对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨.doc

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1、对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨【摘要】档案管理发展到现在历经了三个阶段,第一个阶段是档案实体管理阶段,第二个阶段是档案信息管理阶段,第三个阶段是档案知识管理阶段。人们在每一个阶段对于档案管理的认识都存在一定的差别,由于档案管理工作内容的差别,管理人员在实际工作中采取的管理方法、理论研究对象等都一样,因此论文主要是对各个发展时期的档案管理工作进行分析。【关键词】档案实体管理;信息管理;档案知识管理1引言档案是企业中的资源,它可以真实地反映出企业各方面经营活动的情况,同时档案也是企业中的无形资产,在企业管理工作屮有着重

2、耍的作用,因此对档案进行规范化管理,是每一家企业在管理中的基本要求。纵观档案管理的发展过程,主耍分为实体管理、信息管理以及知识管理三个阶段,只冇了解各个阶段的档案管理工作,才能使企业档案管理尽快的完成转型。2档案实体管理的分析2.1档案实体管理阶段的主要工作内容与管理方法在档案实体管理阶段屮,文件内容和载体还没有区别开来,工作的主要内容依然被固定在载体上,所以这一发展时期物本管理理念渗透于档案工作的各个方面。在实际的工作中,档案管理人员主要对档案实体进行收集、整理以及鉴定后,再对其进行保管、统计以及利用,此时档案管理工作的内容

3、主耍是围绕档案实体开展,信息开发力度不够。在物本管理理念的影响下,档案工作人员采取手工管理的方式对档案进行收集、整理等,而档案的保管以及保护主要是比较简单的物理、化学技术。后期档案管理人员开始在工作屮应用先进的计算机技术,但是功能还是比较单一。2.2档案实体管理阶段的理论研究对象在档案实体管理的发展阶段,工作人员主要是对档案实体进行研究。在封建时期,史学家为了能够方便地编写史书,开始有意识地对档案史料进行简单的分类与整理。进入20世纪以后,才正式对档案进行专门研究,此时的理论研究仍然比较粗浅、直观。一直到20世纪屮期,档案学才

4、正式形成,但并没冇独立作为一门学科而存在,这时主要是以机关档案的管理作为主要研究对象,很少涉及其他方面的内容。新中国成立之后,档案学才正式划分出来作为一门独立学科,这时档案管理理论得到了很大的发展。2.3档案实体管理阶段的价值取向档案的产生主要源于历史,它真实地反映了历史的发展进程,20世纪以前档案存在的价值表现为史料价值,当时管理档案的部门称为史志部门,FI常工作由史官负责。在社会不断发展的过程中,人们意识到档案的重要性,认为可以借助档案解决一些工作以及生活中的问题,由此档案存在的价值逐渐表现为凭证价值。特别是在新屮国成立以

5、后,政府和社会开始成立相关的档案管理机构,建立档案管理机制并逐步完善,这些都表明了档案价值取向的改变。3档案信息管理的分析3.1档案信息管理阶段工作的主要工作内容与管理方法在档案信息管理这一发展阶段,档案工作的主要内容在原来的基础上增加了检索和编研两项工作内容。在20世纪末之后,政府开始采取一系列的措施对档案管理工作进行改革,档案管理工作的侧重点逐渐发生变化,对于档案信息开发的投入越來越大,编研工作的内容得到了更深层次的发展。此时档案工作人员的管理方法也发生了较大的变化,逐渐摒弃传统手工管理方式,而是将先进的计算机技术应用于档

6、案管理中,由于信息技术的应用,档案管理部门开始建立网络档案管理平台,使档案资料得以实现在线归档,而利用纸质档案数字化Z后,更是实现了档案资料的自动检索,同时还实现了档案资料的缩微保存。3.2档案信息管理阶段的理论研究对象在档案信息管理这一发展时期,档案工作的理论研究对象不再局限于档案实体,而是在研究档案实体的基础上,重视档案实体的研究。在应用现代信息技术的情况下,档案学者不仅要研究如何对档案实体进行有效的管理,而且还要研究档案实体管理制度对于当前档案信息管理的影响,关注档案信息的发展过程,重视信息的交流与共享,分析何种管理制度

7、与方法符合当前的档案发展,从而建立完善的档案管理机制,釆取有效地管理方法,进一步提升档案工作效率,全面实现档案信息化。3.3档案信息管理阶段的价值取向在档案信息管理这一发展阶段,档案的价值取向主要表现为信息价值。档案真实反映了人类发展的进程,是人们了解企业发展丿力史的途径,具冇社会信息属性。同时档案记载的是最原始的资料,作为一个孤本的存在,是其他一切信息产生的源头。在信息社会里,档案的价值并不只是作为史料价值而存在,主要是为了能够从档案资料中了解相关信息,从而为社会以及企业的发展提供服务,重点强调的是信息价值。4档案知识管理的

8、分析4.1档案知识管理阶段的主要工作内容与管理方法在档案知识管理这一发展阶段,档案管理工作的内容开始向档案知识元转变,急需建立一个符合用户需求的档案服务体系。因此在实际的档案工作中,档案工作管理人员着重对文件形成的全过程管理,在档案鉴定这一环节屮,采取的是宏观鉴定方式,也就是

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