档案管理方案范文.doc

《档案管理方案范文.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、档案管理方案范文档案管理方案一、归档准备（一）公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。（二）公司归档工作由行政办公室负责，办公室负责公司的文书、科技（部分）档案，其任务是1、收集、、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；2、积极开展档案的提供利用工作；3、进行档案鉴定；4、进行档案统计；5、保管部分科技档案；6、认真学习档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案管理的质量。（三）归档内容1、公司与有关组织的来往信件、各种协议书、合同等；2、公司会议原始记录、纪要和决定（包

2、括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩等）；3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要；5、国际交流和与合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料；6、公司各部门的发文；7、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；8、企业外部各组织直接发送给公司各部门的抄送信件。（四）归档要求1、归档的文件材料，按照自然形成、保持历史联系和归档要求特征及文件内容进行归档；2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列；3、案卷标题要简明准确，好的案卷要确定案卷的保管期限，分为永久、长

3、期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表；5、全部案卷组成后，对案卷做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。二、归档（一）文件点收1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查归入；2、文件如经过抽查，应有主管部门负责人的签认；3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回经办部门补全；4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，立即退回经办部门；5、有价证券或其他贵重物品，退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。（二）文件1、竖写文件右方装订；2、右方装订文件及

4、其附件均应对准右上角；3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。三、档案（一）档案分类1、档案分类视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2、档案分类力求切合实际。如果因案件较多，三级分类不够用时在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“部门”及“小类”两级。3、同一“小类”（或细类）的案件装订于一档夹，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）

5、之后增设“卷次”编号，以便查考。4、每一档夹封面内首页设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。5、档号的表示方式如下A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。（二）档案名称及编号1、档案各级分类赋予统一名称，其名称应简明扼要，充分表示档案内容性质，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；2、各级分类、卷次及目次的编号，以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定；3、档案分类各级名称经确定后，编制“档案分类编号

6、表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；4、档案分类各级编号内预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增多时随时增补；5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，需事先审查讨论，制定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（三）档号编定1、新档案需就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号；2、档案如需归属前案，查明前案的档号予以同号编列；3、遇有一案叙述数事或一案归入多类者，先确定其主要类别，再编列档号；4、档号自左而右编列，右方装订的档案，将档号填写于案件首页的左

7、上角，左方装订者填写于右上角。（四）档案1、归档文件，依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要注明目次号码，以便翻阅；2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。（五）保存期限1、永久保存公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。2、十年保存预算、决算书类以及会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存十年的文书。3、五年保存期满或解除的合约、其他经核定保存五年的文书。4.一年保存结案后无长期保存必要者。（六）档卷清理1、

8、档案管理人员随时擦拭档案架，维护档案清洁，防虫蛀腐朽。每年更换、清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前造册呈总经理核准