合同审核与制定管理规章制度.doc

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1、合同审核与制定管理规章制度第一章总则 第一条为防范和控制合同风险,加强对合同制定的监督,规范公司合同制定行为,制定本制度。本制度适用于公司各类格式合同和部门合同文本的制定,以及对经办人员与合同对方拟定的合同的会审。本制度所称会审,指合同在拟稿以后、正式生效之前,由合同关键条款涉及的其他专业部门(如工程、财务、行政、审计等相关部门)会同合同法务部对合同文本进行审核。第二章合同审核内容及要点第二条工程合同审核要点1、合同文件的解释顺序(与实际工程特点相结合);2、工程开工前设施准备和费用由谁负责是否明确;3、双方的权利和义务是否平等;4、付款方式、时间是否明确和合理;5、合同价款的调整方法

2、以及变更等方面的规定是否适当;6、双方违约责任的对等性和全面性;7、补充条款中的具体内容是否对公司不利。第三条设计合同审核要点1、前期业主提供的准备资料是否全面;2、合同价款内容是否合理;3、合同的支付方式、时间是否明确;4、双方的责任和义务是否公平、全面;5、双方的违约责任规定是否全面和对等。以上合同的审核要点主要是针对业主合同的审核。第三章合同审核管理规定一、业主合同1、工程合同审核流程(1)项目经营部:项目经营部在收到招标文件后,组织相关部门对招标文件的内容进行审核,合同法务部对招标文件中的合同条款部分提出建议,项目经营部根据标准文本及招标文件内容与业主协商合同条款;(2)合同法

3、务部审核:项目经营部与业主协商的合同条款,必须经合同法务部审核,然后由合同法务部交由法律顾问审核,审核完毕后,根据审核提出的建议或意见,由合同法务部与业主再次进行协商,洽谈。(3)法律顾问审核:再次协商的合同条款内容,经法律顾问和合同法务部审核无意见后,报财务副总裁和公司总裁。(4)无异议后,由公司总裁在业主合同上签字。(在审核过程中的所有记录都要保留,特别是《合同评审表》,必须填写完整才能盖章)(5)待业主签订完合同,原件送往合同法务部存档。具体流程如下:工程分公司司法律顾问合同法务部审核标准合同文本业主财务副总裁总裁招标文件2、设计合同审核流程(1)设计院:根据标准文本及招标文件内

4、容与业主协商合同条款;(2)合同法务部审核:设计院与业主协商的合同条款,经合同部门审核并提出修改意见,然后由合同法务部交由法律顾问审核,审核完毕后,根据审核提出的建议或意见,由各工程分公司与业主进行协商,洽谈。(3)法律顾问审核:再次协商的合同条款内容,经法律顾问和合同法务部审核无意见后,报财务副总裁和公司总裁。(4)无异议后,由公司总裁签订业主合同。(在审核过程中的所有记录都要保留,特别是合同评审表,必须填写完整才能盖章)(5)待业主签订完合同,原件送往合同法务部存档。流程如下:工程分公司、设计院法律顾问合同法务部审核标准合同文本业主财务副总裁招标文件总裁二、分包合同1、工程分包合同

5、签订(1)工程分包商确定后,财务副总裁、财务部和工程分公司总经理应先进行该分包合同大体谈判趋势的协商,比如付款方式比例如何、保证金等数额的范围进行大致的确定。(2)工程分公司总经理、合同法务部与分包商商定合同基本条款(包括施工范围、工程价款、履约保证金,付款方式等)后,由合同法务部协助在公司分包商标准文本的基础上就所有条款进行拟定,合同价款与公司成本预算进行比对,并随时报上级指示。(3)最后由合同法务部进行合同签订,根据大致已成型的合同文本,经合同法务部、合同法务部负责人、工程分公司总经理、财务副总裁和总裁进行意见的批复和审核,并签署书面审核资料。(4)合同经以上部门审核完毕同意后,由

6、总裁签订或书面委托代理人签字,公司合同法务部负责加盖公司合同章(其他部门无权进行印章的加盖),合同后必须附带工程量清单、分包商单位营业执照或身份证等资料复印件。注明工程款指定打入账户,户名必须与合同签订的乙方名字一致。(5)合同签订后,合同原件由合同法务部存档保存。具体流程图如下:合同法务部合同法务部负责人合同书(草案)分包商工程分公司总经理财务副总裁总裁签订合同法律顾问审核标准合同文本2、工程材料采购合同谈判(1)材料供应商确定后,由材料员去现场根据实际情况与材料供应商进行初始谈判,谈判过程中产生的意见和要求进行记录。(2)把材料供应商的要求和意见,价格等问题及时与公司领导沟通,在不

7、超过公司预算的情况下,由公司预算部、合同法务部协商确定本公司的要求和意见。(3)根据公司的要求和意见,材料员在现场进行与材料商的第二次谈判,并确定基本上对公司有利的条件,双方协商同意后,经公司预算部、合同法务部、工程分公司总经理、财务副总裁审核同意后,由材料员根据公司提供的材料购销合同文本办理合同的签订等手续。(4)合同签订后,在第一时间返回或传真传回至公司,由合同管理员找总裁签字。然后进行备案,存档。(5)合同签订后,对材料供应商的履约能力进

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