铁路有限责任公司会计档案管理办法.doc

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1、铁路有限责任公司会计档案管理办法(年)为了加强会计档案管理,更好地为我公司各项工作服务根据,《中华人民共和国会计法•》和《中华人民共和国档案法》的规定,特制订本办法。公司应按规定依照本办法管理会计档案。1.会计档案是记录和反映公司经济业务的所有历史资料和证据。具体包括以下专业材料。1.1会计凭证:是指原始凭证、记账凭证、汇总凭证。1.2会计账簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产以及各种备查账簿等。1.3财务报告:包括月度、季度、年度的财务报告。财务决算、预算。14其他会计资料:包括财务快报、经济合

2、同、财务数据统计资料、财产清查汇总资料及会计档案移交、保管、销毁清册。2.公司会计档案的管理工作包括:整理、分类、装订、归档、保管、查阅、销毁等内容。3.公司会计档案的整理、分类、装订管理由本公司计划财务部的档案管理人员负责。3.1会计档案的整理、分类:3.1.1整理工作要根据不同类别档案的特点定期并及时进行。3.1.2分类工作要依第三条中的标准进行归纳立卷,并顺序编号。3.1.3整理、分类工作要保证会计档案不遗漏、错乱。32会计档案的装订:3.2.1会计凭证的装订:一般每月装订一次,装订好的凭证按

3、年分月妥善保管、归档。会计凭证装订前的应做好以下准备工作:321.1分类整理,按顺序排列,检查日期、编号是否齐全;3.2.1.2按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;3.2.1.3摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅并保持数字完整;3.2.1.4整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。3.2.1.5再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;321.6记账

4、凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。322会计凭证装订时的要求:3.2.2.1用“三针引线法"装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;3.222凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;3.223装订凭证厚度一般1・5厘米,方可保证装订牢固、美观大方。3.2.3会计凭证装订后的注意事项:3.2.3

5、.1每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;323.2在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。324会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:3.2.4.1账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。3.242活页账簿装订要求:3.

6、2.4.2.1保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页并撤掉账夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。32422多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。32423在本账的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。324.3账簿装订后的其他要求:3.2.4.3.1会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。3.2A3.2会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。3.2A3.3封面应齐全、平

7、整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分类明细账。3.2A3.4会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。324.4会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。3.2.4.4.1会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;32442会计报表装订顺序为:会计报表封面、

8、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;3.2A4.3按保管期限编制卷号。324.5其他文字资料的装订:按资料署名日期的先后顺序排列装订。4公司会计档案的保管采取分时段负责制当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由计划财务部保管一年,期满之后,应当由该部门编制移交清册,移交本公司档案室统一保管。4.1移交手续:会计档案在财务部门由经管人员向档案管理人员或由财务部门向同级档案管理部门移交时,均须按以下要求办理:4.1.1填写《会计档案

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