法定程序,因 为公文草稿一经签发即成定稿,具备正 式公文的效用,成为缮印正式文本的标 准稿本。Ø 签发分正签、代签、核签和会签。 Ø 签发不能越权。 l (二)发文的制作 这是一个以定稿为依据,以各种技术环节 与手段制成公文正式文本的过程。 l 注发 Ø 即在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印 制发要求的活动。 Ø 内容:文件的发授及阅读范围,缓急程度, 密级、印数及印发时限,发文字号,板式设 计等。Ø 注发由单位的综合办公部门的专兼职文秘人 员负责。 l 缮印 Ø 即根据定稿缮写、印刷公文正本的活动。Ø 手工缮写、机械缮写、印刷。 l 校对 Ø 即以定稿和格式设计要求为基准,对缮 印的文书校样或印本进行全面核对检查, 并纠正错漏的活动。Ø 主要任务:纠正打字和排版的错误,统 一字号、格式和版式,进一步发现和校 正原定稿中的疏漏。Ø 校对的方法:对校、折校、读校l用印或签署 Ø用印,即在文件上加盖印章,是我 国大多数公文生效的凭证。Ø签署,即签发文件的领导人亲笔在 公文正本落款处签注职务和姓名, 是“命令”等以领导人名义发出的 文件生效的标志。Ø合同等文件既要用印又要签署。l (三)发送与公布 l 发送 Ø 包括分装和发出两个阶段的工作。 Ø 分装 Ø 即按照有关规定和要求,拣配和分装文 书,进行发文登记和装封,以备正式对 外发出的活动。Ø 发出 Ø 普通邮寄,机要通信,机要交通,文件 交换,电信传输。 政府信息公开条例.doc 084施行信息公开条例意见.docl(四)已发出文件管理 l两个方面的工作:l对发出文件文稿和存本的管理;一些重要文件的对外催办和查办等督查工作。 收文办理一、收文办理的基本 程序二、收文办理的有关 规范 收文处理是指对来自本组织外部的公务文书所实施的接收、处置和管理的活动。各单位情况不一,因此,包含的程序也稍有差别,但是基本步骤都差不多,包括:签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等环节(这是国家行政机关处理办法上的规定,实际工作中比这个要多一些)。这些环节,大致可划分为签收与登记、分发与传阅、办理与督查、办结文件管理等四个阶段。l (一)签收与登记l 签收Ø 签收是指收文单位的内外收发人员 收取文件,并对这些文件进行确认、 清点 、核对、检查以及履行签字或 盖章手续。Ø 签收是公文进入组织内运转程序的 第一道关口,事关公文能否迅速进 入运转处理程序并及时生效。l 拆封与登记Ø 拆封又叫启封,指文件送达文秘部门后,由指定 人员开启封皮。 Ø 拆封工作要注意: 拆封的范围:凡标明送本单位、 本单位办公室或本部门收启的文 件,均可由单位或部门的文书人 员拆封;送领导的私人信件和 “亲启”件,交领导本人或领导 委托的秘书拆封;密件,交机要 室或机要人员拆封。领导的亲启 件中如有需要办理的公文,应交 文书人员按规定程序办理。 拆封的具体要求:要注 意保持原封的完好,不要损坏公文;宜用剪刀; 一般信封无保存必要, 但在特殊情况下,如上 访信件、初次发生联系 的单位的来件,应将信封别在来件上一并处理。 拆封后的检查重点:?检查来文内容是否属于本机关职权范围,对误送件应立即退回发文机关,切勿搁置一旁或擅自处理。 按照信封上的注明或信内所附的“发文通知单”逐一核对内装文件,看份数是否相符,正件与附件是否齐全完整,如发现缺漏和差错,要及时与发文单位联系、查询。 l登记l收文登记的方法主要有以下几种:Ø按收文时间顺序登记;Ø按发文机关登记;Ø按收文内容性质登记;Ø按文书类型登记:如阅件与办件, 急件与平件,密件与一般件等登 记。l 登记的形式有:薄式、卡片式、联单式、 电脑登记l 内收发登记中要注意的问题 Ø 除一般事务性的便函、请柬、介绍信和 与本单位关联较少的简报、资料、抄送 件外,凡与本单位生产、工作活动有密 切关系的文件,均应登记。要防止帐外 文件的产生;Ø 登记项目要齐全、完整、清晰;Ø 保密文件与一般文件应分别登记。l (二)分发与传阅l 分发Ø 分发,又称分送,分办。即文书部门对 收文筛选分类后,根据规定或常规,分 送有关部门或人员办理或阅知。Ø 分发可分为两大类情况 ü 一是文秘人员不能或不便直接判定发送 对象的,先送有关领导批办或者秘书部 门负责人拟办,再根据批办或拟办意见 发送。 ü 二是一般情况下,可按各部门职能分工 或按惯例分发。 Ø分发注意事项 分 发 文 件 要 注 意 分 清 主 次 ( 先 送 机 关 主 要 领 导 、 主 管 负 责人和主管部门), 分 清 缓 急 , 分 清 阅 件 与 办 件 , 优 先 分 发主要的、重要的、 紧 急 的 、 需 直 接 办 理的文件。l 传阅Ø 意义:正确组织公文传阅可使文件得到 及时有效的运转处理,避免延误时机, 浪费时间和精力,从而提高公文的效率。 Ø 顺序:一般来讲,有关者先阅,无关者 不阅,参与办理者在先,单纯知晓者在 后。Ø 注意事项 :传阅要注意阅办分开,主次 分清。要尽量避免“横传”, l (三)办理与督查 l 拟办 Ø 拟办即由综合办公部门或业务部门负责人及 有关人员对部分需要办理的文件提出建议性 意见,供有关领导者批办时参考的活动。 Ø 写拟办意见,思想性、政策性强,对秘书人 员的素质要求很高。 拟办人员要认真研读文件,吃透有关情况, 使拟办意见合法合理,切实可行。拟办意见 文字应简明、得体,并工整,清晰地书写在 文件处理单上,还要签注拟办人的姓名与日 期。如果同时提出两个以上的方案供领导定 夺,应表明拟办人的倾向性意见。l 批办 Ø 批办即由组织的领导人或部门负责人对公文 办理提出批示意见的决策性活动。Ø 意义:通过对拟办意见的审阅、认可或修正, 体现和实现组织的领导人或负责人对办文工 作的具体指导和集中领导,保证公文的质量。 Ø 范围:无既定办理方案的业务性文书;需领 导行使决断权、处置权的重要文书和非常规 性文书。 Ø 注意:批办应实行合理分工,分层负责的制 度,不得 越权,也不得推诿。批办意见务求 明确、具体,肯定,前后一致,切实可行, 避免摸棱两可,似是而非的语言。 l 承办 Ø 承办即通过对公文的阅读、贯彻执行与办复,具体 办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。 Ø通过承办,文件才产生实际效用。承办是文件处 理的中心环节。 Ø承办的方式 第一,领导明确批示要综合部门办理的,综 合部门直接承担办理。 第二,领导批示不再办理的公文,由秘书注 明办结情况,作为办理完毕公文处理。 第三,需要转交有关部门办理的公文,要及 时登记转出,即转办。 l 注办 Ø 即承办人在公文办理完毕之后,在“文 件处理单”的有关栏目内,签注文件办 理经过与结果。 Ø作用:主要是备忘待查,避免重复和 混乱。 Ø注办的内容: 发文承办的,注明其是否办复,复 文号及复文的日期;会议承办的,注 明会议名称,与会范围,决议与结果; 传阅承办的,注明主要阅件人姓名和 日期。l催办 Ø即根据承办时限和内容要求对部分 公文的承办情况进行督促检查,以 防积压的活动。 Ø催办是文书处理程序中具有监督、 反馈功能的环节(四)办结文件管理 办结文件管理,主要指整理(分类或 立卷)、归档、销毁三个环节。 国企归档办法.doc06新保管期限.doc 杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》.htm归档文件整理规则.doc电子文件归档与管理规范[1].doc电子公文暂行办法.doc电子文件管理教程5.pptv第三条 企业应建立文件材料归档制 度,明确企业文件材料的归档范围、 时间、要求,保证归档文件材料齐 全、完整、准确、系统。v第四条 企业文件材料归档工作应纳 入企业各项工作计划,纳入企业领 导工作议程,纳入有关人员岗位责 任制。 v第六条 ……企业应建立文件材料归 档责任追究制度。不按要求归档的 应由有关单位追究当事人或部门的 责任。v 国企归档办法.doc 纸质档案数字化技术规范.doc 第一节 公文处理的含义
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