提高Excel工作表文本录入速度小技巧.doc

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1、提高Excel工作表文本录入速度小技巧很多用户经常会用Excel处理大量的表格文档，大多数人感到一个最头痛的问题就是文本的录入，由于录入的数据千奇百怪，所以录入速度往往很慢，下面的这些方法，会帮助相当一部分用户提高录入速度。1.一些有规律的序列文本如果经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用Excel的内嵌序列来实现其快速输入：首先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“1、2”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下

2、角成细十字线状（填充柄）时。按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松开左键，则该序列的后续元素（如“3、4、5……”）依序自动填入相应的单元格中。2.非自然递增的数值并不是所有的序列都是自然递增的，比如等比序列3、6、12……，这时可以采用右键拖拉的方法来完成：首先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（3、6），然后选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，在弹出的快捷菜单中，选择“等比序列”

3、命令，则该序列（3、6、12、24……）及其“单元格格式”就会分别输入相应的单元格中。除了“等比序列”外，用户还可以根据需要选择“等差序列”。3.常用序列有一些序列是用户经常需要使用的，比如说学生的姓名，可以一次性定义好“学生姓名序列”，以后输入时就迅捷的多了：首先将学生姓名输入连续的单元格中，并选中它们，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项，先后按下“导入”按钮，这时刚才输入的学生姓名就成为了一个新的序列，再按下“确定”按钮即可。这样以后在任一单元格中输入某一学生姓

4、名（不一定是第一次输入的第一位学生姓名）后，将鼠标移至该单元的右下角成细十字线状时，按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入的最后一个单元格后松开，就可以得到这些学生的姓名序列了。4.国家标准名称有的用户因工作的需要，常常需要将一些国家的标准名称输入单元格中，对于这些文本的输入要求比较严格，必须准确且统一。可以利用“自动更正”功能来实现快速录入：下面就以国家标准名称《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]为例进行说明。打开“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“自动更正”对话框中的“替换”框中填入“GBJ1

5、887”（可由用户自定义），然后在“替换为”框中填入“《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]”，然后按“确定”按钮。这样，今后只要用户在单元格中输入“GBJ1887”（请注意大小写问题），确定后，系统就会进行自动更正，快速、准确且保证不出错。5.多次输入的特殊符号有时候在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决。首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开

6、“编辑”菜单中的“替换”命令在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。6.重复文本有时在录入数据的时候，有很多的内容前面已经输入过了，这时就可以采取快速复制的方法来完成输入：如果需要在一些连续的单元格中输入同一内容，在第1个单元格中输入该内容后，将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时，按住左键向后（或向下）

7、拖拉至最后一个单元格，松开左键，文本就复制好了。如果需要输入的内容在同一列中前面已经输入过，那么用户输入该内容前面几个字符时，系统就会自动补充后面的字符，这时只需按下回车键确认就可以了。如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下“Ctrl”+“’”键就可以完成输入了。当用户需要在多个单元格输入相同的内容时，可以在按住“Ctrl”键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入内容，最后按下“Ctrl”+回车键即可。