《办公室事务管理》PPT课件.ppt

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1、第八章办公室事务管理案例分析某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？（1）按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。（2）写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”（3）没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点

2、！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？”（4）当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？”办公室管理名言把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。——海尔集团总裁张瑞敏办公室事务管理，简单来说，就是操办办公室工作事务和实务，如办公环境管理、接打电话、接待工作、值班工作、信函办理、印信管理等。一、办公环境管理办公环境，或称为办公室环境，从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境

3、是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境与社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，它是一个秘书人员难以影响和改进的。对于秘书来说，能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，只能是自然环境。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等。秘书对办公环境进行管理，就是不断优化办公的自然环境。一、办公环境管理1.优化办公环境的概念优化办公环境，是指通过对办公室自然环境进行合理的设计、控制和组织，使其达到最优状态。

4、优化办公环境，应以人为主，以人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、高效地支配设备和环境，更健康、愉快的生活。一、办公环境管理2.优化办公环境的原则①舒适：不管办公室的装潢或摆设，都应以舒适为准，光线、色彩、气候、噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响。整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率。一、办公环境管理2.优化办公环境的原则②和谐：一个和谐的办公环境，能激发工作人员的

5、团队精神。办公室的办公桌椅、橱柜等的大小、格式、颜色要尽可能统一，这不但可以增强办公室的美观效果，更重要的是可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系。一、办公环境管理2.优化办公环境的原则③实用：办公室布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂回，便利工作的密切联系和同步进行。可以适当地放置一些工艺品或花草，价格不一定要昂贵，但不要流于粗俗，否则将影响整个组织的形象，因为办公室是组织的“窗口”。一、办公环境管理2.优化办公环境的原则④安全：保证组

6、织的物品安全是秘书的重要职责之一，布置办公室时要注意附近的环境和办公室存放财物的安全，如保险柜是否安全，谨防被盗、失密、泄密等。一、办公室事务管理3.优化办公环境的要求现代办公室布局：①开放式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作但愿中开展工作。开放式办公室布局示例人员1人员3人员5人员2人员4人员6开放式布局的优点：有利于沟通有利于办公空间和经费的节省弊端：难以进行带有秘密性质的工作，干扰较大，使人难以集中注意力开展工作，缺乏

7、单独办公的机会，还会使人产生被人监控之下的感觉。封闭式布局：这是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。我国的政府机关和企事业单位大多采用这种布局模式。封闭式办公室布局示例：人事处校长室书记室组织部财务室混合式布局：是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的个之恩那个部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局

8、模式。混合式布局示例：部门1人员1人员2人员3部门2人员1人员2人员3一、办公环境理4.办公室的布置①布置要点◇营造一个安静的工作环境；◇保证良好的采光、照明条件；◇合理安排座位；◇力求整齐、清洁。②布置的原则采用一个大间办公室。使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。②布