展览公司-009采购控制程序.doc

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1、厦门契合展览服务有限公司采购控制程序文件编号：QH-QP-10版本：A/0批准审核编制日期2005-1-20日期2005-1-15日期2005-1-10更改记录修订次数实施日期更改描述02005-1-20首版发行1.0目的建立供方评审和采购作业的控制程序，对采购过程进行控制，使采购的产品质量符合要求，确保生产的产品质量。2.0范围2.1不同采购分类及职责如下：序号采购种类申请单位供应商选择采购实施验收（保管）工程设备工程部财务经理、工程经理财务部仓管办公设备行政部财务经理、行政经理行政部前台工程物质(展具类)工程部财务经理、

2、工程经理财务部工程人员工程物质(布料印刷喷绘类)客服部财务经理、客服经理财务部行政部项目经理办公用品行政部财务经理、行政经理行政部前台工程外协客服部财务经理、工程经理财务部项目经理工程人员运输外协工程部财务经理、行政经理行政部项目经理印刷外协客服部财务经理、项目经理财务部项目经理2.2物品分类表类别具体分类类别具体分类办公设备电脑设备及配件办公用品光盘、墨盒投影仪打印纸、复印纸、相纸扫瞄仪文具用品传真机工程物质(展具类)桁架、展架打印机展示桌椅复印机灯具类刻录机资料架数码相机型材摄影机易拉宝工程设备对讲机展板升降机旗杆叉车工

3、程物质(布料印刷类)弹力布电视、音响绒布喷绘3.0定义（无）4.0流程图4.1供方评审流程图工作流程责任部门/者使用表单相关说明供方寻访调查评审列入合格供方名单质量监控采购人员供方调查表工程部、行政部、财务部供方评审表根据采购分类选择评审方法采购人员合格供方名单经总经理批准列入合格供方名单工程部、行政部、财务部验收记录、供方评估表等采购人员每月统计、评估4.2采购流程图工作流程责任部门/者使用表单相关说明预采购物品采购采购产品验证记录保存和归档各部门物品采购申请单使用部门提出需求，经财务审核副总经理批准采购人员采购合同、协议

4、、采购单经副总经理签字工程部、行政部物品验收记录、供方业绩调查表按《采购验收规程》进行采购人员有关记录交行政部建档5.要求5.1供应商评审5.1.1对供应商的评审内容：A、供应商的基本资格要求，需具备营业执照，必要时要有产品生产许可证或产品质量、安全认证。B、供应商的质量保证能力（即质量体系的完善程度）；样品得到认可、小批试用及批量生产使用质量稳定且能满足要求；C、生产能力（能提供公司所要求的产品，包括：规格、型号、数量、交期等）；D、供应商供应的产品价格合理，付款方式适宜，供货及时；E、供应商的售后服务配合良好，对存在问题

5、处理及时妥当，改进能力较好；5.1.2对于符合下列情况之一者可免于评审：A、独家生产（代理）的；B、顾客指定的（但要出示相应的证明材料）；C、配合一年以上，产品质量、服务良好、价格合理，经副经理批准后可直接列入公司合格供应商名单。5.1.3对于经销商的供应商无法进行产品生产场商的评审时，应对采购产品的质量、品牌、型号（规格）、出产地等进行明确的规定。5.1.4对国家法定计量检定部门（如计量所等），各航空公司、火车站、长途汽车、邮政等提供运输服务的供应商，可免于评审。5.1.5对于零星采购的供应商可免于评审，但必须加严检验或验

6、证。5.2供应商审核程序5.2.1收集新供应商资料：A、收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司名册、商业登记、业绩报告或委托验证等；B、寻求供应商采购之前，提供《供方调查表》作为采购的基本资料及质量体系保证依据。5.2.2各相关部门评审调查情况，填写《供方评价表》由副总经理进行批准。5.2.3供应商最终审核结果：A、可成为公司的合格供应商；B、备用供应商；C、不合格供应商。5.2.4采购将经评审合格的供应商登录于《合格供应商名单》并呈总经理批准，报副总经理备案。5.3供应商持续监督5.3.1采购人员持续对供应商进行监督

7、，以确保供货质量，若有异常时，填写《质量异常反馈单》传送于供应商并提出纠正改善要求。5.3.2设备和物资保管人员对供应商进货质量、供货及时性进行考核，对于产品质量、交期、问题处理及对改善不彻底连续三个月均要求改善者，报副总经理决定此供应商是否仍成为合格供应商。5.3.3服务的供应商则根据其服务的质量和服务提供的及时性对其进行监督。5.4采购作业5.4.1采购人员根据客户订单、客户资料、库存情况等，并根据了解和掌握的供方情况填写《物品采购申请单》，经部门主管审核，总经理批准后方可进行采购。5.4.2采购人员确保物资或服务采购符

8、合以下条件：A、优先采用合格供应商，如合格供应商不能按时供货，则选择备用供应商。B、采购订单内容已明确表明产品的需求。5.4.3对于零星办公用品采购可由需求部门填写《物品采购申请单》，经行政部经理批准后进行采购。5.4.4与供应商沟通、供货、退货、改进、有条件录用等，由采购人员负责落实及跟