《办公室高效管理》简答题.doc

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1、办公室管理-简答题1、文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。答：（1）充分了解即将开始的工作内容； （2）思考以什么方法进行效率会最佳； （3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。2、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡

2、；准备交往提示文件。3、文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？答：文员进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的作用：参谋作用；补缺作用；增进关系作用。方法和要求：适事、适时、适地、适度。4、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。5、简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？有哪两种形式？答：会议纪要是用来记载、传

3、达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2）周知性会议纪要。6、简要说明文秘人员单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作。答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根

4、据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。7、办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？请简要说明。答：一是为上司服务，使上司能够摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上；二是为组织服务，为组织员工创造一个高效、舒适的工作生活环境，提供便利条件，解除后顾之忧，保证组织系统的顺利运转；三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道畅通，密切与社会各界联系。

5、8、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。主要的挡驾法有：（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。9、制发文件时加盖机关印章，称为用

6、印，具体要求有哪些?答：（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。（2）文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3）文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（4）要核实用印份数，超过份数的不能盖印。10、简述文员向上司做请示的注意事项。答：（1）请示要对口。遵守按上级分工，对口请示的原则。避免多头、越级请示。对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。（2）请示要单一。遵守一文一事的规则，避免将多项事物写在一份请示内，造成上司批复的困

7、难。11、核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文；（2）查文稿内容与法律法规政策及其它已有规定是否矛盾；（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；（5）查行文是否规范；（6）查文件格式是否符合规定。12、简述办公室的四种含义。答：（1）广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（2）狭义的：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3）特指的：党和政府机关、企事业单位