档案管理知识培训课件.ppt

《档案管理知识培训课件.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、档案管理的基础知识薛长礼2015年11月10日济南一、档案1.档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。2.含义：档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手续）档案的作用：凭证作用、参考作用文件：是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。资料：是机构因为参考的目的，临时搜集保存起来的信息材料。全宗：是一个立档单位所形成的全部档案的集合。归档：将符合

2、归档范围的文件材料按照要求整理移交，转化为档案的过程。归档工作的主体是文件形成部门或形成者。保管单元：档案留存的最小管理单元（件、卷、盒、张、盘等）档案分类：按照档案所反映的内容特性，将档案划分成具有一定平行关系和从属管理的不同等级的系统，以便于管理和检索。档案号：档案保管单元唯一的身份标识，一般由分类号、特征号和顺序号组合而成。二、档案工作1.档案工作的性质专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。服务性：为企业各项工作服务。机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。2.档案管理工作的内容八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检

3、索、编研、利用服务。档案工作3.我国档案工作的基本原则(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。档案工作三、档案整理1.档案整理：是指将处于零乱的和

4、需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。2.档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。3.档案整理的方法（1）以“案卷”为单位整理。a案卷b立卷c以案卷为整理单位的应用范围:科技档案；部分文书档案；专门档案（2）以“件”为单位整理。应用范围：文书档案、实物档案一、整理依据四、文书档案管理《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），2000年12月6日国家档案局发布，自2001年1月1日起施行。文书档案管理2.归档范围

5、与不归档范围按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，该《规定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。1、机关文件材料归档范围文书档案管理（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文书档案管理1、机关文件材料不归档范围文书档案管理（1）上级机关的文件材料中，普发

6、性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；文书档案管理（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。文书档案管理文书档案管理二、保管期限永久长期30年1

7、0年1、永久保管的文书档案主要包括文书档案管理(1)本机关制定的法规政策性文件材料；(2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。文书档案管理