写作指导 英文邮件四大错误问题.doc

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1、英文邮件四大错误问题Email是目前职场上最常被使用的沟通往来工具，人人都会写，但却非人人都可抓到其中的窍门，进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。下面是为你整理的英文邮件错误范文，希望对你有用!问题一：Email主旨要简短有力，才会让人一看就懂?首先，主旨栏千万不可以空白，否则可能会导致email被当成垃圾信件。再来，若信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨，一来是让收件人更清楚信件内容，二来是方便日后搜寻信件和数据归档。而最

2、后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的email至少约20封，而主管们甚至会收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的email是否下了个好主旨。一个好的email主旨，要有三个大原则：条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。错误一：主旨不够清楚明白Subject:Request(主旨：请求)

3、v.sSubject:QuotationRequestforGiftBags(主旨：赠品袋的询价请求)第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。第二个主旨把Request(请求)更明确化为QuotationRequest(询价请求)，又再进一步加上forGiftBags(关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。错误二：主旨没有详细时间说明Subject:SalesPromotion(主旨：促销活动)v.sSubject:Sal

4、esPromotionfor20xxA/WCollection(主旨：20xx秋冬新品上市的促销活动)第一个主旨虽然比Sales来得明确，但到底是哪种的促销活动呢?第二个主旨多了for20xxA/WCollection，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。问题二：Email的开头该直呼名字还是用DearSir/Madam?在写英文信件时，是否曾对公式化的DearSir/Madam感到陈腔滥调?也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思，我明明和对方不太熟，这样称呼会不会太亲昵了呢?在英文emai

5、l规则中，Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思，DearSir/Madam是使用在写信给不知其名的人，亦即我们所谓的「敬启者」。我们也可以将Dear解释为「致～」，例如DearAlisa就是致Alisa的信;当然你有其它更轻松的信件抬头选择，其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字，例如：HiAlisa,或是GoodmorningAlisa,而该如何拿捏就在于你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系，想较亲近一点，你就可以署名Alisa;若想与对方保持距离，就可以连名带姓的署名A

6、lisaTu。同样地，对方也会从中嗅出你的署名密码，而和你维系你所预设的双方关系。另外，当你收到对方回复时，观察对方如何称呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次写信时，你也能怎么称呼对方。问题三：Email的用词口气越正式就越专业吗?很多人都认为要写好一封email就是要使用正式的措辞和口气，而且还要公事公办、就事论事，才能呈现出自己在工作上的专业度。但，这绝对是个错误的大迷思。英文email内文的写作重点是，让内文如同平常对话的口气，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般谈话中不会用到的措辞，在email中也不会出现。英语教育总是要求

7、我们在写作时，要使用看似厉害专业的用字遣词和词组，和高阶的文法技巧，才能得到令人满意的高分成绩，但实际上，一封正确适当的email内容，是要让人感到一目了然，又可以明确的收到所要传达的意思。以大家常犯的错误举例来说，请比较两封信中内文的第一段wespokeearlier(信件一)和wetalkedinthemorning(信件二)。信件一：Subject:Problemsolved!!Jessie---wespokeearlier,andgladtonotetheproblemissolved.Ifyouneedfurtherinf

8、ormationorassistancepleaserevert.ThanksRegards.中译：主旨：问题解决了!!洁西---我们刚才讲过电话，很高兴知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要更多信息或是协助，请再跟我说。谢谢，并致上我