OFFICE小知识

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1、快速还原图片文件      利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴，相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“i

2、mage004.jpg”等文件，存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。给Word文件减肥      现在，PC机上是MicrosoftWindows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单

3、中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时，自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大合并Word文件      我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选

4、择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮，同事的文件已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化。修复文件      遇到过突然停电，而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你一定比失恋更痛苦！其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了。巧妙地使用它，能够把你的工作成果恢复过来。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中，选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿，凡是能够被恢复的文本，都会

5、出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！我的文档      Microsoft在Windows98以后各版本的Windows操作系统以及其他应用程序中都默认将用户编辑的文档保存在"我的文档"之中，并在Windows的桌面设置了"我的文档"快捷图标，打开自己的文档非常方便，所以，一般用户都无意中养成了习惯:把自己编辑或下载的有用文件珍藏其中。由于我们上面提到的安全问题，建议您将这些文件转移，具体方法如下。      方法1:把C盘中的"MyDocuments"文件夹"剪切"下来，在其他逻辑盘的任意文件夹进行"粘贴"操作，出现"确认文件转移"对话框

6、并询问您"确实要移动系统文件desktop.ini吗?"时，单击"是"按钮，全部文件就被转移到指定的位置了。此时点击桌面上的"我的文档"，打开的是您转移到新位置的文件夹。方法2:在任意位置新建一个文件夹(如D:MyFile)，然后右键单击桌面上的"我的文档"图标，在快捷菜单中选择"属性"，打开"我的文档属性"对话框，删除"目标文件夹"项目中的"C:MyDocuments"，输入"D:MyFile"即可，您不必删除原来的"C:MyDocuments"文件夹。完成打印文档后出现一张空白页　　在“常用”工具栏上单击“显示/隐藏编辑标记”。如果在文档的最后一

7、页看到不包含文本的段落标记，请将之删除。然后单击“常用”工具栏上的“打印预览”查看打印后的文档显示并确认文档的尾部不再出现空白页面。没有打印机所需的纸张大小　　你现在要打印一份文档，但是你所用的打印机不支持你目前所打印的纸张类型，你该怎么办呢？请单击“文件”菜单上的“打印”命令。在“缩放”下，在“按纸张大小缩放”框中选择要使用的纸张大小。Word将对页面进行缩放以适应你选择的纸张大小，类似于复印机上的“缩小/放大”功能。　　另外，如果原先创建的文档设置为A4纸张大小，而现在要打印信封纸张大小，也可以指定Word总是对文档进行适当的缩放。方法是在“工具”菜单上

8、单击“选项”，再单击“打印”选项卡。然后选中“允许重