PPGRP0001-PPGPC-HSE-PR-0014 HSE记录管理程序.doc

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1、中委合资广东石化2000万吨/年重油加工工程HSE记录管理程序文件编号:PPGRP0001-PPGPC-HSE-PR-00140版号日期发布说明编制审查审核批准目录1目的12范围13定义14职责15指导15.1记录分类15.2记录编制15.3记录填写25.4记录的保管25.5记录的保存期限和销毁36参考文件37附件3附件1：HSE记录清单（样式）4附件2：HSE记录借阅登记表4附件3：HSE记录清单51目的为规范HSE管理体系的记录管理，提供HSE管理体系运行的客观证据，明确记录控制的管理范围、职责和要求，特制订本程序。2范围本程序适用于广东石化建设

2、项目的HSE记录管理与控制。3定义无4职责4.1健康安全环保部是HSE记录控制的归口管理部门，负责制定与修订HSE记录控制程序。4.2各部门、单位、承包商应指定专（兼）职人员负责责任范围内的HSE记录管理与控制，并按相应的HSE程序、管理规定中的要求进行填写、标识、整理、存档、备案等。4.3相关方提供的HSE记录，由业务归口部门负责管理。5指导5.1记录分类HSE记录分为外来记录和内部记录，其中内部记录分为原始性记录、基础性记录和综合性记录。5.1.1原始性记录产生于现场，是管理体系活动过程中最初形成的凭证资料，如许可证、检验和试验记录、操作记录等。

3、5.1.2基础性记录是指包括各种经过初步整理、汇总的记录，或反映实物状况和各种HSE特性以及各种活动的数据、文字的资料，如应急演练记录、会议纪要、环境监测记录等。5.1.3综合性记录是指反映管理体系运行状况并具有固定格式或内容的各类报告。这类报告比较完整，综合地反映和记录了某项活动的全过程，如管理体系内审、管理评审记录与报告等。5.2记录编制5.2.1各单位、承包商HSE记录格式首先使用广东石化程序/规定提供的固定格式，其它记录可自行设置。5.2.2HSE记录至少包括名称、标识、填表人（或单位）、审核人和填写时间等内容。5.2.3记录采用法定计量单位

4、。5.2.4外来HSE记录的标识由归口管理部门制定，标识应位于记录的右上角，按以下方法标识：J—HSE—PR/RG—XXX—201X各代码的含义为：1、J—代表记录；2、HSE—代表HSE专业记录；3、PR/RG—PR是程序文件中规定的记录，RG是管理规定中规定的记录；4、XXX—记录顺序号；5、201X—年代号，为记录审批的年度。5.2.5HSE记录也可用磁盘、光盘的形式承载，记录需输入计算机内的，其标识按5.2.4条款执行，标识应位于记录首页的右上角。5.2.6所有在用的记录标识应是唯一的。5.3记录填写5.3.1HSE记录必须按规定内容填写，字

5、迹工整清楚，填写及时，内容齐全真实，正式的记录不能用铅笔填写。5.3.2原始记录不允许涂改，若出现笔误，可以在笔误处或错误的位置打双横线（原文可辨识），并于旁边或夹缝处填写正确的记录，填写者签名或盖章。数字、符号、单位的更改只能由记录人员进行。5.3.3HSE记录表格一般不得有空。特殊情况下出现空格时填写应遵循下列要求：1、若该栏目全为空格，对空白栏栏目名称进行杠改（杠改为两条横线或两条竖线）；2、若该栏目不全为空格，在空格上划“—”；3、对空格作文字说明；4、记录“备注”栏可留空格；5、以计算机输出的由软件程序编制而成的记录中的空格可不填。5.3.

6、4填写人、审核人、负责人栏目均应由当事人签名或盖章（随时更新的记录除外）。5.4记录的保管5.4.1HSE记录由产生或使用该记录的单位妥善保管，产生记录的单位应将填写好的记录及时从现场收回，保存在规定的地方，环境要适宜，防止损坏、变质和丢失。5.4.2相关方的HSE记录，由归口部门使用保管。5.4.3对需要装订成册的HSE记录，应按照一定的顺序进行装订，并标明记录名称及形成时期，便于查阅。记录应定置管理，上架归档；以盒、夹、袋等保管的记录，应在其上标明记录的类别、期间等字样。5.4.4HSE记录一般不外借，如确需借出，应办理借阅手续，填写“HSE记录

7、借阅登记表”，记录保管人员应督促其及时归还。（见附件2）5.4.5空白HSE记录表由使用单位向编制部门领取或按已定样式自行打印复制。5.5记录的保存期限和销毁5.5.1HSE记录保存期限按照程序或规定的要求执行，若无规定的按照本程序附件1（HSE记录清单）要求执行。5.5.2如果法律、法规、合同等有要求的，按规定要求的期限加以保存。5.5.3HSE记录保存期限满后，由记录的保管单位自行销毁或处置。在保存期限满后，仍具有保密性质的记录必须销毁，不得外流。5.5.4HSE记录的归档应根据相关部门的规定要求执行。6参考文件无7附件附件1：HSE记录清单（样

8、式）附件2：HSE记录借阅登记表附件3：HSE记录清单附件1：HSE记录清单（样式）HSE记录清单序号记录所