常用几个办公软件的结合使用和使用技巧.ppt

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1、TCL空调事业部家用空调研发制造中心品质管理部常用几个办公软件的结合使用和使用技巧常用的几个办公软件1.文字出来软件：WORK和WPS等;2.报表处理软件：EXCEL和WPS等;3.演示文件和课件的制作：POWERPOINT等;4.流程制作软件：VISIO.WORD的使用技巧一、多处剪切，一处粘贴用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若

2、插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键。二、同时编辑长文档的多个部分同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且

3、两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”菜单项。三、同时保存或关闭多个文档同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。WORD的其他小技巧一）、使用格式刷在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；2．将鼠标移至要改

4、变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。二）、选定文字的技巧1．用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。2．使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标

5、左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。3．选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。4．使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。四）、给跨页的表格自动添加表头如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；2．在Word97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word200

6、0的“表格”选单上，单击“标题行重复”。五）、编辑时的快速定位按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。在Word2000中灵活运用Ctrl键１.与字母联合使用Ctrl+A（全选）Ctrl+B（对所选文字设置或取消加粗）Ctrl+C（复制）Ctrl+D（打开字体对话框）Ctrl+E（段落居中对齐）Ctrl+F（查找）Ctrl+G（定位）C

7、trl+H（替换）Ctrl+I（所选文字设置或取消倾斜）Ctrl+K（插入超级链接）Ctrl+L（段落左对齐）Ctrl+M（可缩进所选段落）Ctrl+N（新建文档）Ctrl+O（弹出打开对话框）Ctrl+P（打印）Ctrl+Q（取消编号）Ctrl+R（段落右对齐）Ctrl+S（保存文档）Ctrl+T（设置悬挂式缩进）Ctrl+U（可为所选文字设置或取消下划线）Ctrl+V（粘帖）Ctrl+W（关闭文档）Ctrl+X（剪切）Ctrl+Y（可重复大部分命令和操作）Ctrl+Z（可撤销最后一步编辑操作如果要撤销多步编辑操作，可再按此快捷键）２.与光标键

8、联合使用Ctrl+←（可将插入点移到上一个英文单词或中文词）Ctrl+→（可将插入点移到下一个英文单词或中文词）Ctrl+↑（可将插入点