办公文员培训

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'办公文员培训'
卓越的助理及办公室文员培训 n 空杯心态n 积极参与n 相互信赖n 保持秩序n 将手机调整至振动状态人生宝典Ø 向上级谦恭是本份;向平辈谦虚是和善; 向属下谦逊是高贵;向所有的人谦冲是 安全。Ø 联想:民国陶觉说:自谦则人愈服,自夸 则人必疑。谦逊其实并不是低下,而是一 种谨慎,避免高估自已。法国文学家梭诺 尔说:最成熟的麦子,贴近地面;最好的 魚,潜游水底。什么是文员?什么是助理? Ø 文员即领导的助手 Ø 企业需要文员懂得什么?请问在坐的:把自己怎样定位的 闹钟 小喇叭 传送信 息者文件夹 记事本 扫描仪研习主题 Ø 卓越助理形象塑造 Ø 办公礼仪 Ø 电话沟通及接听技巧 Ø 文书档案及资料管理技能 Ø 主管行程、会议安排及工作跟踪管 Ø 时间管理 Ø 态度管理卓越助理形象塑造 v 仪容 v 穿着 v 姿态 v 礼节塑造职业形象 Ø 穿职业装不仅是对服务对象的尊重,同时也 使着装者有一种职业自豪感,责任感,是敬业, 乐业在服饰上的具体表现秘书小姐就是公司的形象代言人 Ø 而我们文员是各部门的形象代言人 Ø 品评一位秘书小姐的着装最好锁定她身上 的三个最主要细节三细节Ø 一是领口:注意不要在领口露出内衣的美丽花边Ø 二是背影:在浅色职业装下不能穿深色内衣,二是 在非常合体的西装裙内不可穿过紧的三角内裤Ø 三是丝袜:丝袜是内衣的一部分(大家有没有看过一个电 视剧婆婆小姑里的一位主角阿姣在一次做秘书时,给客户介绍产品时,因为 她的丝袜而使公司未做成生意,而后被解除了) 仪容ü 头发:洁净、整齐,无头屑,不染发,不做奇异发型。男性 不留长发,女性不留披肩发,也不用华丽头饰.ü 脸:洁净,无明显粉刺。女性施粉适度,不留痕迹。ü 眼睛:无眼屎,无睡意,不斜视。眼镜端正、洁净、明亮。 不戴墨镜或有色眼镜。女性不画眼影,不用人造睫毛.ü 鼻子:鼻孔干净,不流鼻涕,鼻毛不外露。ü 耳朵:内外干净,无耳屎。女性不戴耳环。 仪容ü 胡子:刮干净或修整齐,不留长胡子,不留八字胡或其他怪 状胡子。ü 嘴: 牙齿整齐洁白,口中无异味,嘴角无泡沫,会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。ü 脖子:不戴项链或其他饰物。ü 手:洁净。指甲整齐,不留长指甲。不涂指甲油,不戴结婚 戒指以外的戒指。ü 帽子:整洁、端正,颜色与形状符合己的年龄与身份。 穿着:女性ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.ü 上衣应带袖,衬衫会更显庄重正规, 下配及膝西服裙或长西裤.ü 如穿无袖连衣裙,应外套长袖或短袖 的上衣 穿着:女性ü 穿西服裙必须穿连裤袜,颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时,或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.ü 皮鞋的颜色以黑、白、棕、酒红、驼黄、墨绿色或其他浅色 调粉色为宜,应与裙子或裤子一致.ü 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。 穿着:男性ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺,不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.ü 衬衣:领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣,不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主,白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.ü 领带:端正整洁,不歪不皱。质地、款式与颜色与其他服 饰匹配,不宜过分华丽和耀眼,领带配至皮带处.ü 皮带:系皮带要高过肚脐,松紧适度,不要选用突出怪异的皮 带头. 穿着:男性ü 袜子:袜子颜色应比裤子略深,袜子长度使你不至于在坐下 时,或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为宜。 以灰色、黑色为宜.ü 鞋:皮鞋应以深色系列为主,黑色系带皮鞋更显庄重正规。 不得穿白色皮鞋、带孔的皮凉鞋或色彩过于鲜艳的皮鞋。 鞋与袜须搭配平衡,职场禁忌Ø 把办公室当作私人场所Ø 孤立新上司Ø 把私人情绪带进办公室Ø 不满上司的待遇Ø 越位Ø 过分注重自我形象Ø 使用公共设施时缺乏公共观念职场禁忌Ø 零食不离口Ø 衣着不得体、妆化得太浓Ø 把办公室当成自家居室Ø 高声喧哗,旁若无人Ø 随便挪动他人的东西Ø 议论他人隐私Ø 对同事的客人表现冷漠职业女士着装 职业套裙 西装套裙 中式上衣配长裙或 着装 长裤 连衣裙 袜子 与套裙相协调,无皱无脱丝。 皮鞋颜色与西装相称,光亮,鞋跟不宜过 鞋 高。 皮包等尽量使用同一色系或品牌 饰物不 饰物 , 超过四件(包括手表)站姿 v 站姿:女性 v 站立等待的姿势:男性 双脚 → 靠拢 双脚 → 平行打开 膝盖 → 打直 双手 → 双手握于小腹前 双手 → 自然放在腹前 眼睛 → 维持较水平微高的 背部 → 挺直 幅度 眼睛 → 凝视目标站姿Ø 头正颈直,嘴微闭,两眼平视前方,收腰 挺胸,脚挺直,两臂自然下垂;两膝相并, 脚跟靠拢,脚尖张开50度,从整体上产生 一种精神饱满的感觉,切忌头下垂或上仰, 弓背弯腰。 座姿 v 座姿:男性v 座姿:女性 背 → 微向前倾,坐沙发前端 双手 → 放在膝前 双脚 → 交叉或并拢 臀部 → 紧靠椅背 双脚 → 脚跟靠拢 双手 → 轻轻放在膝盖 应起立:客户或客人; 眼睛 → 凝视说话对象 上级和职位比自己高的人; 与自己平级的女职员; 嘴微闭,面带微笑 忌讳:二郎腿、脱鞋、把脚放 自己的桌椅上或架到别人桌椅上座姿 做座姿游戏Ø 男性张开腿部而坐,手置膝上或放于大腿中前部, 体现男子的自信豁达。女性则是膝盖并拢,体现 其庄重矜持,落座声轻,动作协调,先退半步 (穿裙子时双手从上而下理直后裙)后坐下,要 坐椅面的一半或2/3处,两腿垂直地面或稍倾斜或 稍内收,脚尖相并或前后差半脚,腰挺直,两手 自然弯曲,扶膝部或交叉放于大腿半前部,切忌 叉开两腿,跷二郎腿,摇腿,弓背弯腰。 走姿走姿:女性 走姿:男性 背脊挺直 抬头挺胸,步履稳 双脚平行前进,步履轻柔自然, 避免做作。 健、 可右肩背皮包,手持文件夹置于 自信,避免八字步。 臂膀间走姿Ø 头正颈直,挺胸收腹,目光平视,两手自 然下垂,前后摆动,双脚平行前进,身体 平稳,两肩不要左右晃动,男性显出阳刚 之美,女性要款款轻盈,显出阴柔之美。Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。 手势Ø 指引:需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时, 食指以下靠拢,拇指向内侧轻轻弯曲,指示方向。 (不可用手指或两个指头,手指向下表示向动物指引 或介绍,手指向上表示尊敬。)Ø 招手:向远距离的人打招呼时,伸出右手,右胳膊伸 直高举,掌心朝着对方,轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手. 行礼ü 与客人交错而过 → 行15℃礼 与客户交错而过时,面带微笑,行15度鞠躬礼, 头和身体自然前倾,低头比抬头慢。ü 当迎接、相送客人 → 行30℃礼ü 感谢客人、初次见到客人 → 行45℃礼 鞠躬现场表演,一人表演,一下学员注意看他的动作,找 出错误之处。 鞠躬礼仪? 当对客人表示礼貌或打招呼时可行 15 °鞠躬礼;? 当迎接或相送客人时可行 30 °鞠躬礼;? 当表示感谢或初次见到客人时可行 45 °鞠躬礼。脸部表情Ø 做几种笑的演习:微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真 诚的笑、开怀大笑、生气的笑Ø 应常常恰到好处地微笑,让人感到平易近人,和 蔼可亲。不可老板着面,对人不理不睬。Ø 女性:应显出温文尔雅,柔婉恬静,既楚楚动人 又自然庄重。Ø 男士:应显得质朴纯真,高雅端庄,既彬彬有礼,又 落落大方.办公礼仪会客室礼仪 A为上座,其次B、C、D。 门 A座 C座 B座 D座 D座 B座 门 C座 A座 图1 图2奉茶、咖啡礼仪Ø 准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具 要洁净、完好无缺。Ø 不管份数多少,一律使用托盘端送。右手拿抹布,以便茶水或 咖啡洒在桌面上时,可以立即擦拭。Ø 先将托盘放在桌面上,再端送给客人。若会客室关着门,应先 敲门再进入。进入时面带微笑,点头示意。Ø 奉茶或咖啡的顺序:客人优先;职位高者在先。Ø
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