秘书下_人力资源管理_经管营销_专业资料.ppt

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1、现代企业秘书实务(下）秘书培训资料1目录时间管理和旅行会议安排信息管理人际交往2五、时间管理和旅行时间管理时间管理是效率的保障。爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。”马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。”3秘书一天的工作1、    开门前后：a、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器4秘书一天的工作1、2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列）A、查阅日志（准备、提醒-----）B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----）C、聆听上司指示（笔记----）D、接打电话、收发传真、电子邮件

2、E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订）F、接待访客G、安排会议、约会H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）5秘书一天的工作1、3、日志项目：（当日必完成）A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）2、4、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）A、新加工作——B、应急工作——C、突发事件——6秘书一天的工作5、关门前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顾当日（是否结束，加班否）C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保密

3、检查，柜屉上锁，关窗关门）7秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示：接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字），出外访17家，参加会14个，处理事务68件------再加入分析、评价，送交上司结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大8如何管理时间明确目标建立计划，写成清单设定先后顺序，分清轻重缓急遇事马上做，现在就做第一次就做好，次次做好专心致志，不要有头无尾珍惜今天，当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感设定完成期限善用零碎时间9如何管理时间ABCD法则：急迫先做A既重

4、而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要ABDC10如何制定计划行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件，包括：任务的名称和摘要；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；需要来完成该工作的物质资源的信息；任务的分配——已经分配特定任务的人员和部门的细节；11如何制定计划意外情况的处理——万一有时间拖延如何处理，例如设备发生故障进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告监督和管理——何人、如何监督工作的进展和质量；当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾12如何进行日志管理日志管理要做到：输入会议的完整准确的信息，最终期限等，立

5、即标上开始和结束的时间在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在一周的开始和一天的开始查看日志，及时更新需要取消时，清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日13如何安排旅游计划：包括日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算订宾馆：包括宾客要求、选择、确认办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件14六、会议安排会前筹备会中职责会后任务15会议安排——会前筹备工作：确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会

6、场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。准备资料：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。16会议安排——会中责任提前到会，检查设备和安排（设施、座位、标签、存衣架等）需要时，实施备用方案（如人员、地点、设备等出现意外）做好迎客、签到工作（迎接佳宾和与会者、办理签到手续等）做好会议记录、录音、录象工作（摘要记录、详细记录、代表名册等）17会议安排——会中责任辅助会议正常进行（提供材料、复印，协助主持人掌握会

7、场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等）安排好会中的后勤服务（会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）集会议的信息（发新闻、写简报、会议调查、反馈等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）18会中责任——会议简报目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别---摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、

8、花絮等。19会中责任——简报写作要求快---抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新---提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足