活动项目的组织与管理.ppt

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1、会议活动的策划与组织——从平凡到优秀我们的目标认识并掌握活动项目管理的系统知识使组织和管理活动更专业、更高效，更成功。故事两则袋鼠与笼子小事做精品我们如何达到目标掌握有效的活动管理流程学会使用活动项目管理工具模拟活动项目筹划管理我们将会听到什么第一部分：活动会议项目管理的流程1.活动项目筹划2.活动项目实施3.活动项目评估我们将会听到什么第二部分-活动会议管理指南1.新品上市会2.新闻发布会3.开幕典礼4.招待酒会5.研讨会6.展览会7.年会我们将会听到什么第三部分-案例模拟与分析活动项目管理的要旨(1,2)以项目中心整合人力、物力资源优势活动项目管理的要旨完善项目管理，提高效

2、率明确目标规范分工，减少内耗活动项目管理的要素“PC”要素什么是“PC”，P----person，C----cost活动项目管理的要素对经费的管理对时间的管理对团队的管理对场地等的管理一项活动的成功与否取决于该项目的组织管理是否有序，是否合理。第一部分活动会议项目管理的流程前期：活动项目筹划中期：活动项目实施后期：活动项目评估一、项目的筹划一份完整的项目筹划书应涵盖以下几个方面：活动____、____、___、____、________观众活动____安排____宣传活动执行___表、____费用(备选____)实例-活动项目计划书（年产600吨葡醛内酯开工典礼）筹划项目注意事

3、项明确目标确保时间、地点的不冲突性留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴）筹划项目注意事项如有合作伙伴或——单位，应签注项目备忘录，明确各自——告之同事，获得更多创意和——筹划书应有附录：项目预算表、项目进程表、项目任务表二、项目的实施从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环节：经费管理、时间管理项目组团队管理场地安排媒体————支持1、项目经费的管理项目的经费管理有两个重要的环节：经费预算经费——经费预算表项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：总项细项明列预估单价

4、数量预估费用备注抄送：经费支出表项目名称：项目日期：项目经理：年月日总项细项明列实际支出支付对象支付日期备注2、项目时间的管理项目的时间管理主要手段是设立——，在该项目实施过程中紧扣时限。项目进度表项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：列项说明完成时限负责人监督人黄完成状况备注场地租赁合同6月20日顾完成3、项目组团队管理项目团队的管理主要采用以下三阶段三种形式：前期项目介绍会定期召开项目碰头会活动前召开项目执行会A.前期项目介绍会向所有参与项目者详细介绍项目并分配任务：项目名称项目目的项目时间活动地点及路线—（踩点）参与对象参与人数执行计划表B.定期项目碰头会核对——进程发

5、现——解决——（修改方案）C.活动前执行会活动详细流程嘉宾名录备选方案预排4、场地安排A、场地选择场地的选择应体现活动本身的目的，选择场地时应考虑：符合项目——（地理位置、淡旺季等）交通——有充足可用——可提供所需——周边——重大活动应检查：——通道——（消防/搭建/收发货等）——间——等设备嘉宾——B.场地预定在预定场地前一定要先获得有关方面——批准预定场地前建议——两家、——至少两次查看场地时有——的人员在场确保该场地能提供活动所需的相关——将联络过的——情况、——人列表备案索取——（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报价——了解——条款,初步——确认——并——其他预定的场地

6、活动项目开始前逐项仔细确定——内容及——C.场地布置场地方要求——活动项目的——应在场地的醒目处指示牌应从——入口处一直摆放至——现场5、媒体宣传媒体宣传需要——准备和——设计，一般至少提前——进行，即在项目计划批准后就可开始媒体宣传的工作了。媒体的宣传主要通过两种渠道：线上广告传播（ATL-广告公司执行）：报刊、杂志、海报（平面）电视、广播、网络（流动）线下媒体传播（BTL-活动公关公司执行）：——媒体——媒体准备——沟通——（与——、与——）现场——接待媒体报道——6、后勤支持后勤是活动项目容易疏忽却不可或缺的一个环节，后勤支持应考虑：物品、资料（采购、运输）供水员工清理司

7、机三、项目的评估项目评估是展示项目成效的机会，通过总结与评估可以看到项目组织的成功与不足，使下一个项目能管理得更完善，有助于项目计划及管理。项目评估应根据不同的项目适时进行，以究其效。三、项目的评估项目的评估主要通过以下途径：A、活动——者的反馈————B、活动——者的报告C、——评价及——覆盖率（—、—、—）评估报告的撰写格式:报头-报告名称项目内容作者及其职务撰写日期评估报告的撰写格式:开篇：介绍项目（时间、地点、人物）中段：项目过程结尾：结论，建议附：媒体统计第二部分：活动会议管理指南