应用电子目录实现办公及信息用品集约化管理.pdf

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1、登旦．口人才培养口doi：10．3969／j．issn．1671—1041．2010．05．045应用电子目录实现办公及信息用品集约化管理李玉宏，井雅，张；-口4-(华北电力物资总公司，北京100075)摘要：在人财物集约化管控的背景下，华北电网有限公司开始对非项目物资进行集约化管理。为对物资集约化工作的深入开展探索新思路。2电子目录系统介绍积累经验，华北电网首先从对办公用品及信息耗材采取集中配送的方2．1电子目录清单的生成式进行管控。管控的具体实施方法是采用ERP电子目录来实现从需集团物资管理部门确定电子目录管理标准，并与供应商求到支付全程的在线处理。本文对信息系统建设过

2、程中的管理思路创谈判确定一揽子协议，由本部物资部门采购员进行一揽子协新、处理流程优化、系统功能完善及应用情况进行了介绍。并对系统上议及供应商列表的维护和更新，系统根据本部物资部门领导线后带来的应用效益进行了分析。批准的一揽子协议，自动在系统中生成电子目录清单。关键词：集约化；电子目录；办公及信息用品2．2需求产生及处理中图分类号：TIv393．1／．4文献标志码：B在提出物资需求和采购申请阶段，由需求人员登陆电子目录界面，根据发布的电子目录清单进行挑选需要的办公用0引言品及信息耗材，系统根据选择结果自动生成采购申请并自动随着华北电网“大物流”体制建设推进，以及国网公司对发送

3、通知至审批人审批。审批人审批结束后系统根据得到审物资集约化的倡导，在项目物资实现从计划到报废全寿命周批的申请自动生成采购订单。期管理之后，非生产性物资的精细化管控成为华北电网对物2．3采购执行资成本控制的又一个着眼点，办公及信息用品这类低值易耗在采购执行阶段，采购员复核发放，确认无误后打印采购品用户覆盖范围广、耗用量大，是运营费用中不可忽视的一部订货单，并通知供应商送货。分，凭借集团优势，进行集中采购可以充分利用规模效益来减2．4接收与领用少成本支出，以达到降本增效的管理目标。供应商送货到指定地点，采购员负责到货签收，并通知需此类物资的集中式管理不同于项目物资，项目物资根据

4、求人员领用。之后由采购员在系统中做接收，生成采购接收项目建设周期安排，物资与项目需求一一对应，计划性强，而单，需求人员进行领用，生成领用单并签字确认。办公及信息用品借助电子目录信息平台，实现规范办公及信2．5帐务处理息用品集约化管控流程，提高工作效率的目的，这也为集团广由物资人员统一提付款申请，由财务人员根据一揽子协泛实行集中配送管理进行了初步实践。议及接收单进行发票匹配及付款流程。电子目录系统借助应用程序套件，通过基于Web的电子1办公及信息用品原有管理模式问题分析目录建设，将从采购到支付的网络采购解决方案完整化，从而在过去，办公及信息用品作为低值易耗品一直未被列入快速有

5、效地处理采购请求、采购订单、询价、报价和签收等业集团管控范围，在各单位日常运营管理中也大多没有给予重务，以标准化物料为起点，统一目录及供应商管理，并进一步规视，对于其规范化、现代化管理的进程参差不齐，部分单位引范采购、发放和结算业务。入了信息系统进行管理，但也基本以台帐记录和简单的申请流程为主。3应用情况介绍从集团全局角度来看，原有管理模式存在如下弊端：3．1上线准备1．1标准不统一，流程不规范电子目录应用所带来的各方面效益能否实现，关键在执各单位对于办公及信息用品的管理方式不尽相同，有定行，这取决于各单位需求部门、需求审批人以及采购人员对系额包干，也有按需采购，有分散负责

6、，也有集中控制，管理部门统操作的熟练性和对基础资料维护的完整性，所以加强系统也不统一，在申请审批、采购执行、库存管理和领用结算的流宣传和使用人员培训是深化应用的重要保障，在系统上线前程各环节也或多或少存在问题。分别进行了关键用户的数据搜集培训和系统应用培训，确保1．2采购过程不透明，供应商选择混乱每一步工作的踏实准确。各单位职能分配不一，采购执行人确定无标准，采购方式3．2标准化物料定义基本是零星购置，整个过程缺乏必要的透明度，在供应商确定在国网公司物资编码体系基础上，对电子目录物资清单上有各种各样的标准，存在随意性，也不能保证最优。的物料属性进行标准化定义，并由本部集中维

7、护电子目录清1．3库存管理不科学，存在不必要的资金占用单及物资图片，奠定了标准化管理的基础。因为缺乏对办公及信息用品用量的科学统计，同时对低3．3全面应用值易耗品占用资金问题没有清醒的认识，各单位都存在着大该系统已于2010年1月在华北电网系统全面上线，系统量的办公和信息用品库存，同项目物资相比，大家对于此类库内共有5家供应商的839种商品信息，涉及113个国网物料类存管理相对随意，什么都备一点，备什么凭经验，这些都导致别，合计20种电子目录分类。前期宣传和培训充分保证了系了不必要的资金占用。统的认知度，从本部到县